Онбординг — процесс адаптации новых сотрудников — не может осуществляться в гибридном офисе так же, как в традиционном. Тем не менее, удаленная работа становится все более распространенным явлением, поскольку гибкий график необходим для повышения производительности сотрудников и их удержания.
Как создать чувство единства в команде, когда новые сотрудники лишь изредка встречаются со своими коллегами лично? Какие стратегии можно реализовать, чтобы улучшить опыт адаптации для людей, работающих в разном формате?
В этой статье мы расскажем о 7 лучших практиках, которые необходимо внедрить, чтобы успешно адаптировать новые таланты. Но прежде всего важно понять основные проблемы, с которыми может столкнуться сотрудник, работающий в гибридном графике, при приеме на работу в новую компанию.
Основные проблемы онбординга в гибридной рабочей среде
В гибридной рабочей среде сложнее создать корпоративную культуру
Одной из самых сложных задач при организации гибридной или удаленной работы является поддержание корпоративной культуры. Новым сотрудникам трудно понять культурные особенности компании, если они не присутствуют в офисе и не видят коллег ежедневно. Поэтому очень важно, чтобы, начиная с этапа подготовки к вступлению в должность, ваша стратегия онбординга и путь продвижения сотрудника отражали культуру вашей организации.
Создание межличностных связей становится более сложной задачей при общении онлайн
Сложно прочувствовать обстановку, когда сотрудники находятся за своими экранами и в основном общаются со своими новыми коллегами во время совещаний. Недавно прибывшим сотрудникам может быть нелегко ощутить свою принадлежность к команде. Корпоративные мероприятия — отличная идея, помогающая новым сотрудникам лучше узнать своих коллег. Однако личные встречи в команде и неформальное общение необходимы для того, чтобы растопить лед.
Более вероятно, что новый сотрудник почувствует себя одиноким и потерянным
При ежедневном посещении офиса больше шансов, что сотрудники будут более естественно взаимодействовать с новыми членами команды. Например, они начнут разговор во время кофе-брейка или ланча, чтобы узнать, как у них дела и не нужно ли им чего-нибудь. Вероятность этого снижается, когда люди половину времени работают из дома. Для новичка этот этап вызывает сложности. Он может не решиться обратиться за помощью, поскольку это может быть расценено как признак их несоответствия данной должности или компании.
Внедрение методов коммуникации в команде на начальном этапе становится непростой задачей
У каждой команды есть свой способ общения и взаимодействия. Они также используют инструменты совместной работы и коммуникации, адаптированные к их уникальным потребностям. В связи с этим, когда новые сотрудники присоединяются к команде, они должны понимать, как ориентироваться в этой системе. Куда им следует написать, чтобы запросить информацию? Какую коммуникационную платформу им следует использовать, если они хотят организовать встречу? Как они обычно разговаривают друг с другом — официально или дружелюбно? И так далее. Поначалу это непросто, что может привести к недопониманию и дезинформации.
7 рекомендаций по онбордингу в гибридном формате, которые помогут сделать этот ключевой этап успешным
1. Создайте для сотрудников благоприятные условия до начала процесса онбординга
Условия для сотрудников — жизненно важный аспект для любой компании. Но развивать этот аспект нужно еще до первого рабочего дня ваших новых коллег. Он начинается с того момента, как вы объявляете им о приеме на работу. Успешный процесс подготовки к вступлению в команду способствует вовлеченности и ожиданию встречи с коллегами по команде. Например, отличным ритуалом подготовки к вступлению в команду является отправка приветственного письма вашим новым сотрудникам. Если вы сможете персонализировать его, вы превзойдете все ожидания!
2. Разработайте подробную политику процесса онбординга
Этот шаг может занять некоторое время, но он имеет первостепенное значение. У вас должна быть четкая политика в отношении того, как привлекать к работе каждого нового члена команды. Необходимо охватить все нюансы компании, начиная с разъяснения вашего гибкого графика и заканчивая технологиями, которые вы используете на рабочем месте, а также вашими ожиданиями и ценностями. Хорошая политика онбординга также должна включать следующее:
- регулярная обратная связь;
- индивидуальные встречи с менеджером;
- корпоративное мероприятие в первую неделю;
- список наиболее распространенных вопросов и ответов (FAQ);
- учебные материалы;
- политика в области гибридного графика.
3. Обучение менеджеров онбордингу новых членов команды
Роль менеджеров в процессе онбординга является основополагающей, и на нее необходимо обращать особое внимание. Исследование, посвященное стратегии Microsoft по онбордингу в гибридном формате, показало, что “новые сотрудники в 3,5 раза чаще заявляли, что они удовлетворены своим опытом онбординга”. Тем не менее, адаптация удаленных или гибридных сотрудников — все еще относительно новое явление для руководящих должностей. Менеджеры не всегда знают, какие методы лучше всего применять, чтобы добиться успеха в этом процессе. Вы можете помочь им, поделившись этой статьей и проведя онлайн- или очное обучение.
4. Создавайте социальный капитал с помощью приятелей по онбордингу
Те, кто в детстве менял школу в середине учебного года, вероятно, помнят, какой это стресс — влиться в систему и в новую группу людей, которые уже знают друг друга. Это мало чем отличается от прихода в новую компанию и начала новой работы. За исключением того, что, когда это делается удаленно, познакомиться с коллегами и понять, как все работает, гораздо сложнее. Но если у вас есть приятель, который поддержит вас, ответит на ваши вопросы и познакомит с остальной командой, процесс адаптации становится намного приятнее, не так ли? Новые друзья, несомненно, являются основой успешного внедрения в гибридную среду.
5. Сосредоточьтесь на доверии и прозрачности
Обмен информацией о целях, процессах и задачах с новыми членами команды создает атмосферу доверия. Более того, прозрачная коммуникация с самого начала позволяет сотрудникам сразу же почувствовать сопричастность и ответственность. С этого момента они чувствуют себя частью команды, и их вклад имеет такое же значение, как и вклад кого-либо другого. Это также позволяет вам устанавливать прочные связи и здоровые отношения, основанные на доверии. Наконец, это помогает им представить себя в будущем частью команды и компании.
6. Асинхронное обучение
При приеме на работу в компанию c традиционной организацией работы, процесс обучения и ознакомления с новыми инструментами может быть проще, поскольку рядом с вами всегда есть кто-то, кому можно задать вопросы. В гибридной рабочей среде новые члены команды могут провести несколько дней или недель, работая дома, прежде чем впервые встретятся со своими коллегами. Создание системы асинхронного обучения — полезная мысль. Благодаря онлайн-ресурсам и поддержке сотрудники могут решать свои проблемы в своем собственном темпе, не расстраиваясь из-за того, что рядом никого нет.
7. Используйте современные инструменты и технологии
К счастью, развитие технологий никогда не прекращается. Сегодня у вас есть множество инструментов, которые помогут вам создать отличную систему для гибридной работы. Когда речь заходит о дистанционном взаимодействии, инструменты онлайн-сотрудничества помогают свести к минимуму влияние физического расстояния между удаленными сотрудниками. Например, вместо того, чтобы представлять рабочий процесс в письменном виде, гораздо эффективнее и интерактивнее записать видео с пошаговым объяснением.
Что касается работы в офисе, то технологии для гибкого офиса, такие как экосистема умного офиса Anima, позволяют сотрудникам согласовывать свое расписание с расписаниями коллег и соответственно бронировать рабочие места. Допустим, Елена только что присоединилась к команде. Она может воспользоваться нашей картой офиса, чтобы узнать, когда ее коллега по работе будет в офисе на следующей неделе, а также забронировать рабочий стол на этот день. Они могут даже выбрать рабочие места рядом друг с другом, чтобы проводить больше времени вместе, благодаря планировке офиса!
Шпаргалка для создания успешного процесса гибридного онбординга
Чтобы помочь вам начать, вот шпаргалка с основными рекомендациями, которые следует помнить при создании программы онбординга для вашего гибридного офиса:
- Разработайте этап предварительной подготовки к онбордингу;
- Обучайте менеджеров и подчеркивайте их роль;
- Попросите менеджеров регулярно планировать индивидуальные встречи;
- Предоставляйте синхронные и асинхронные учебные материалы;
- Знакомьте новых членов команды с их коллегами;
- Организуйте корпоративные мероприятия, чтобы растопить лед и наладить контакт;
- Почаще уточняйте у новых сотрудников, не нужно ли им чего-нибудь;
- Будьте откровенны с новыми сотрудниками с самого начала;
- Привлекайте их к участию в важных совещаниях и принятии решений;
- Используйте технологии в качестве союзника.
Мы надеемся, что эта статья помогла вам лучше понять, что означает онбординг в гибридной среде. Проблемы, упомянутые в статье, являются наиболее распространенными с тех пор, как появились гибкие условия работы. Однако помните, что все люди разные. Для разработки успешной программы адаптации необходим индивидуальный подход, ориентированный прежде всего на людей. К счастью, разработка эффективных технологий поможет вам улучшить этот важный этап в работе ваших сотрудников.
Вы ищете удобное решение, которое поможет вам управлять вашим гибким офисом?
Запишитесь на демонстрацию экосистемы “умного офиса” Anima и узнайте, как повысить эффективность бизнес-процессов