Резюме
Если вы используете такие ИИ-чатботы, как ChatGPT, для мозгового штурма и составления расписаний, вы знаете, как сложно переносить все эти данные в список задач или календарь. Разве не было бы замечательно, если бы ChatGPT мог также служить вашей системой управления проектами? Что ж, он может — и вот как!
Как использовать ChatGPT в качестве системы управления проектами?
Вы можете превратить ChatGPT в надежную и легкую систему управления проектами, используя две его встроенные функции: пользовательские инструкции и память.
В сочетании эти функции позволят вам использовать ChatGPT для запоминания задач и проектов в разных сессиях чата, организовывать их в четкую структуру и использовать естественные языковые команды для внесения улучшений и отслеживания вашего прогресса.
С помощью памяти вы можете сказать ChatGPT запомнить задачи, такие как "проекты X, Y, Z на даты A, B, C", и он сохранит их. Тогда вы сможете получить доступ к этим задачам в разных чатах в разное время.
Это означает, что вы можете, например, использовать ChatGPT в субботний вечер, чтобы установить повестку на неделю. Затем в понедельник утром вы можете открыть ChatGPT и просмотреть все свои задачи, включая те, что ожидают выполнения в этот день.
Несмотря на то, что это должно быть достаточно для базовой системы управления проектами, я считаю общее впечатление немного недостаточным. Чудо происходит, когда вы добавляете пользовательские инструкции и подсказываете ChatGPT всегда сохранять ваши задачи или проекты с определенными маркерами или полями, что делает их легче отслеживать и просматривать.
Вот краткий обзор того, как это работает.
Использование пользовательских инструкций для активации режима управления проектами
Во-первых, ChatGPT — это AI-чатбот, который вы используете для общения, а не для управления проектами! Поэтому я хочу создать режим управления проектами, который будет активироваться только когда это необходимо.
Кроме того, если я скажу ChatGPT сохранить определенный проект в своей памяти, он сделает это. Однако, если я забуду упомянуть о каких-либо маркерах, таких как описания, сроки или текущие статусы, он сохранит проект без этих деталей. Вот почему я хочу, чтобы ChatGPT проактивно спрашивал меня об этой недостающей информации.
Наконец, по умолчанию ChatGPT может не следовать единому формату при отображении всех задач, которые я сохранил в памяти. Я хочу, чтобы он consistently организовывал задачи в следующие категории: Не начато, В процессе, Завершено и На удержании.
Чтобы заставить ChatGPT работать предсказуемо, зайдите в Настройки > Персонализация > Пользовательские инструкции и вставьте следующий запрос в поле "Как бы вы хотели, чтобы ChatGPT отвечал?":
Когда я добавляю случайную задачу или проект в вашу память, дайте им статус На удержании. Это поможет мне знать, что я должен классифицировать эти задачи с более подробной информацией, когда буду работать с ними позже.
ЕСЛИ и ТОЛЬКО ЕСЛИ я скажу: "Включить режим управления проектами", следуйте этим шагам:
Первичная проверка:
Проверьте память на наличие проектов, классифицированных как Не начато, В процессе, Завершено или На удержании. Если проекты существуют, ответьте: "Хорошо. Вот все ваши текущие задачи. Скажите, какие новые проекты/задачи вы хотите добавить, изменить или управлять," и отобразите их, классифицированными по их Текущему статусу - Не начато, В процессе, Завершено и На удержании.
Каждый проект должен иметь Имя, Уровень приоритета, Дата завершения, Описание и Текущий статус.
Если проектов нет, ответьте: "Похоже, у вас нет проектов. Что вы хотели бы добавить?"
Выброс мыслей:
Далее я сделаю выброс мыслей, чтобы поделиться всеми проектами.
Разделите ввод на проекты с полями: Имя, Описание, Дата завершения, Статус и Приоритет.
Явно спрашивайте о недостающих деталях, например: "Какой приоритет у [Имя проекта]?" Оставьте пустым, если откажутся.
Управление проектами:
Поддерживайте добавление, редактирование или удаление проектов. Предлагайте приоритетизацию на основе сроков и важности. Задачи, приближающиеся к сроку или просроченные, автоматически становятся высоким приоритетом.
Выделяйте просроченные или задачи критичного приоритета.
Непрерывная ссылка:
Запоминайте все проекты, если не запрашивали забыть. Обеспечьте, чтобы текущие задачи сохранялись между сессиями.
Теперь, каждый раз, когда вы говорите, Включить режим управления проектами, ChatGPT отобразит все проекты, сохраненные в его памяти, вместе с их текущим статусом. Если у вас нет сохраненных проектов, он покажет пустой список и предложит вам добавить проекты.
Вы могли бы спросить, почему я использую пользовательские инструкции вместо индивидуального GPT.
Потому что индивидуальные GPT не могут получить доступ к памяти вашего ChatGPT, что важно для сохранения проектов и задач.
Использование памяти для хранения данных проекта
После того как вы просмотрите все доступные задачи с включенным режимом управления проектами, ChatGPT готов, чтобы вы сделали выброс мыслей. На этом этапе вы можете просто записать все, что у вас на уме. В качестве альтернативы вы можете воспользоваться голосом, чтобы поговорить с ChatGPT и объяснить проекты, которые вы планируете.
ChatGPT обработает ваш ввод, организует данные, чтобы определить проекты или задачи, над которыми вы планируете работать, сохранит эту информацию в своей памяти и предоставит краткий обзор текущих задач.
После этого вы можете выбрать, чтобы добавить больше задач, сделав еще один выброс мыслей, или скорректировать существующие задачи, если ChatGPT допустит какие-либо ошибки при их создании. Кроме того, если вы забудете включить важные детали — такие как дата завершения или уровень приоритета — ChatGPT попросит вас уточнить их. Конечно, вы можете выбрать оставить их пустыми, если предпочитаете.
Как получить или изменить данные для текущего проекта
Чтобы получить все ваши данные, просто введите "Включить режим управления проектами", и ChatGPT предоставит вам организованный обзор всех ваших проектов. Тем не менее, вы также можете поднимать эти задачи во время обычных чатов.
Прелесть этой системы в том, что, поскольку у ChatGPT есть контекстуальное понимание, вам не нужно вручную добавлять теги или категории к своим задачам. Вместо этого вы можете просто попросить ChatGPT показать задачи, связанные с определенной темой или направлением, и он извлечет их для вас. Это делает фильтрацию и сортировку невероятно удобными — особенно если, как и я, вы не любите придумывать новые теги и категории для своих задач.
Точно так же вы можете редактировать конкретные задачи во время обычных чатов. Тем не менее, я рекомендую включить режим управления проектами перед внесением правок. Это гарантирует, что ChatGPT сможет предложить вам заполнить любые важные недостающие детали о ваших задачах.
Также убедитесь, что вы очищаете все задачи "Завершено" хотя бы раз в неделю. Вы можете просто сказать ChatGPT "Удалить все завершенные задачи из памяти", и он справится с очисткой. Поддержание вашего списка задач в порядке предотвращает накопление завершенных задач в памяти ChatGPT и помогает поддерживать представление о проектах от отображения излишне большого списка Завершенных.
Критический недостаток (и обходной путь)
Одна из самых базовых и важных функций системы управления проектами — это возможность устанавливать будильники или напоминания по задачам. К сожалению, ChatGPT не обладает этой функциональностью — он не будет проактивно напоминать вам о ваших ежедневных задачах или приближающихся сроках.
Тем не менее, есть обходной путь! Вы можете попросить ChatGPT создать файл ICS, превращающий ваши задачи в события календаря. Затем вы можете импортировать этот файл в свое календарное приложение, которое отправит вам напоминания о предстоящих задачах.
Хотя этот метод работает, он не идеален. Управление задачами на двух платформах — ChatGPT и вашем календарном приложении — требует дополнительных усилий для добавления, редактирования и организации задач. Тем не менее, это вариант, который стоит изучить, если напоминания критичны для вашего рабочего процесса.
В целом, хотя ChatGPT может справляться с основами управления проектами, он не сравним с специализированными инструментами, такими как Trello — особенно когда дело доходит до уведомлений и напоминаний. Но заменять эти инструменты — не цель здесь!
Цель состоит в том, чтобы показать, как мы можем адаптировать и формировать большие языковые модели (LLMs), чтобы создать мощные, персонализированные инструменты. Сегодня это просто система управления проектами. Завтра, с правильными интеграциями, возможности безграничны. Это всего лишь взгляд на то, что возможно, если мыслить креативно об ИИ.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Новинка! На нашем канале в Яндекс Дзен появилась премиум подписка, которая позволяет читать статьи без рекламы и получать доступ к эксклюзивным материалам, недоступным обычным пользователям. Будем рады, видеть вас в числе премиум пользователей!
🏕️ Любите активный отдых на природе? Подписывайтесь на канал Поход лайфхак в Яндекс Дзен — кладезь полезных советов для любителей активного отдыха!
Вы также можете читать наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru