Техническое задание (ТЗ) — ключевой документ, от которого зависит качество, сроки и стоимость выполнения заказа. Особенно важно грамотно составить ТЗ при работе с китайскими поставщиками, где могут быть языковые и культурные барьеры. Ниже расскажем, как создать понятное и подробное ТЗ, чтобы избежать недоразумений.
1. Укажите полное описание товара
Начните с базовых характеристик товара, чтобы поставщик сразу понял, что именно вам нужно:
- Название и категория товара (например, «набор многоразовых металлических трубочек для напитков»).
- Размеры: длина, ширина, высота, диаметр и т. д.
- Материалы: из чего должен быть изготовлен товар (например, нержавеющая сталь 304).
- Цвета и оттенки: конкретный цвет или палитра (например, по шкале Pantone).
- Дополнительные элементы: упаковка, логотип, аксессуары.
Чем детальнее описание, тем лучше. Например, вместо «рюкзак чёрный» напишите: «рюкзак из полиэстера 600D, 35x20x10 см, цвет чёрный, с карманом на молнии и регулируемыми лямками».
2. Укажите качество и стандарты
Если у вас есть требования к качеству, обязательно укажите их:
- Сертификаты: нужно ли соответствие стандартам CE, RoHS, ISO и другим.
- Уровень качества материалов и сборки (например, отсутствие заусенцев, ровные швы).
- Толщина материалов, если это важно (например, толщина стенок контейнера — 1 мм).
Пример: «Пластиковый корпус изделия должен быть выполнен без заусенцев, с ровными краями, без дефектов и пятен».
3. Приложите визуальные материалы
Для лучшего понимания добавьте:
- Фото или рисунки товара.
- Схемы или чертежи с размерами.
- Ссылки на аналогичные товары.
Визуализация помогает избежать ошибок в производстве, особенно если поставщик работает на массовом производстве.
4. Укажите тираж и условия поставки
Детально пропишите:
- Количество единиц товара. Если партия состоит из разных цветов или моделей, уточните пропорции (например, 500 штук: 300 чёрных и 200 белых).
- Условия упаковки: количество штук в коробке, вид упаковки (индивидуальная, транспортная).
- Сроки изготовления и поставки.
Пример: «Общий тираж — 5000 единиц, каждая упакована в индивидуальный полиэтиленовый пакет. Упаковка транспортной коробки на 50 штук, с общей массой до 20 кг».
5. Уточните особенности доставки
Если товар требует бережного обращения, добавьте это в ТЗ:
- Температурные условия при транспортировке.
- Упаковка для защиты от повреждений (например, обмотка пенопластом).
6. Определите стоимость и сроки
Чётко пропишите ожидания:
- Максимальную стоимость за единицу или общую сумму.
- Сроки производства и отгрузки (например, «20 рабочих дней после оплаты»).
Если сроки и цены критичны, уточните это в ТЗ, чтобы избежать лишних согласований.
7. Язык ТЗ: простой и понятный
При работе с китайскими поставщиками желательно оформлять ТЗ на английском языке. Используйте простые фразы и избегайте сложных выражений. Если в ТЗ указаны специфические термины, дайте их пояснения.
8. Добавьте пункт о контроле качества
Включите в ТЗ указание о проверке качества перед отправкой:
- Внутренняя проверка на фабрике.
- Контроль независимой инспекцией.
Пример: «Каждое изделие проверяется на соответствие размерам и отсутствию дефектов перед упаковкой. Возможна проверка сторонним инспектором».
Как карго сервисы могут помочь
Если вы сомневаетесь, что сможете правильно составить ТЗ или найти надёжного поставщика, например, сервис ALTAI предлагает помощь в этих вопросах. Компания не только подберёт оптимальный вариант поставщика, но и проверит качество товара перед отправкой. Карго сервисы принимают образцы из России для дальнейшей передаче фабрике. Также, такие компании могут осуществить доставку образцов из Китая, если производитель может предоставить небольшую партию.
Правильно составленное ТЗ помогает не только снизить риски, но и сэкономить деньги и время. Уделите внимание деталям, и ваш опыт работы с китайскими поставщиками будет максимально успешным.