Почему важна комплексность в автоматизации бизнес-процессов, мы рассказывали в статье «Полный привод к успеху: почему в автоматизации автомастерских важна комплексность?». Сегодня поговорим, насколько важна системность при выборе программных продуктов для автоматизации.
Программы для автоматизации автомастерских: я его слепила из того, что было
Когда находишься в самом начале длинной дороги под названием «собственный бизнес», мысли о каком-то там комплексном подходе к автоматизации волнуют меньше всего. Жизнь крутится вокруг аренды, закупки оборудования, поиска клиентов и профессиональных сотрудников.
Как приобретаются первые программы для автоматизации? Чаще всего владелец действует по принципу «вижу цель – не вижу препятствий». Нужна программа для фиксации звонков и работы с клиентами? Покупаем CRM. Кстати сказать, очень правильное решение. Как ищется эта система? Чаще всего через сарафанное радио (сотрудники или знакомые говорят, что у конкурентов установлена определенная программа), реже директор либо самостоятельно ищет в интернете, либо ставит задачу подчиненным. Причем, задача звучит примерно так: «Найди пару штук простых, с хорошими отзывами, и чтобы цена не кусалась. Потом я выберу».
Сотрудник находит, директор выбирает, программа покупается. И внедряется. А через какое-то время приходит понимание, что она стала таким «чемоданом без ручки». И отказаться нельзя, поскольку там накоплено много информации, но и использовать эту информацию полноценно не получится: выясняется, что наладить обмен данными между CRM и, например, программой для автоматизации бизнес-процессов автосервиса невозможно. Они не просто «не дружат» между собой, они «не видят» друг друга. Приходится налаживать взаимодействие между ними через так называемые «костыли», которые, как известно, штука ненадежная.
Ситуация, когда работа компании автоматизирована на базе нескольких программных продуктов от разных производителей, в ИТ называется «информационный зоопарк», где «каждой твари по паре». И заставить этот «зоопарк» жить по единым правилам – задача очень нетривиальная.
Чем опасен информационный «зоопарк»?
1. Потеря информации.
Информация – самый дорогостоящий актив любого автосервиса и в целом любого бизнеса. Данные клиентов, информация о загрузке сотрудников, наличии или отсутствии запасных частей, зарплатах и премиях – все это может храниться в разных программных продуктах. Главное, чтобы все эти данные могли без проблем перемещаться между ними при необходимости, как циркулирует кровь, обеспечивая жизнедеятельность любого здорового организма.
Но если CRM-систему разрабатывал знакомый «умелец», бухгалтерия автоматизирована на базе 1С, а для автоматизации наряд-заказа используется Excel, с высокой долей вероятности построить «шлюзы», по которым данные должны поступать, например, из CRM в учетную систему, сложно и дорого. Иногда настолько, что можно считать задачу невыполнимой при имеющихся скудных ресурсах. И часть очень важных данных выпадает из бизнес-процессов, либо их придется повторно вносить вручную. А это дополнительное время и ошибки (человеческий фактор никто не отменял).
Построенная на основе неполных данных отчетность не позволит видеть точную картину работа автомастерской и принять оперативные и грамотные решения в случае надвигающихся проблем.
2. Сложности с поддержкой.
Если вы используете три программных продукта от разных производителей, то в случае возникновения вопросов нужно обращаться в три разных службы поддержки. У каждой из них свой алгоритм оказания услуг и график работы, которые нужно либо держать в памяти, либо где-то записывать. А если программа «самописная», то о помощи в случае возникновения проблем и говорить не приходится.
Кстати, еще один момент: перенастройка одной из программ может «сломать» тот самый «костыль», который позволяет худо-бедно осуществлять обмен данными между продуктами. Поэтому лучше повесить табличку «Не дышать!» и постараться не затронуть ни одну запятую, точку или скобку программного кода.
3. Сложности с обновлениями.
Информационные системы – часть бизнеса. Поэтому в них должны быть отражены и законодательные изменения, которые происходят. Например, CRM-системы должны учитывать требования Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ. Разработчики вашей CRM-системы следят за этим? В преддверии вступления в силу многочисленных нововведений в Налоговый кодекс специалисты фирмы 1С вносят существенные изменения в бухгалтерские программы, чтобы финансовые документы и отчетность соответствовали новым требованиям.
Пользователи лицензионных (подчеркиваем этот термин!) программ 1С не заметят работ по адаптации программных продуктов под новые требования, потому что проводятся они централизовано и в нерабочее время. Вы знаете, как будут обновляться другие программные продукты, которыми пользуется ваш автосервис? Это важно, иначе можно запросто попасть на штрафы со стороны контролирующих органов.
Что получаем в сухом остатке?
Информационный «зоопарк» - штука не такая безобидная, как может показаться на первый взгляд. Поэтому прежде, чем приобретать новую программу, поинтересуйтесь, можно ли ее интегрировать с уже работающим в автомастерской программным обеспечением? А лучше покупать сервисы, которые закрывают основные потребности автомастерской. Например, сервис Nexstar, в который входят программы «1С:Автосервис», «1С:Бухгалтерия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Причем, заплатив только за одного пользователя, получите доступ ко всем трем программам.
Ставьте лайки, задавайте вопросы и подписывайтесь на наш канал! Мы плохого не посоветуем! :-)