Microsoft OneNote часто воспринимается как инструмент для ведения заметок или организации информации, но он также может служить мощным приложением для списка дел. С правильным подходом OneNote может стать многофункциональным решением для управления задачами и поддержания организованности.
1 Используйте ярлыки для упрощения создания списков дел
Метка списка дел добавляет флажок рядом с заметкой. Вы можете использовать ее, чтобы отмечать незавершенные задачи и создавать список дел, например, поручения и повседневные задачи, которые нужно выполнить. Как только вы завершите задачи, отмечайте их. Процесс простой, а при использовании сочетаний клавиш он становится еще легче.
Выделите заметку или текст заметки и нажмите Ctrl + 1, чтобы добавить флажок (Command + 1 на Mac). Вы можете добавлять ярлыки в свой список дел, чтобы отмечать важные элементы в заметке, добавлять контекстную информацию для ясности и легко находить эти задачи при поиске. Например, нажмите Ctrl + 2/Command + 2, чтобы добавить звездочку, и Ctrl + 3/Command + 3, чтобы добавить вопросительный знак.
Также возможно контролировать иерархию списка и создавать подзадачи. Например, если вы работаете над сложным проектом, вам могут понадобиться подсписки менее значительных задач, которые нужно отметить перед завершением всего проекта. Просто нажмите клавишу Tab, чтобы создать подзадачу ; чтобы переместить задачи вверх или вниз в вашем списке дел, нажмите Alt + Shift + Up или Down Arrow.
2 Закрепите OneNote для лучшего управления списком дел
В OneNote стандартный вид отлично подходит для ведения заметок, добавления изображений, таблиц и многого другого. Если вы создаете список дел, этот вид не использует пространство на экране эффективно, и вы можете потерять концентрацию.
Закрепление — одна из малоизвестных, но полезных функций OneNote, которая вам понравится. Вы можете закрепить окно OneNote так, чтобы оно находилось сверху всех остальных приложений. Нажмите на вкладку Вид и выберите Закрепить на рабочем столе.
Эта функция доступна только для версии LTSC OneNote.
Когда вы работаете над задачей в другом приложении, вы можете быстро перемещаться между двумя открытыми окнами, копировать и вставлять ссылки на ваши задачи и многое другое.
В качестве альтернативы вы можете использовать пользовательский ярлык рабочего стола, чтобы запускать OneNote в закрпленном режиме напрямую. Просто добавьте “/docked” к “ONENOTE.EXE.” Путь будет выглядеть так:
В зависимости от диска и папки, где установлен Microsoft Office 2016, вам может потребоваться изменить путь. Это может не совпадать с вашим путем.
3 Встраивайте свои файлы в OneNote
Когда вы работаете над проектом, легко потерять из виду, что именно нужно завершить или вспомнить для завершения проекта. Вместо того чтобы дублировать такую информацию в нескольких местах, вы можете перенести материал непосредственно в OneNote.
В приложении OneNote для Windows поместите курсор рядом с задачей. Затем нажмите Вставить > ; Файл. В появившемся диалоговом окне выберите, хотите ли вы вставить файл как вложение или загрузить его в OneDrive, а затем вставить в OneNote в виде ссылки.
4 Создайте Канбан-доску в OneNote
Если вы пытаетесь справиться с множеством задач и у вас возникают трудности с их приоритезацией, метод Канбан может вам подойти ; это один из лучших японских методов повышения продуктивности. Вы можете разбить сложные задачи на более мелкие шаги и визуально их организовать; это помогает вам понять прогресс выполнения задачи и выявить возможности для улучшения.
Для более комплексных проектов я рекомендую создать Канбан-доску в Trello и других инструментах управления проектами, таких как Asana и monday.com. В отличие от OneNote, вы не столкнетесь с такой большой ручной работой и сможете создать всё гораздо быстрее.
5 Создайте главный список дел в OneNote
Когда вы пометите много элементов на страницах OneNote, вам захочется использовать функцию Поиск тегов, чтобы получить обзор вашего списка дел. Нажмите на вкладку Главная и выберите Найти теги. Созданная страница «Сводка тегов» содержит все теги, указанные в панели задач Сводка тегов.
Если вы хотите узнать, какие задачи остались, отметьте Показать только незавершенные элементы. Для определенных разделов, блокнотов или всех блокнотов нажмите стрелку раскрывающегося меню Поиск и выберите, где вы хотите искать теги.
6 Добавьте больше контекста в ваш список дел
Контекст — это определенный набор условий, характеризующий ситуацию, в которой вы выполняете задачу. Когда вы добавляете контекст, это помогает вам лучше настроить ресурсы и направление ваших усилий, минимизируя неэффективность или возможные ошибки. OneNote позволяет добавлять контекст несколькими способами:
Связывайте ваши страницы
Так же, как вы можете организовать свои заметки с помощью обратных ссылок, вы можете добавить больше контекста, связав важные страницы в вашем списке дел OneNote. Для этого просто создайте страницы или свяжите существующие.
2. Установите как «Запомнить на потом»
Один из самых простых способов убедиться, что вы не забудете что-то в вашем списке дел — это отметить это как Запомнить на потом. Это выделит пункты списка дел, которые необходимо будет проверить позже.
Просто выберите вкладку Главная, выделите текст и нажмите Запомнить на потом.
7 Попробуйте матрицу Эйзенхауэра
Если вы хотите определить, какие задачи следует приоритизировать, вам стоит подготовить списки дел, используя матрицу Эйзенхауэра. Это один из многих основных методов повышения продуктивности, которые стоит знать. Матрица Эйзенхауэра делится на четыре секции:
Самый простой способ внедрить матрицу Эйзенхауэра в OneNote — создать простую таблицу:
Не беспокойтесь, если таблица вначале выглядит маленькой ; она расширится по мере ввода данных!
Мы часто увлекаемся системами повышения продуктивности и обещающими функциями некоторых приложений для списков дел. Управление задачами может стать чрезмерной активностью и оправданием для прокрастинации, если быть не осторожным, поэтому стоит сохранять простоту. Хотя OneNote не имеет функций управления задачами, это по-прежнему мощный инструмент. Вы можете адаптировать его под свои нужды, чтобы он стал идеальным приложением для списка дел.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
