Сфера грузоперевозок все активнее переходит на электронный документооборот. По данным Минтранса РФ, за два года компании оформили в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) 7,5 млн документов.
Сегодня через ГИС ЭПД каждую неделю проходит порядка 200 тысяч документов, и их количество постоянно растет. Ведь использование ЭПД помогает компаниям:
- повышать конкурентоспособность за счет оптимизации бизнес-процессов;
- ускорять взаиморасчеты;
- снижать риски,
- уменьшать стоимость обработки документов,
- упрощать отчетность.
Расскажем, что говорит об электронных перевозочных документах законодательство, как их внедрить и почему для хранения ЭПД оптимально подходит 1С:Документооборот.
1. Когда использование ЭПД станет обязательным
Еще в 2020 году состоялся и был признан успешным эксперимент по оформлению электронных накладных и путевых листов.
С 1 сентября 2022 года были введены Правила обмена электронными документами, утвержденные Постановлением Правительства РФ N931. Грузоотправители, перевозчики и грузополучатели получили право (пока что это не обязанность) отказаться в отношениях между собой от бумажных перевозочных документов и обмениваться электронными. Участники рынка могут использовать шесть видов электронных документов: транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд, путевой лист, заказ (заявку), договор фрахтования. Этот перечень будет расширяться.
1 августа 2024 года стартовал эксперимент по созданию Национальной цифровой транспортно-логистической платформы (НЦТЛП). Он продлится до 1 июня 2025 года на добровольной основе. Будут тестироваться технологии, которые помогут бизнесу наладить обмен данными с ведомствами, упростить перевозки и со временем полностью отказаться от бумажных документов. К 15 июля 2025 года результаты эксперимента будут представлены Правительству РФ.
29 мая 2024 года Федеральный закон от 29.05.2024 № 102-ФЗ определил дату вступления в силу положения о начале действия электронных документов, сопровождающих оборот этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции – 1 марта 2025 года. В переходный период в качестве сопроводительных документов можно будет использовать как бумажные, так и электронные документы. А с 1 сентября 2026 года использование путевых листов и транспортных накладных в электронном виде станет обязательным для всех участников алкогольного рынка. Эксперты говорят, что за ним последуют и другие рынки.
Также с 1 сентября 2025 года, согласно Федеральному закону от 08.08.2024 № 288-ФЗ, начнут внедряться мультимодальные транспортные накладные как в бумажном, так и в электронном виде. Этот документ будет действовать на всех этапах доставки груза вне зависимости от видов используемого транспорта.
Наконец, 1 декабря Совет Евразийской экономической комиссии принял решение о запуске пилотного проекта по применению электронных международных транспортных накладных. В рамках проекта e-CMR будут применяться для международных грузовых автомобильных перевозок в странах ЕАЭС.
Таким образом, об обязательном использовании ЭПД можно говорить как о неизбежной перспективе. Но никто не мешает вашей компании оптимизировать свой транспортный документооборот уже сегодня.
2. Что меняется в компании с переходом на ЭПД
Благодаря внедрению электронных перевозочных документов:
- Все участники логистической цепочки могут удаленно подписывать документы, контролировать выполнение заказа и приемку-передачу груза.
- Все они получают значительную экономию времени и денег за счет отказа от обмена документами на бумажных носителях.
- Грузоотправители получают накладную сразу после завершения перевозки.
- Грузоперевозчики получают оплату в среднем на 20 дней быстрее.
- Грузополучатели могут быть уверены, что вовремя примут груз: все нужные документы – в наличии, правильно заполнены и подписаны.
- Водители могут предъявлять инспекторам ГИБДД QR-код для доступа к данным о грузе.
- Также сервис упрощает проверку документов контролирующими органами и решает другие задачи.
3. Как внедрить ЭПД
Участники грузоперевозок передают электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД через аккредитованных операторов ЭПД.
Тут можно напомнить, что более 90% российских компаний сегодня используют решения 1С. Для них наиболее комфортный и быстрый переход на ЭПД – использование сервиса 1С-ЭПД.
Сервис поддерживает работу со всеми видами электронных перевозочных документов непосредственно в 1С:Бухгалтерии, 1С:Управлении холдингом, 1C:ERP, 1C:Управлении торговлей, 1C:Управлении автотранспортом, 1С:Транспортной логистике и ряде других учетных систем 1С.
Все операции по созданию, корректировке, подписанию, обмену ЭПД пользователь выполняет в окне учетной системы. Переключаться в другие окна и выполнять дополнительные обработки не нужно.
4. Чем полезен в работе с ЭПД 1С:Документооборот
Система 1С:Документооборот предназначена не для ведения учета, а для оптимизации бизнес-процессов и согласования документов. Также многие компании используют ее в качестве централизованного архива для учетных систем.
Например, недавно мы рассказывали, как команда 1С-КПД внедрила в «Объединенной зерновой компании» архив временного хранения на базе 1С:Документооборота для целей налогового мониторинга.
Многие другие заказчики обеспечивают в этой системе архивное хранение документов в соответствии с требованиями законодательства. Поможет 1С:Документооборот завершить и жизненный цикл ЭПД.
Например, согласно Налоговому кодексу и Приказу Росархива №236 от 20.12.2019, транспортные накладные и договоры фрахтования относятся к категориям документов, которые нужно хранить не менее 5 лет. Заказы (заявки) подлежат хранению 3 года, путевые листы – 5 лет.
Таким образом, все эти документы можно отправлять на хранение в 1С:Документооборот. Ведь эта СЭД полностью соответствует требованиям к ПО для долгосрочного, до 10 лет, архивного хранения документов, которые сформулированы в Приказе Росархива №69 от 15.06.2020.
1C:Документооборот бесшовно интегрируется с учетными системами 1С. И это позволяет пользователям 1С:Бухгалтерии, 1С:ERP и т.д., не покидая свою систему, удобно работать с единым хранилищем транспортных и других корпоративных документов.