Коммерческое предложение — это первое впечатление о перевозчике, а его, как известно, нельзя произвести дважды. Грамотно составленное письмо может как положить начало долгосрочному сотрудничеству, так и отправить транспортную компанию в черный список на неопределенное время. В новой статье разобрались, о чем заявлять в коммерческом предложении, где искать информацию о потенциальных клиентах и какой формат коммуникации выбрать для разных задач транспортных компаний.
Что такое коммерческое предложение
Коммерческое предложение — это документ, изучив который потенциальный клиент может принять решение о сотрудничестве с транспортной компанией. Он содержит:
→ краткую презентацию компании: где находится, сколько сцепок в парке, какой объем может осилить, как давно существует на рынке;
→ перечень услуг и прайс-лист;
→ уникальное торговое предложение — то, что отличает компанию от конкурентов.
Коммерческие предложения принято делить на два типа: «холодные» и «горячие». «Холодное» коммерческое предложение отправляют на почту без предварительного разговора с клиентом — как правило, это самый первый контакт. «Горячим» называют предложение, которое готовят после уточнения задачи в рамках встречи с руководителем отдела логистики или отдела сбыта на стороне клиента.
Коммерческое предложение можно считать эффективным, если после его изучения клиент идет на следующий контакт: соглашается подписать договор и начать работу после «горячего» коммерческого предложения или просит связаться с ним, чтобы обсудить условия сотрудничества, после «холодного».
Шаг #1: изучите информацию о компании
Прежде чем составить и направить коммерческое предложение любого типа, нужно собрать информацию о компании, которой оно адресовано. Задача этого этапа — выявить потребность клиента, чтобы в коммерческом предложении сразу подсветить актуальные для него услуги.
Проверьте официальный сайт компании — там можно узнать, является компания производителем или просто продает чужую продукцию, насколько она крупная, где находится территориально. Если на сайте указаны адреса филиалов и заводов, можно сделать вывод об основных направлениях перевозок. Скорее всего, на заводы везут сырье, а в филиалы — готовую продукцию. Следовательно, с большой долей вероятности грузы будут перемещаться между этими адресами.
Разберем на примере
Допустим, вы хотите заключить договор с компанией «Металл Профиль». На официальном сайте написано, что компания производит сэндвич-панели, металлочерепицу, профлист — для перевозки такого товара подойдут тентованные и открытые полуприцепы. Если ваш автопарк подходит для таких перевозок, вы продолжаете сбор информации и выясняете, что у компании 18 заводов в России. Вы выбираете свой регион, к примеру, Свердловскую область — и видите, что в этом регионе завод «Металл Профиль» находится в городе Верхняя Пышма. Скорее всего, грузиться машины будут именно там.
Вторым шагом проанализируйте заявки на ATI.su. Настройте поиск грузов из условной Верхней Пышмы и понаблюдайте за выдачей в течение нескольких дней. По итогу анализа вы увидите, какие направления наиболее востребованы для перевозки товаров нужного типа — и сможете установить конкурентную цену.
Поговорите с водителями. Дальнобойщики постоянно делятся друг с другом информацией о местах загрузки. Попробуйте узнать у них, куда и когда уезжают грузы с интересующего вас завода, не затягивается ли загрузка и с какими трудностями сталкиваются другие перевозчики в рамках работы с этой компанией.
Когда вы составили общее представление о компании и наметили, с каким из филиалов вам удобнее начать сотрудничество — свяжитесь с клиентом и назначьте встречу для уточнения деталей. Идеальный вариант: найти прямой контакт логиста или руководитель отдела сбыта — так шансы на установочную встречу кратно вырастут. На звонки по общему телефону с сайта, как правило, отвечает секретарь — скорее всего, он сразу перенаправит вас на почту, и договориться о звонке не получится. Тогда придется готовить «холодное» коммерческое предложения.
Если же попытка связаться с логистом напрямую увенчалась успехом, и вам удалось назначить встречу, заранее подготовьте список вопросов. В рамках разговора важно выяснить:
- что конкретно нужно доставить: например, сэндвич-панели и металлический профиль;
- способ погрузки: задняя, боковая или верхняя с полной растентовкой;
- какой тип полуприцепа понадобится: тентованный, цельнометаллический, открытый, рефрижератор;
- по каким маршрутам чаще всего перевозят груз;
- как проводят расчеты;
- работает ли компания с НДС;
- страхует клиент свои грузы самостоятельно;
- есть ли сейчас какие-то проблемы или затруднения в логистике: например, машины постоянно опаздывают на погрузку к назначенному времени.
Шаг #2: соберите фактуру для коммерческого предложения
На основе ответов клиента и той информации, которую вы нашли самостоятельно, вы можете предложить грузоотправителю условия сотрудничества, выгодные и ему, и вам. Индивидуальное предложение послужит зацепкой, которая заинтересует клиента и убедит его перейти к следующему шагу — заключению договора с вашей компанией. Например, для грузоотправителя, который отгружает 24/7, хорошим предложением станет круглосуточное обслуживание. Если же головная боль клиента — страхование груза, можно взять эту обязанность на себя и вшить расходы на страховку в стоимость перевозки.
Важно, чтобы коммерческое предложение не было слишком длинным и расплывчатым, но в то же время содержало максимум информации. Рекомендуем включить в коммерческое предложение следующие блоки:
- Краткая информацию о компании: опыт работы в сфере транспортных услуг, размер автопарка, список филиалов, ссылки на сайт и социальные сети.
- Цены по актуальным для клиента направлениям.
- Крупные клиентов, с которыми ваша транспортная компания уже сотрудничает. Здесь хорошо указать либо крупные и узнаваемые компании (например, «Лукойл» или «Мираторг»), либо фирмы, работающие в той же сфере, что и потенциальный клиент.
- Дополнительные услуги, которые вы можете предложить: например, страхование грузов.
- Ваши преимущества перед другими компаниями.
- Технические моменты: зарегистрированы ли вы на тендерных площадках, подключены ли к ЭДО и готовы ли работать с отсрочкой платежа;
- Контактные данные для дальнейшего взаимодействия.
Придерживайтесь этих блоков и при составлении «холодного» коммерческого предложения, и при подготовке «горячего». В «горячем» допускается расширить один из блоков, чтобы дать подробные ответы на вопросы, которые клиент задал в предварительном разговоре.
Шаг #3: определитесь с форматом
Чаще всего используют документ в текстовам формате: word, txt или гуглдок. В нем — краткая презентация компании, цены на нужные клиенту направления и индивидуальное предложение. Плюс такого формата в его краткости: в файле невозможно запутаться, его легко распечатать и сравнить с другими предложениями. Подходит и для «холодного», и для «горячего» коммерческого предложения.
Таблица с ценами на перевозки подходит для «горячего» коммерческого предложения . Если клиент просит рассчитать цены на двадцать и более направлений — соберите расчеты в таблицу, а информацию о компании и ваши предложения отправьте письмом или отдельным файлом в word или в pdf-формате.
Простое письмо без вложений подойдет, когда в предварительном разговоре с клиентом вы уже договорились о сотрудничестве, а в письме планируете закрепить эти договоренности. Здесь важно указать вашу контактную информацию, чтобы клиент знал, к кому обращаться, чтобы запустить процесс заключения договора.
Если вы оформляете коммерческое предложение в формате файла, обязательно приложите к нему сопроводительное письмо. В теле письма нужно напомнить, кто вы и кратко сообщить, что конкретно увидит клиент, если откроет вложение. В тексте письма можно сразу обозначить какое-то интересное предложение, чтобы зацепить внимание клиента и простимулировать его открыть основной документ.
Сопроводительное письмо может выглядеть так:
Иногда можно обойтись без коммерческого предложения
Если у клиента есть наболевшая проблема, а ваша компания способна ее решить — он сразу готов начать сотрудничать. Например, если при первом разговоре клиент говорит, что у него прямо сейчас есть срочная заявка на вывоз груза по маршруту Москва-Тюмень, называет свою цену и предлагает отправиться в рейс.
В такой ситуации обмениваться сообщениями по почте нерационально — важнее быстро дать ответ клиенту. Если вы сразу готовы предоставить транспорт, можно перепрыгнуть через этап обмена сообщениями, быстро заключить типовой договор и показать себя в деле, а детали сотрудничества оформить позже дополнительным соглашением к договору.
Шаг #4: договоритесь о следующем контакте и соберите обратную связь
Отправьте коммерческое предложение на почту человеку, с которым контактировали ранее. Если до этого вы общались только с секретарем, пишите на общую почту, но держите в уме, что письмо может потеряться в потоке других предложений. Если спустя 2-3 дня после отправления «холодного» коммерческого предложения вы так и не получили ответ, вежливо напомните о себе.
В день отправки коммерческого предложения свяжитесь с клиентом по телефону и уточните, когда он сможет посмотреть документ. Желательно сразу договориться о следующем звонке — таким образом, вы получите ответ в обозначенный срок с большей вероятностью.
Если в итоге клиент отказался от сотрудничества, уточните причину отказа. Возможно, на данный момент у него укомплектован парк перевозчиков, и проблем с доставкой грузов нет — в таком случае можно не отказываться от дальнейшей коммуникации, а спустя несколько месяцев попробовать пообщаться с клиентом снова.
Обобщим: как подготовить эффективное коммерческое предложение
- Соберите как можно больше информации о будущем клиенте из разных источников
- По возможности договоритесь о предварительной встрече с потенциальным клиентом, чтобы выявить потребность и задать дополнительные вопросы
- Проанализируйте информацию, нащупайте главную боль клиента и предложите ему решение. Обозначьте конкурентные преимущества и выгоды от сотрудничества с вами
- Кратко и структурно опишите свои услуги и укажите цены по актуальным для клиента направлении
- Определитесь с форматом: письмо без вложений, письмо с краткой презентацией компании или письмо с презентацией и таблицей. Если же вы видите, что клиенту срочно нужна помощь, лучше отказаться от долгих переписок и сразу показать себя в деле
- Отправьте предложение и уточните у клиента, когда он будет готов дать обратную связь