Легализация документов в онлайн-образовании по закону № 145-ФЗ: инструкция от Оксаны Комаровой
«Вы открыли онлайн-школу, планируете набор студентов со всего мира, а тут выясняется, что их дипломы о предыдущем образовании нужно заверять не где-нибудь, а официально через территориальный орган МИД. Как не потерять студентов и собственные нервы?»
Здравствуйте, на связи Оксана Комарова, эксперт «Доминанта» по бухгалтерскому, кадровому и управленческому учёту. Разберём, как закон № 145-ФЗ, вступающий в силу с 1 января 2025 года, повлияет на онлайн-образование и что нужно сделать, чтобы продолжать развиваться на международном рынке без лишних барьеров.
Ключевые изменения закона № 145-ФЗ
- Отмена электронного формата легализации: Теперь официальные документы (дипломы, сертификаты, академические справки) нельзя заверить онлайн в консульствах.
- Территориальные органы МИД: Для россиян и иностранцев, желающих подтвердить или получить российские документы об образовании, процесс может быть упрощён за счёт возможности обращаться в региональные представительства.
- Подтверждение подлинности: Требуется удостоверение подписи, печати и полномочий подписавшего документа.
Для образовательных онлайн-платформ, работающих с иностранными студентами или преподавателями, это означает дополнительные шаги при приёме документов. Процесс легализации становится более «офлайновым» и требует грамотной организации.
Какие документы в онлайн-образовании нуждаются в легализации?
Дипломы и сертификаты об образовании
- Если вы засчитываете студентам зарубежный диплом или сертификат, его подлинность нужно подтвердить.
Свидетельства и справки об обучении
- Включая документы об академической успеваемости и прохождении практик.
Договоры о сотрудничестве с иностранными университетами
- При совместных программах или курсах двойного диплома всё чаще требуют легализованные соглашения.
Удостоверяющие личность документы (паспорт, свидетельство о рождении)
- Для иностранных студентов, поступающих на ваши программы. Раньше был запрет на вывоз некоторых документов, теперь он снят, что упрощает процедуру.
Как внедрить новые требования: пошаговая инструкция
Шаг 1. Проведите аудит учебной документации
- Составьте перечень всех документов, которые вы принимаете от студентов и преподавателей.
- Определите, где может потребоваться легализация (зарубежные дипломы, договоры о партнёрстве, личные документы).
Шаг 2. Наладьте взаимодействие с территориальными органами МИД
- Уточните контактные данные ближайшего к вам офиса.
- Узнайте детали: список необходимых бумаг, образцы заявлений, госпошлину, сроки рассмотрения.
Шаг 3. Адаптируйте внутренние регламенты
- Добавьте пункт о проверке легализованных документов при приёме на программу.
- Опишите, кто в команде отвечает за консультацию студентов по этому вопросу.
Шаг 4. Обучите сотрудников и студентов
- Проводите вебинары или рассылки, объясняющие новые правила.
- Подготовьте чек-листы для иностранных студентов о том, как правильно легализовать документы в их стране, а затем в России.
Шаг 5. Используйте смешанный документооборот
- Электронные документы внутри вашей платформы остаются в ходу, но ключевые документы (дипломы, сертификаты) оформляются в бумажном виде и легализуются официально.
Особые нюансы при работе с иностранцами
- Учитывайте временные рамки: легализация может занять от нескольких недель до пары месяцев в зависимости от страны происхождения документов.
- Переводы: документы должны быть переведены на русский язык и заверены нотариусом
- Соблюдайте закон о персональных данных: при хранении и обработке копий паспортов и дипломов иностранцев необходимо соответствовать требованиям российского законодательства.
Практические советы от «Доминанта»
- Подготовьте готовые инструкции на сайте: разместите раздел «Как легализовать диплом?» с пошаговыми действиями и ссылками на форму заявления МИД.
- Организуйте верификацию ещё на этапе приёма: прежде чем зачислять студента, попросите выслать сканы документов, чтобы сразу проверить, потребуется ли легализация.
- Рассмотрите партнёрство с локальными бюро переводов: это ускорит процесс и избавит студентов от лишней беготни.
Онлайн-образование давно вышло за границы одной страны, и новые правила легализации документов — очередной шаг в сторону большего порядка и безопасности. Да, бюрократии становится чуть больше, зато подтверждённые легализованные документы формируют доверие к вашим программам и снижают риски мошенничества.
В «Доминанта» мы помогаем образовательным платформам выстраивать прозрачную и надёжную систему документооборота. Я, Оксана Комарова, уверена: если знать правила игры, можно уверенно покорять международный рынок онлайн-образования. Задавайте вопросы — мы всегда открыты к диалогу и поможем разобраться с тонкостями процесса! Больше информации и актуальных новостей вы найдёте в нашем Telegram-канале, подписывайтесь.