Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Вопросы, не урегулированные указанной инструкцией, могут раскрываться в локальных нормативных актах по организации внутреннего контроля. Многие организации проводят инвентаризацию ежемесячно или ежеквартально, но все предприятия должны проводить инвентаризацию ежегодно.
Методические указания по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждённые Приказом Минфина России от 13.06.1995 №49 содержат всю информацию по порядку их подготовки и оформления. В частности, там указаны случаи для обязательного проведения ИИ:
· перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
· при реорганизации или ликвидации организации;
· при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
· при продаже имущества или сдаче его в аренду;
· при смене материально ответственных лиц;
· при выявлении фактов хищения имущества, или его порчи;
· при возникновении чрезвычайных ситуаций (пожара, наводнения, стихийного бедствия, и т.д).
В организации могут проводиться плановые проверки сохранности имущества на основании утверждённого руководством графика. В этом случае ИИ тоже считается обязательной.
Инвентаризацию имущества перед составлением годовой бухгалтерской отчётности проводят в период с октября по декабрь. Если в это время обязательную инвентаризацию уже сделали (например, в связи с реорганизацией компании), годовую ИИ можно пропустить.
Пересчету подлежит все имущество и финансовые обязательства как по головному предприятию, так и по подразделениям, а именно:
· Основные средства;
· Производственные запасы;
· Материальные активы;
· Нематериальные активы;
· Товары;
· Финансовые вложения;
· Резервы;
· Деньги, денежные документы и бланки строгой отчетности;
· Кредиторская задолженность и прочие обязательства;
· Прочие материальные и нематериальные ценности.
Для пересчета финансовых обязательств в ведомости отражают договоры о кредитах, займах и т.д.
Согласно п. 38 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» и пп. 26, 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, годовая процедура переучета имущества обязательна для всех предприятий без исключения.
Проверку проводят в следующих случаях:
· при сдаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
· при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел;
· при установлении фактов хищений и порчи ценностей,
· в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,
· при реорганизации или ликвидации организации;
· в остальных случаях, предусмотренных в части 3 статьи 11 Закона о бухгалтерском учете, пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации.
Главные цели инвентаризации
· Узнать, насколько реальное число товаров расходится с базой и вовремя разобраться с причинами. Возможно, что-то украли, записали больше, переложили в другое место. В процессе выявляются недостачи, излишки, пересортица.
· Проверить состояние товаров. Почти всегда есть продукция с истёкшим сроком годности, испорченная из-за неправильного хранения, разбитая, сломанная.
· Проверить работу сотрудников. Например, частые причины недостачи – невнимательность кассира и воровство. Возможно, есть смысл в установке камер наблюдения.
· Посчитать имущество – бытовую технику, столы, стулья, кассы, стеллажи и т. д.
· Проверить правильность оформленных документов.
Как проводят инвентаризацию
Правила собраны в методических указаниях Минфина по инвентаризации. Документ действует до 1 апреля 2025 года.
Методические указания по инвентаризации
Затем нужно применять федеральный стандарт бухучета по инвентаризации № 28/2023. Однако компания может начать применять его досрочно.
Есть два основных вида инвентаризации в зависимости от того, что проверяют:
· сплошная — когда проверяют все активы и обязательства организации, обычно ее проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
· выборочная — объекты проверяют частично. Например, могут пересчитать только товары и прочие ценности на складе, когда меняется материально ответственное лицо — кладовщик.
Инвентаризацию проводят в три этапа: подготовительный, основной и заключительный. Разберем, что делают на каждом из них.
Подготовительный этап.Руководитель компании утверждает приказ о проведении инвентаризации, формирует инвентаризационную комиссию и определяет ее состав, определяет сроки проведения и виды активов или обязательств, которые будут проверять.
Если инвентаризация проводится ради годовой отчетности, начать ее надо не раньше 1 октября и закончить до 31 декабря.
Инвентаризацию перед реорганизацией или ликвидацией компании нужно закончить до запланированной даты соответствующего события.
Если меняется материально ответственное лицо, имущество, за которое сотрудник отвечает, нужно проверить строго в его последний рабочий день.
В комиссию включают кого-то из руководителей компании и сотрудников бухгалтерии. По желанию можно пригласить еще и других специалистов, кроме тех, кто отвечает за активы либо обязательства, которые проверяют. Например, сверяют остатки товаров в продуктовом магазине в конце месяца. В комиссию не могут входить продавцы, которые работали в течение месяца.
Основной этап. Во время него происходит главное — проверяют активы и обязательства. Имущество считают, взвешивают и измеряют, если нужно. Например, в фитнес-клубе пересчитывают тренажеры, в фитнес-баре взвешивают порошки для протеиновых коктейлей и фиксируют остатки.
По результатам комиссия составляет инвентаризационные описи, в которых фиксируют результаты проверки.
Потом описи сравнивают с данными бухучета и, если есть расхождения, составляют сличительные ведомости по формам ИНВ-18 и ИНВ-19. В них описывают, чем реальные данные отличаются от учетных.
Заключительный этап.Инвентаризационная комиссия передает руководителю сличительные ведомости, а он составляет приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе нужно написать, как будут устранены расхождения, если они есть.
При инвентаризации выявляют расхождения с реальными данными и бухгалтерскими ведомостями. Их отображают в формах ИНВ-18 и ИНВ-19. Комиссия выяснит причины пропажи и примет решение, виновен материально ответственный сотрудник или нет. Иногда недостача возникает из-за ошибок в учете. Например, бухгалтер не списал какой-то товар.
Работа с излишками строится по схожим правилам — их отображают в сличительной ведомости, а после в бухгалтерских регистрах. Например, комиссия может принять решение оприходовать излишки и отнести их к прочим доходам.
Несоответствия, которые нашли во время проверки, отражают в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, когда проводили проверку. Если это годовая инвентаризация, ее результаты нужно отразить в годовой бухотчетности.
Сроки проведения инвентаризации зависят от оснований для проверки. Их определяет руководитель организации. Сроки можно указать в положении об инвентаризации в том числе в учетной политике. К примеру, инвентаризацию за 2024 год можно провести с 1 октября по 31 декабря. Но обязательства проверяют по состоянию на 31 декабря включительно.
Инвентаризацию основных средств нужно проводить минимум раз в 3 года. Есть и другие нюансы. Так, можно не инвентаризировать имущество, если его уже проверяли не ранее 1 октября.
Срок проведения обязательной инвентаризации в ряде случаев можно продлить, к примеру, приказом руководителя. Учтите: годовую инвентаризацию важно завершить до даты подписания бухотчетности за 2024 год. Ее результаты формируют показатели этой отчетности.
Проверку проводит комиссия на основании приказа о проведении инвентаризации. Его можно составить в произвольной форме или использовать унифицированную форму N ИНВ-22.
Комиссия обычно состоит минимум из трех человек: работников бухгалтерии, сотрудников службы внутреннего аудита, технических и других специалистов. Если нет даже одного члена комиссии, инвентаризацию лучше не проводить. Иначе ее результаты могут признать недействительными.
Обратите внимание: материально ответственных лиц в комиссию включать не нужно. При этом они должны присутствовать во время проверки.
При инвентаризации имущества комиссия проверяет фактическое наличие ОС, запасов, наличных денег и пр.
Инвентаризация обязательств включает в том числе проверку долгов перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по зарплате.
При проверке ОС есть особенность. Например, нужно проверить не только существование объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики. Также следует выявить неиспользуемые объекты, определить причины, по которым их не эксплуатируют.
При инвентаризации других активов есть свои нюансы. К примеру, при годовой инвентаризации безналичных денег проверьте в том числе счета 51, 52, 57, а также счет 55, кроме депозитных вкладов, которые входят в финансовые вложения. При инвентаризации денег на валютном счете проверьте правильность перерасчета их остатка в рублевый эквивалент. При инвентаризации вложений во внеоборотные активы надо также проверить правильность учета затрат на счете 08.
Инвентаризация бывает плановая и внеплановая. Сроки плановой известны заранее, а внеплановая проводится по необходимости. Поводом могут стать разные ситуации: например, активы компании пострадали из-за ЧП, со склада что-то украли, или налоговые органы решили устроить в компании проверку. Но наличие уважительной причины не обязательно. Руководитель может объявить внеплановую проверку и просто по своему желанию.
По степени полноты инвентаризация делится на полную (сплошную) и частичную (выборочную). Полная затрагивает все средства предприятия. Планово ее проводят в конце отчетного периода (обычно года). В ходе частичной инвентаризации пересчитывают только конкретные товары или их группы. Например, руководство может попросить сотрудников проверить учет только дорогостоящих товаров.
Инвентаризация бывает обязательная и инициативная (по собственному желанию руководителя).
Инвентаризация является обязательной, если:
· наступило время сдачи годовой финансовой отчетности;
· происходит смена лиц, ответственных за материальные запасы;
· имущество организации переходит к другому лицу в связи с продажей или сдачей в аренду;
· происходит преобразование или ликвидация предприятия;
· на предприятии обнаружено хищение или порча товаров;
· часть товаров была утрачена в результате стихийного бедствия или другого форс-мажорного обстоятельства.
Инвентаризацию необходимо проводить и при выбытии более 50% членов коллектива, в котором установлена коллективная материальная ответственность. А также в случае, если кто-либо из этого коллектива требует проведения проверки.
Таким образом, оснований и причин для организации инвентаризации более чем достаточно. Вопрос в другом — как осуществлять жесткий контроль, не перегружая работу склада и не нарушая правил проведения инвентаризации. В этом нам и предстоит разобраться.
Для оформления результатов ревизии активов и обязательств существуют унифицированные инвентаризационные ведомости и акты. Но жестких правил, касательно того, как правильно оформить инвентаризацию, нет. Если нет расхождений с бухгалтерским учетом, то все графы инвентаризационных ведомостей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов значительно упрощается. Если же расхождения есть, необходимо подготовить сличительные ведомости.
По результатам годовой инвентаризации комиссия составляет акт. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполняют акт ИНВ-26. На основании этих документов издается приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Инвентаризация это проверка и документальное подтверждение наличия имущества и обязательств, проверка их состояния и оценка (п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 N 34н). То есть основные цели инвентаризации – это (п. 2 ст. 11 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.95 N 49):
· выявление фактического наличия имущества;
· сопоставление фактического наличия имущества с данными бухучета;
· проверка полноты отражения в учете обязательств.
Инвентаризация на предприятии проводится на усмотрение самой организации, то есть количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель организации. Но есть случаи обязательной инвентаризации.
При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:
· собственное имущество организации;
· имущество на ответственном хранении;
· арендуемое имущество;
· имущество, полученное для переработки;
· неучтенное имущество;
· основные средства;
· нематериальные активы;
· производственные запасы;
· финансовые вложения;
· готовая продукция и товары;
· прочие запасы и финансовые активы;
· кредиторская задолженность;
· займы и резервы;
· долги, безнадежные к взысканию.
В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.
Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.
При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.
Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.
Случаи, когда инвентаризация обязательна, прописаны в п. 15 ФСБУ 28/2023.
· Перед составлением годовой бухотчетности. Исключение: по библиотечным фондам допускается инвентаризация раз в пять лет, по основным средствам — раз в три года.
· При передаче (возврате) активов в аренду, управление, безвозмездное пользование, при продаже.
· При смене материально ответственного лица (МОЛ).
· При смене руководителя коллектива (бригады), при уходе более половины членов коллектива, по требованию одного или нескольких членов (в случае коллективной ответственности).
· При установлении факта утраты или порчи активов.
· При чрезвычайном происшествии (пожаре, аварии, стихийном бедствии).
· При реорганизации, кроме преобразования.
· При ликвидации фирмы.
· В других случаях, когда инвентаризация обязательна по закону. Например, по закону о банкротстве конкурсный управляющий инвентаризирует имущество должника (ст. 129 Закона от 26.10.2002 № 127-ФЗЗ).
Чтобы инвентаризация прошла успешно и результативно, нужно разработать её пошаговый план:
· Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно определить её цели и сроки, сформировать комиссию для проведения проверки, издать приказ о проведении проверки.
· Пересчёт. Комиссия проверяет фактическое количество товаров, материалов, оборудования и других активов. Руководитель получает точные данные о состоянии имущества организации.
· Сравнение. Полученные данные сравниваются с учётными записями. Так становится понятно, каких активов не хватает, а каких — избыток.
· Оформление документов. По результатам проверки составляют описи и ведомости. Эти документы содержат информацию о фактическом количестве активов и их соответствии учётным записям.
· Анализ результатов. Сравнивая данные, обнаруживают различия и выясняют их причины. Это даёт возможность определить, как исправить ситуацию.
· Принятие мер. После изучения результатов принимают меры, чтобы исправить проблемы. Например, вносят исправления в документы, признают, что какие-то вещи пропали, или требуют возместить ущерб тех, кто за это отвечает.
Порядок проверки может отличаться в зависимости от того, чем занимается компания. Например, в IT-компании инвентаризацию могут проводить так: считают лицензии на ПО, проверяют количество пользователей, оценивают эффективность использования ресурсов. В таком случае физическое состояние оборудования могут не проверять, потому что для большинства IT-компаний важнее следить за виртуальными активами.
Во время проведения инвентаризации заполняют несколько документов. Они подтверждают, что всё имущество организации находится на месте и соответствует бухгалтерскому учёту.
Основные документы:
· Приказ о проведении инвентаризации. Здесь указаны цели и задачи проверки, состав комиссии, сроки проведения и список имущества, которое будут проверять.
· Описи. В этих документах записывают результаты проверки имущества. Их составляют для каждого вида имущества отдельно и подписывают все члены комиссии.
· Акт о результатах инвентаризации. В нём указано, сколько всего у компании имущества и долгов на момент проверки. Также в акте могут быть перечислены случаи, когда имущества или денег оказалось больше или меньше, чем ожидалось по документам. Акт помогает понять общую картину состояния имущества и долгов организации.
· Сличительная ведомость. Сравнивается реальное количество имущества с данными в документах бухгалтерии. Он помогает найти случаи, когда имущества оказалось больше или меньше, чем ожидалось, или когда произошла путаница с разными видами одного и того же товара.
Чтобы инвентаризация проходила эффективнее, можно сделать следующее:
· Организуйте регулярный учёт товаров. Например, в магазинах и на складах, где активно продают товары, инвентаризацию нужно проводить раз в месяц. Это помогает следить за работой сотрудников, вовремя находить бракованные товары и проверять, правильно ли ведётся учёт товаров.
· Соблюдайте формальности: определите сроки проверки, назначьте комиссию, издайте приказ о проведении инвентаризации.
· Оптимизируйте процесс: внедрите систему учёта с использованием сканеров штрихкодов, чтобы минимизировать ошибки и ускорить работу.
· Обучите сотрудников. Это поможет им лучше выполнять задачи и уменьшит количество ошибок.
· Отслеживайте результаты и анализируйте данные. Так вы сможете быстрее находить причины потерь и предотвращать их в будущем.
1. До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.
1. Все начинается с приказа директора. Он собирает команду для проверки – это как собрать друзей для большой уборки. В команду обычно входят те, кто отвечает за имущество, и бухгалтер, ответственный за его учет.
2. Проведение инвентаризации. Теперь начинается самое интересное – пересчет всего, что есть в магазине или на складе. Это как игра "найди и посчитай", только для взрослых. Все, что насчитали, записывают в специальный документ — инвентаризационную опись или ведомость инвентаризации.
3. Сверка результатов. Обычно делается оперативно — в ведомости уже указано, сколько должно числится по данным бухгалтерского учета. Если есть разница, ее нужно объяснить. Это как сверять чек из магазина с тем, что вы реально купили.
4. Подведение итогов. На этом этапе решают, что делать с результатами. Если чего-то не хватает, думают, за чей счет списать недостачи. Если выявлены излишки — то как их оприходовать. Директор издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, после чего бухгалтер отражает их в своих регистрах.
Инвентаризация помогает своевременно выявить злоупотребления служебным положением, халатность. Реальный переучет ценностей необходим для бухгалтерской отчетности и контроля за движением ТМЦ. Он помогает поддерживать актуальность баз данных, оперативно реагировать на инциденты при обнаружении недостач, излишков. Контролировать движение ТМЦ необходимо на любом предприятии, в том числе из-за человеческого фактора. Работники могут формировать фиктивные документы, и происходит это обычно по двум причинам — сотрудники:
· слишком загружены профильной работой;
· участвуют в махинациях с ТМЦ.
В первом случае выделяют в штате или приглашают со стороны сотрудника, который лишь выполняет инвентаризацию. Во втором случае обращаются к сторонним экспертам.
Инвентаризационный учет бывает:
Ручной. Оператор заполняет базу данных вручную. Процедура занимает много времени, требует участия большого числа работников, связана с высоким риском ошибок в силу человеческого фактора. Проводить инвентаризацию вручную приемлемо при выборочной проверке небольшого числа запасов.
Автоматизированный. Учет объекта (проверка соответствия ТМЦ в наличии на складе и ТМЦ на балансе) производится по ID номеру с помощью программного обеспечения, терминала сбора данных. Когда объект поступает на склад, он проходит первичную инвентаризацию. На объект наносят метку, к ней привязывают данные об объекте. В дальнейшем при инвентаризационном переучете данные считываются с меток посредством электронных устройств.
Главные преимущества автоматизированного учета:
· скорость проведения;
· безошибочность;
· отсутствие необходимости останавливать работу склада;
· быстрый учет количества и наличия активов с указанием их месторасположения;
· хранение актуальных данных в электронном виде;
· выполнение без остановки работы склада.
Если говорить о том, какая цель инвентаризации является основной, то можно утверждать, что это — удостовериться, что фактически имеющиеся на предприятии товары, материалы и основные средства соответствуют данным, указанным в бухгалтерской отчетности. Ведь реальное количество продукции или основных средств может существенно отличаться от зафиксированного в товароучетных программах. И причины для этого могут быть самые разнообразные — от ошибки при внесении данных в программу до правонарушений со стороны сотрудников компании.
Основное назначение инвентаризации как метода контроля — это проверка наличия продукции и имущества предприятия в соответствии с имеющейся отчетной документацией. Кроме этого, подобная ревизия позволяет выявить, в каком состоянии находятся основные средства, соблюдаются ли условия хранения товаров и эксплуатации используемого оборудования, насколько хорошо материально ответственные лица справляются со своими обязанностями.
Но чтобы инвентаризация не вызывала проблем и проводилась в строгом соответствии с установленными в компании правилами, ее необходимо модернизировать — отказаться от ручной сверки и перейти к применению современных технических средств и программных решений. Мы поможет подобрать оборудование, полностью соответствующее вашему бизнесу, подробно расскажем о его настройке и вариантах использования.
Полная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчеты с другими организациями и лицами. Она проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии. При полной инвентаризации проверяются все виды средств, которые даже не принадлежат организации, но ей используются в работе. Это, например, арендованные основные средства, товарно-материальные ценности принятые на ответственное хранение, материалы, принятые в переработку.
Частичная инвентаризация – это инвентаризация, которая охватывает часть средств организации. Это, например, инвентаризация кассы, инвентаризация материалов, связанная со сменой материально-ответственных лиц.
Выборочная инвентаризация – это инвентаризация у конкретного материально-ответственного лица, когда проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится на выбор с большой номенклатурой ценностей.
Сплошная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится одновременно во всех структурных подразделениях предприятия.
Плановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится по графику в указанные сроки, утвержденные руководителем предприятия.
Внеплановая инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств. Это, например, при передаче дел от одного материально-ответственного лица другому, после стихийного бедствия, кражи.
Повторная инвентаризация – это инвентаризация, которая проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.
Контрольная инвентаризация – это инвентаризация которая проводится повторно с целью проверки правильности проведения инвентаризации. Данные инвентаризации проводятся также с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, секции, где проводилась инвентаризация первый раз.
Количество инвентаризаций, дата их проведения, перечень имущества и обязательств определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. А именно:
1. при составлении годовой отчетности;
2. при смене материально-ответственных лиц;
3. при передачи имущества в аренду;
4. при хищении и порчи ценностей;
5. в случае стихийных бедствий, пожара, аварий;
6. при ликвидации или реорганизации организации;
7. при смене руководителя коллектива или при выбытии из коллектива более 50% его членов при коллективной материальной ответственности.