Эта статья для руководителей и владельцев малого бизнеса. Она объясняет, из чего состоит система управления компанией, чтобы достичь целей и справиться с изменениями в экономике. Проще говоря, как сделать бизнес устойчивым и помочь ему выжить.
Статья посвящена модели системы управления организацией, которую я использую. Поскольку являюсь сторонником регулярного менеджмента, и эта модель основана на его принципах. За основу взяты модели AMS (Administrative Management System), 7S McKinsey & Company и Система корпоративного управления Александра Фридмана. Также учтена модель, которая используется для описания бизнес-архитектуры предприятия.🙂
Теперь разберёмся, из каких компонентов состоит верхний уровень системы управления организацией.
Компонент «Стратегия и цели»
Назначение: стратегическое планирование.
Ключевые задачи:
- Анализ внешней и внутренней среды организации.
- Определение долгосрочных целей и стратегических показателей.
- Разработка различных стратегий и высокоуровневых планов для достижения этих целей.
- Идентификация стратегических рисков и планирование работы с ними.
Компонент «Власть»
Назначение: обеспечение работы всех компонентов системы управления.
Власть в компании определяется способностью обеспечить выполнение всех требований к ведению бизнеса и препятствовать неправильному поведению сотрудников.
Власть может быть номинальной и реальной. В первом случае, при наличии права регулировки процессов и поведения сотрудников, нужные действия и результаты не обеспечиваются, во втором - обеспечиваются.
В этом компоненте осуществляется распределение власти, через определение и распределение полномочий между сотрудниками.
Компонент «Организационная структура»
Назначение: распределение бизнес функций на уровне структурных единиц и должностей.
В этом компоненте определяют, что и кем должно выполняться. При этом конфигурация организационной структуры, с учётом возможностей внешних подрядчиков, должна обеспечивать реализацию стратегии.
Для этого определяют какие функции должны выполняться для ведения бизнеса и какими задачами эти функции реализуются. Исходя из функций и задач определяются должности, необходимые для их выполнения. Далее осуществляется распределение должностей по структурным единицам для удобства управления.
В качестве шаблона можно использовать модель для малого бизнеса “Маркетинг-Продажи-Производство-Поставка-Обслуживание” или цепочку создания ценности, предложенную Майклом Портером.
Компонент «Бизнес-правила и измерения»
Назначение: определить и описать ключевые принципы и оптимальные подходы к выполнению бизнес-функций, а также способы выполнения повторяющихся задач.
Если организационная структура позволяет понимать, что и кем должно выполняться, то бизнес-правила отвечают на вопросы: “как и когда это должно происходить?”
К этому компоненту относятся индикативные и операционные показатели бизнес-процессов.
Компонент «Операционная система»
Назначение: формирование у сотрудников правильного отношения к работе - соблюдение интересов дела ради достижения целей организации.
Включает в себя ценности, принципы и правила поведения, которые разделяют и реализуют все сотрудники организации. Эти установки определяют поведение сотрудников там, где невозможен или нецелесообразен контроль.
Включает в себя модели поведения, определяющие:
- как выполнять работу и взаимодействовать с коллегами, клиентами, поставщиками и другими контрагентами;
- как управлять деятельностью и руководить подчинёнными.
Компонент «Управление сотрудниками»
Назначение: управление подчиненными с помощью применения управленческих компетенций.
Конкретный список задач и приоритеты для каждого подчинённого определяет его непосредственный руководитель. Результаты работы сотрудников во многом зависят от того, насколько профессионально их руководитель использует все управленческие компетенции. Большинство людей работает так, как ими управляют.
Этот компонент определяет методы применения управленческих компетенций и последовательность их изучения.
Компонент «Управление человеческими ресурсами»
Назначение: своевременное обеспечение организации нужным количеством сотрудников, соответствующих требованиям.
Ключевые задачи:
- Прогноз потребности в сотрудниках: специалистах и руководителях.
- Привлечение сотрудников с рынка труда или внутренний рекрутинг.
- Обеспечение развития сотрудников.
- Разработка системы материального стимулирования и мотивации для удержания сотрудников.
- Устранение зависимости от персонала.
В этом компоненте, на основании описания постоянных обязанностей, определяют оптимальные требования для каждой должности: набор компетенций и необходимые личностные качества. Это позволяет осуществлять правильный отбор и целенаправленное развитие сотрудников, а также создать справедливую систему материального вознаграждения и мотивации.
Компонент «Управление финансовыми ресурсами»
Назначение: своевременное обеспечение организации финансами, их распределение и формирование отчётности.
Ключевые задачи:
- Бюджетирование, учет, отчетность и финансовый анализ.
- Привлечение финансовых ресурсов.
- Управление денежными потоками и инвестициями.
Компонент «Управление информацией»
Назначение: обеспечение организации информационными технологиями, осуществляющими сбор, обработку, хранение и анализ данных, обмен данными, поддержка принятия решений и автоматизация процессов.
Включая решение задач:
- Ведение учёта и создание систем отчётности.
- Управление базами данных и базами знаний.
- Поддержка выполнения бизнес-процессов.
- Ведение электронного документооборота.
К этому компоненту относится описание маршрутов прохождения и согласования ключевой информации.
Заключение
В этой статье рассмотрены компоненты верхнего уровня системы управления организацией. Каждый компонент сам по себе является системой, состоящей из множества элементов. Все компоненты взаимосвязаны и взаимозависимы, поддерживают и опираются друг на друга.
Понимание назначения и правильная настройка компонентов системы управления помогут обеспечить устойчивость и выживаемость вашего бизнеса в условиях постоянно меняющейся ситуации в экономике.