(почти AirTable)
Для кого эта статья?
Для меня из прошлого, когда я только услышал об AirTable и задавался вопросами, а что там вообще можно сделать?
Для тех кого замучили бесконечные эксельки и гугл таблицы и хочется перейти на что-то новое.
Если вы ищете инструмент автоматизации бизнеса и считаете, что у вас супер уникальная ниша и все шаблонные решения не подходят.
Проблемы
Устроился я промышленным дизайнером в компанию по производству уличной мебели из бетона. Компания живет пару лет, в штате ~15 человек. Поработав месяц, разрабатывая скамейки и залезая в вопросы производства столкнулся с кучей проблем в организации работы:
На каждое отдельное действие есть своя гуглшитс, которая задублирована, и только ее создатель знает ее истинное предназначение. А чтоб пересчитать скамейку с другим набором комплектующих, проще сделать все заново.
Поиск решения проблемы
Конечно, эти задачи решаются и "1С" и "Мой склад" "ERP Цеховик" С этого мы и начали. Потестили пробные месяца. Сделали там сборки, техпроцессы. Но мне мало представлялось, как я буду это внедрять, явно был перегруз функционалом.
Есть очень приятные по интерфейсу "Битрикс24" и "AmoCRM". Но это CRM, а я хотел решить свою боль со сборкой скамеек и с расчетами.
Параллельно с этим наткнулся на AirTable. Казалось, это идеальная переходная форма от разрозненных гугл-таблиц к чему-то единому. Была уверенность, что этот инструмент точно поможет, но неделю я не мог оттуда получить что-то толковое. А все обучалки показывают только как сделать CRM. Изучив, как работают базы данных, нормальные формы, я наконец-то сделал сборки изделий - одноуровневую BOM (как я потом узнал). Но этого уже было достаточно чтоб это приносило пользу.
Поигравшись в AirTable, я наткнулся на аналог - SeaTable, интерфейс которых на кривом русском языке, с более приятными бесплатными условиями и менее принципиальной политикой к пользователям из РФ.
Пока я выбирал и изучал функционал, в голове нарисовалась картина того, какая информация на каком этапе должна заходить, а где и какая выходить. Все это я начал развертывать на SeaTable.
Что нужно знать о AirTable и SeaTable
Это гибриды таблиц и баз данных, который позволяет создавать удобные структуры для хранения и управления данными. Они просты в использовании, как Excel, но при этом поддерживают связи между таблицами, автоматизацию процессов и визуализацию данных в разных форматах (канбан, календарь, галерея). Подходит для любых задач — от управления проектами до построения сложных систем без программирования.
Важное преимущество таблиц - начинаешь с пустого листа и выращиваешь систему органически. Нет ни одной лишней функции, которую ты не создавал.
BOM - Bill of materials. Сборка изделия из комплектующих
Начал я со своих личных болей. Я же не перестал быть проектировщиком. Проектируя изделие или обновляя информацию о нем, мне нужно подбирать комплектующие. Также все-таки надо централизовано хранить информацию об изделиях: габариты, вес, доп стоимость и т.д.. Комплектующих это тоже касается: ссылки на магазины, последняя актуальная цена и т.д.
В результате так выглядит спецификация изделия:
Недостатки
- Неудобно копировать изделия, комплектующие дублируются не так как хочется, из-за чего в таблице сборки происходит бардак. Каждое изделие нужно собирать заново.
- Детали не могут состоять из деталей. Для этого нужно создавать еще одну таблицу подсборки, но так будет неудобно
Формируем заказ.
Поняв, как работают сборки, становится понятно, как собрать и заказ из изделий. Это то же самое, только здесь будет больше информации.
Все разделено по статусу заказа и, конечно, все цены подтягиваются.
В таблицу заказов нельзя просто добавлять изделия, это нужно делать через дополнительную таблицу, где мы укажем информацию об изделии именно в этом заказе
Теперь заказы можно создавать и отслеживать их, собирая всю аналитику.
CRM
Если заказчики повторяются, имеет смысл создать для них отдельную таблицу, которую свяжем с заказами
Конечно, можно добавить еще всякие уведомления и даты последних контактов, но это мы пока не использовали.
Автоформирование КП
SeaTable позволяет создавать документы на основе данных таблиц. Я использовал в двух случаях в работе: формирование КП и создание ГПР для производства. Выглядит это так:
В строке заказа есть кнопка "КП", нажимая на нее, в соседней ячейке создается PDF. Само КП я показывать не буду.
Недостатки:
- Не понятно, как сделать КП на две страницы, если список товаров большой:
- Неудобный интерфейс создания документов.
А как работает-то?
Основные внутренности я показал, теперь рассказываю, как это все работало (но не как хотелось)
- Все начинается с продажника, когда ему нужна КП, он открывает таблицы (на более раннем этапе я не смог затянуть его, но и не старался).
- Для него настроен специальный вид, где он заполняет всю информацию о заказе, изделия, из которых состоит заказ, информацию о заказчике.
- Встречно, проектировщики проверяют изделия и комплектующие.
- Оцениваются сроки изготовления.
- Если заказ попадает в работу, формируется список комплектующих для заказа.
- В ходе работы все документы , спецификации также хранятся в таблицах и можно к ним обращаться в любой непонятной ситуации.
В конечном итоге можно посмотреть и отчетность по каждому заказу.
А минусы?
Начну по порядку:
- Интерфейс. Для пользователя таблицы, а не ее создателя, может быть неочевидно как работают связи. "А что нельзя было сразу указать сколько деревяшек в скамейке? Зачем я тыкнул лишнюю кнопку и куда-то провалился и только там указываю?"
- Создавать строки не очень удобно пару лишних действий всегда приходится делать;
- Копировать строки не стоит, нужно все перепроверять после этого;
- Вытащить список комплектующих для заказа - та еще задача. Пришлось много времени думать как сделать костыль. Но вроде это решается правильным SQL-запросом, до которого я не дошел
- Формирование документов. Каждый третий КП я залазил его подправлять.
- Очень не хватает создания папок таблиц. Из-за этого страшно делать слишком много таблиц бесконечно связывая их. Так я в будущем сделал отдельную базу данных на склад и на производство.
- Не сразу понятно, как вообще правильно связать таблицу. Пару ночей думаешь, а не хапну ли я проблем в будущем, если связь будет именно такой? Но перестраивать и пробовать получается быстро.
Заключение
Это основная БД на SeaTable, которая реально использовалась в офисе и немного привела работу в порядок. Ее внедрение оказалось простым, потому что шло постепенно и на каждом этапе явно видны преимущества перед гугл таблицами. После внедрения стали видны реальные цифры по оборотам и прямым расходам. Упростился доступ к информации по заказам.
Кстати, все это реализовано в рамках бесплатного аккаунта и без единой строчки кода
После того как я научился работать в SeaTable все свои личные проекты , включая семейные финансы, тоже теперь веду только в этих таблицах.
Гугл таблицы и эксель воспринимаются только как быстрый и доступный калькулятор, но не как хранилище информации.
А как-нибудь потом расскажу, как...
Сделал БД по производству с парсингом из основной БД. В ней отслеживается движение заказа по этапам производства, рассчитываются KPI (без привязки к оплате), планируются сроки производства в диаграмме Ганта. Выводятся отчетности
Также есть склад с приходами и списаниями