Датой делового письма считают дату его подписания. В русских письмах дата письма ставится в верхнем углу слева, в английских и немецких — в верхнем углу справа под шапкой письма. В английских и немецких письмах принят такой же порядок обозначения даты, как и в русских, т.е.:
рус., нем., англ. - число/месяц/год
В американских письмах обозначение месяца предшествует числу:
амер. - месяц/число/год
В русском языке дата полностью обозначается цифрами:
15.ХI.20...
в американских и английских письмах месяц всегда пишется буквами и полностью:
англ. 15. November, 20...
амер. November 15, 20…
Запятая в обозначении даты ставится только перед годом, причем в современном языке наблюдается тенденция опускать запятую и перед годом. Кроме того, в современных письмах не принято обозначать в датах порядковые числительные с помощью окончаний, т. е. следует писать:
1 January вместо 1st January
2 January вместо 2nd January
3 January вместо 3rd January
4 January вместо 4th January и т.д.
В немецких письмах число и месяц разделяются точкой, причем месяц может обозначаться как буквами, так и цифрами:
нем.
15. VII 20...
15. Juli 20...
рус. 15.VII.20…
англ. 15. Juli, 20…
амер. Juli 15, 20…
Индекс письма
Слева под шапкой письма часто дается ссылка на индекс письма, в которой обычно указываются инициалы исполнителя и индекс структурного подразделения фирмы, а также другая информация. Под индексом исходящего письма может быть дана ссылка на индекс письма, на которое дается ответ (входящего письма):
англ.
Our Ref. (reference) Unser Zeichen Vsd. KS/UH
PJM/MMH/112/530 Ihr Zeichen ZKT/Fu B 3263
Your Ref. PJC/ED/4384
нем.
Unser Zeichen Vsd. KS/UH
Ihr Zeichen ZKT/Fu B 3263