Быстрые ссылки
Даже будучи продвинутым пользователем Microsoft Word, я постоянно нахожу новые способы ускорить свою работу и максимально использовать возможности программы. Вот несколько полезных приемов, которые вам стоит знать.
1 Сортировка списков
Вы можете подумать, что только Excel умеет сортировать ваши данные в алфавитном, числовом или хронологическом порядке. Однако Microsoft Word предлагает столь же эффективный инструмент для сортировки слов, чисел и дат.
Сортировка списка
Чтобы отсортировать простой список слов, чисел или дат, представленных в отдельных параграфах или марках и не в таблице, выделите данные и нажмите на иконку "Сортировка" в группе Параграф на вкладке Главная.
Полезно, что Microsoft Word может сортировать даты, даже если они написаны в разных форматах (например, ММ ДД, ГГГГ или ДД.ММ.ГГГГ).
В первом выпадающем меню выберите "Параграфы", а во втором укажите, сортируете ли вы текст, числа или даты. Наконец, решите, хотите ли вы переставить данные в порядке возрастания или убывания, и нажмите "ОК".
Если элементы списка разделены переносом строки (с помощью Shift+Enter), а не разрывом абзаца (с помощью Enter), инструмент Сортировка не сработает.
Вот отсортированный по алфавиту список имен в моем примере.
Сортировка таблицы
Чтобы отсортировать таблицу по данным в одном из столбцов, поставьте курсор в любую ячейку таблицы и нажмите ту же иконку "Сортировка" на вкладке Главная.
Затем используйте раздел "Мой список имеет" в нижней части диалогового окна, чтобы сообщить программе, есть ли у ваших столбцов заголовки. Затем вы можете выбрать столбец, по которому хотите отсортировать таблицу — это будет имя столбца, если есть заголовки, или номер столбца, если их нет. В моем случае я хочу отсортировать таблицу по столбцу "Частота".
Каждая строка является фиксированной, что означает, что, если вы отсортируете таблицу по первому столбцу, другие столбцы также будут переупорядочены так, чтобы данные оставались согласованными в строках.
Теперь заполните остальные поля и добавьте любые другие правила сортировки, если это необходимо. Наконец, нажмите "ОК" и оцените вашу вновь отсортированную таблицу.
Другие сортировки
Вы также можете создать более динамичные сортировки. В этом примере я хочу упорядочить заголовки (отформатированные с помощью стилей заголовков Word) в алфавитном порядке, но оставить текст под каждым заголовком неизменным. Для этого я выделю весь текст и нажму иконку "Сортировка" на вкладке Главная.
Теперь я нажму "Опции", отмечу "Другое" и нажму "ОК".
Когда я подойду к определению критериев для этой сортировки, первое выпадающее меню теперь имеет "Заголовки". Здесь я также мог бы выбрать другие способы сортировки моих данных, такие как по n-му слову в каждом параграфе.
После выбора "Заголовки" и удостоверившись, что другие поля содержат правильные данные, я могу нажать "ОК", чтобы увидеть, как мои заголовки правильно упорядочены, а маркированные списки остаются неизменными.
2 Отправить документ Word на Kindle
Существует множество причин, почему вам может понадобиться отправить документ Word на Kindle:
Так что, чтобы отправить ваш документ на Kindle, откройте меню "Файл". Там нажмите Экспорт > Отправить документы на Kindle > Отправить на Kindle.
Войдите в свою учетную запись Amazon в появившемся диалоговом окне.
Затем выберите, как хотите, чтобы документ отображался на вашем Kindle. Выберите "Как Kindle-книга", если документ содержит простое форматирование. Этот вариант позволяет вам изменять размеры шрифта и макеты страниц, а также добавлять рукописные заметки при необходимости.
С другой стороны, выбирайте "Как напечатанный документ", если хотите сохранить сложное форматирование документа. Вы также можете писать прямо на странице при просмотре документа через эту опцию.
Когда вы нажмете "Отправить", документ поступит в вашу библиотеку Kindle в течение нескольких минут.
3 Удалить лишние пробелы между словами
В начале двадцатого века стандартом считалось добавлять двойной пробел после точки. Хотя со временем это постепенно стало устаревать, вы можете столкнуться с документом Word с таким устаревшим форматированием. В этом случае убрать лишние пробелы вручную может занять вечность.
Нажмите "¶" на вкладке Главная, чтобы показать невидимые символы. Это облегчит наблюдение за дополнительными пробелами.
Вы можете использовать инструмент Найти и заменить в Word, чтобы сократить все случаи множественных пробелов до одного пробела, будь то двойные пробелы или более длинные последовательности пробелов. В этом примере между некоторыми словами два пробела, а между другими — три.
Сначала нажмите Ctrl+H, чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить. В поле "Найти" введите ( ){2,}. Убедитесь, что вы включили пробел между круглыми скобками, а вторая пара скобок — фигурные, обычно вызываемые нажатием Shift+[ или Shift+]. В поле "Заменить на" введите 1.
Затем нажмите "Больше" (это изменится на "Меньше" после нажатия) и отметьте "Использовать подстановочные знаки".
Наконец, нажмите Заменить все > ОК и убедитесь, что все множественные пробелы были сокращены до одиночных пробелов.
4 Добавить высококачественную графику
Прошли те времена, когда нужно было искать высококачественную графику в Интернете и беспокоиться о разрешениях, авторских правах и гонорарах. Microsoft Word предлагает, казалось бы, бесконечную коллекцию изображений, иконок, вырезанных персонажей, наклеек, иллюстраций и мультяшных людей без роялти.
Поместите курсор в место, куда хотите вставить графику, и нажмите Вставка > Изображения > Стоковые изображения.
Затем используйте вкладки в верхней части диалогового окна Вставка изображений, чтобы переключаться между различными типами графики, и введите ключевые слова в строке поиска, чтобы найти подходящее изображение.
Когда вы нашли графику, соответствующую вашим требованиям, щелкните по ней один раз, чтобы выделить (обратите внимание на отмеченный радиокнопку в углу графики), и нажмите "Вставить". Вы можете выбрать и добавить более одной графики одновременно.
Теперь вы можете отформатировать графику по необходимости через вкладку Формат изображения на ленте.
5 Дублировать окно Microsoft Word
Если вы работаете с большим документом, полезно просматривать разные страницы одновременно. Аналогично, может быть полезно использовать два просмотра сразу, например, Разметку для печати и Черновик. Здесь и пригодится инструмент Новое окно в Word, доступный через вкладку Вид на ленте.
Когда вы нажимаете эту иконку, точная копия вашего документа открывается в новом окне. Любые изменения, которые вы вносите в одну копию, автоматически обновятся в другой, и вы можете закрыть либо оригинал, либо дубликат, когда будете готовы вернуться к просмотру в одном окне.
Нажмите Windows+Z, чтобы изменить расположение ваших дублированных окон Word на экране.
В дополнение к использованию этих приемов для повышения своей эффективности, не забудьте избежать некоторых ошибок, которые многие делают при использовании Microsoft Word.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Новинка! На нашем канале в Яндекс Дзен появилась премиум подписка, которая позволяет читать статьи без рекламы и получать доступ к эксклюзивным материалам, недоступным обычным пользователям. Будем рады, видеть вас в числе премиум пользователей!
️ Любите активный отдых на природе? Подписывайтесь на канал Поход лайфхак в Яндекс Дзен — кладезь полезных советов для любителей активного отдыха!
Вы также можете читать наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru