На определенном этапе каждая растущая компания сталкивается с проблемой документооборота: время на согласование договоров, регламентов, счетов и пр. растет в геометрических прогрессиях. Особенно это актуально для фирм, имеющих филиалы в разных офисах. Кроме этого, документы чаще теряются и приходится задумываться о ECM-системах (Enterprise Content Management) для ускорения работы. Одно из таких решений предлагает 1С.
В данной статье рассмотрим совокупность этапов, которые проходит документ от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) либо уничтожения - иначе говоря, жизненный цикл документа в системе.
Программа «1С:Документооборот 8» позволяет автоматизировать типовые процессы работы с документами, организовать электронный документооборот, обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность.
В конфигурации уже существуют продуманные оптимальные маршруты обработки документации, что поможет выстроить эффективную систему документооборота в компании.
Оформлять документы возможно в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Удобно отслеживать изменения и версии каждого документа, контролировать качество подготовки, быстрая отправка документов на согласование, утверждение, ознакомление, исполнение и контроль.
В программе предусмотрены следующие состояния документов:
· согласование (На согласовании, Согласован, Не согласован);
· утверждение (На утверждении, Утвержден, Не утвержден);
· рассмотрение (На рассмотрении, Рассмотрен);
· регистрация (Проект, На регистрации, Зарегистрирован, Не зарегистрирован);
· исполнение (На исполнении, Исполнен).
Состояния документа может устанавливаться как вручную, так и автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную.
Также в программе "1С:Документооборот" предусмотрен контроль документов.
Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю.
Проще говоря, благодаря настроенным в программе цепочкам, документы передаются "из рук в руки" автоматически, давая возможность сотруднику в это время заниматься другими обязанностями. При этом всегда можно узнать, на каком этапе "зависло" согласование, получить и оставить комментарий о причинах задержки. Весь путь документа открыт и прозрачен.
В таких условиях можно максимально ускорить срок работы с документом без потери контроля его содержимого на всех необходимых этапах.
У вас остались вопросы или вы хотите больше узнать или купить "1С: Документооборот"? Задайте ваш вопрос в нашем чате, оставьте заявку на нашем сайте или позвоните по тел. (8422) 38-43-48: мы дадим консультацию и поможем начать работу с этой программой.