Быстрые ссылки
Одна из основных проблем, с которой сталкиваются люди при использовании Microsoft Word, заключается в том, как программа управляет форматированием. Порой кажется, что у программы есть свой ум! Однако многие из этих раздражений можно решить, отображая невидимые символы.
Что такое невидимый символ?
Невидимый символ – это форматирующий знак, который определяет, как будет выглядеть ваш документ. Как следует из названия, невидимые символы существуют только для поддержки вашего отображения на экране и не появляются в печатных версиях вашей работы.
Вот некоторые из самых распространенных невидимых символов:
Невидимый символ
Что он обозначает
Горячая клавиша
·
Пробел
Пробел
→
Табуляция (до следующей остановки на линейке)
Tab
¶
Конец абзаца
Enter
↵
Перенос строки в том же абзаце
Shift+Enter
°
Неразрывный пробел (сохраняющий два слова рядом)
Ctrl+Shift+Space
---Разрыв страницы---
Разрыв страницы
Ctrl+Enter
===Разрыв раздела===
Разрыв раздела (например, разрыв следующего раздела)
Alt > P > B > N (разрыв следующего раздела)
Также есть некоторые специальные символы, которые появляются в таблицах, чтобы обозначить конец строки или некоторого содержимого в ячейке.
По умолчанию Word показывает эти символы только при нажатии на кнопку "Показать/Скрыть" (¶) на вкладке "Главная" на панели инструментов или при нажатии Ctrl+Shift+8. Щелкните ту же иконку (или используйте ту же комбинацию клавиш), чтобы снова скрыть их.
Также, чтобы постоянно отображать выбранные невидимые символы, нажмите Файл > Параметры или нажмите Alt > F > T для открытия окна параметров Word. Затем нажмите "Отображение" в левом меню и установите или снимите галочки на форматирующих знаках в списке. Когда закончите, нажмите "ОК".
Я предпочитаю оставлять все эти параметры отключенными, чтобы иметь возможность включать и отключать их через иконку ¶ на вкладке "Главная". В конце концов, иногда они могут мешать!
Выявление раздражающих проблем с форматированием
Поскольку невидимые символы показывают элементы в документе Word, которые обычно скрыты, такие как пробелы, переносы строк, разрывы абзацев и табуляции, они позволяют увидеть его "скелетную" структуру.
В результате вы можете определить части вашей работы, где проблемы с расстоянием, выравниванием, разрывами страниц и другими элементами вызывают трудности, которые без видимых невидимых символов было бы невозможно увидеть (и, таким образом, это вызывало бы большое раздражение).
Например, слова в первой строке этого документа разделены необычно большими пробелами.
Когда я включаю невидимые символы, я вижу, что это форматирование вызвано тем, что перенос строки установлен после точки, и поскольку выравнивание текста выравнено по ширине, это заставляет слова в этой строке заполнять всю ширину страницы.
Таким образом, я могу удалить этот перенос строки и заменить его пробелом или абзацем, чтобы исправить эту проблему.
Вместо того чтобы тратить время на попытки диагностировать причины проблем с форматированием визуально, вы можете увидеть проблемы с первого взгляда, включив невидимые символы всего одним щелчком.
Оптимизация совместной работы
Если вы создали свой собственный документ с нуля, в который каждое слово, разрыв, пробел и абзац добавлены вами, вы скорее всего понимаете, как работа была собрана.
Однако, если вы сотрудничаете с другими в документе в реальном времени или добавляете информацию в документ, который вам был отправлен, хорошо иметь привычку включать невидимые символы. Это будет означать, что вы сможете убедиться, что все следуют стилевому руководству или, по крайней мере, используют одни и те же "правила" форматирования.
Например, они нажимают Enter дважды в конце каждого абзаца, или документ настроен на добавление определённого размера пробела после каждого абзаца автоматически? Люди используют нереальные пробелы между числами и словами в дате (чтобы предотвратить их разделение на две строки), или они используют обычные пробелы?
Включение невидимых символов в совместных ситуациях (и побуждение других делать то же самое!) может помочь избежать различий в подходах, что означает, что вам (и другим) не придется потом возвращаться и редактировать свою работу.
Обеспечение постоянства форматирования
Оставаясь в теме постоянства, давайте посмотрим на этот пример, где первая строка каждого абзаца имеет отступ.
Хотя два абзаца выглядят последовательно, методы достижения этих отступов различаются. В первом абзаце добавлена группа пробелов, в то время как во втором был нажат ключ Tab. Это можно увидеть только при включении невидимых символов.
Почему это важно? Если я увеличу размер шрифта документа, отступ, созданный с помощью Tab, останется прежним, хотя отступ, созданный пробелами, изменится, так как размеры пробелов меняются с размером шрифта. Это означает, что у меня будут непостоянные отступы.
Таким образом, включение невидимых символов позволяет мне выявить и, что важно, исправить непостоянства на ранней стадии.
Внесение точных правок
Итак, вы закончили написание своей диссертации на пятьдесят страниц, и вы готовы сдать её своему преподавателю. Даже если ваш документ ведет себя и отображается так, как вы ожидаете, полезно убедиться, что он аккуратно и профессионально оформлен.
В этом примере в конце первого заголовка есть два ненужных пробела, которые можно легко идентифицировать, только если включены невидимые символы.
Здесь лишние маркеры абзаца в конце документа переходят на следующую страницу, в результате чего получается бесполезная пустая страница, которая только повлияет на то, как документ печатается. Кроме того, если я сохраню документ в формате PDF, эта пустая страница будет прикреплена к концу моего файла.
Поскольку я заметил эти лишние символы, я могу удалить их из своего документа, а значит, устраняя необходимость в том, чтобы мой принтер печатал пустую страницу.
Кроме того, редактирование вашего документа с активированными невидимыми символами может помочь вам сократить количество символов, если вам необходимо придерживаться ограничений, так как пробелы и табуляции учитываются при общем числе символов.
Помимо включения невидимых пробелов, существует множество других способов улучшить форматирование в Microsoft Word, таких как использование многоуровневых списков, добавление автоматического содержания и добавление интервалов после ваших абзацев.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете читать меня в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru
