Запрос клиента: Клиент работает как по модели FBO, так и по FBS со своего склада и нуждается в настройке рабочего места для сотрудников, чтобы эффективно управлять FBS на всех платформах.
План действий:
- Интервью с продавцом: Понимание бизнес-процесса отгрузки товара по схеме FBS.
- Определение возможностей роста: Использование TotalCRM для выявления возможных улучшений.
- Настройка TotalCRM: Создание аккаунтов и внедрение уведомлений для оповещения сотрудников о поступлении заказов.
- Обучение сотрудников: Проведение тренингов для сотрудников.
Ключевые данные от продавца:
- Имеется отдельный склад для торговли на маркетплейсах.
- Менеджер вручную обновляет остатки на маркетплейсах не реже одного раза в день, распределяя остатки склада по кабинетам согласно утвержденным приоритетам.
- Процесс обработки заказов включает:
- Мониторинг заказов на маркетплейсах.
- Создание документов реализации в 1С для поступивших заказов.
- Печать маркировки для заказов.
- Формирование списка отгрузки для склада.
- Передача заказа на склад для упаковки и наклеивания маркировки.
- Отправка заказов на склады маркетплейсов примерно через три дня после поступления заказа.
- Работает по FBS на таких платформах, как OZON и WB.
Предложенное решение от нашего специалиста:
- Подключение всех кабинетов к TotalCRM: Объединение всех учетных записей для упрощения управления.
- Заливка всех остатков ассортимента в TotalCRM: Настройка управления резервами.
- Интеграция TotalCRM с кабинетами маркетплейсов: Настройка рабочего места менеджеров маркетплейсов и складских сотрудников.
- Согласование форматов документов: Определение форматов, по которым сотрудники склада списывают товар.
- Интеграция с 1С продавца: Автоматическая выгрузка запасов и создание документов в 1С по поступившим заказам.
- Подключение DBS торговли: Интеграция с сторонними курьерскими службами.
Ход работ: Продавец предоставил API ключи от всех кабинетов. Специалисты TotalCRM загрузили справочники номенклатуры из всех кабинетов и произвели маппинг товара, объединив одинаковый товар из разных маркетплейсов в одну карточку товара в TotalCRM.
Далее было принято решение запустить промежуточное обновление остатков вручную через TotalCRM. Это позволило на этапе настройки обменов между TotalCRM и 1С продавца увеличить продажи за счет избавления от страховых запасов и распределения остатков по приоритетам между складами. Если на остатках есть 1 единица, то она доступна к заказу на всех кабинетах. При заказе этого товара в любом из магазинов TotalCRM автоматически ставит товар в резерв, и он становится недоступен для заказов из других кабинетов.
Настройка остатков была выполнена через Excel, так что сложностей не возникло:
Этот шаг привел к резкому увеличению заказов уже в первый месяц работы:
Так как обмен с 1С еще не был настроен, потребовалось настроить рабочее место менеджеров и складских сотрудников. Были разработаны статусы заказов, которые при переводе передавали данные в кабинеты маркетплейсов о этапах обработки заказов:
Новый заказ:
- На стороне продавца: заказ не обработан и не собран.
- На стороне TotalCRM: товар в резерве.
- На стороне маркетплейсов: заказ не обработан и не собран.
- На сборке:
- На стороне продавца: подготовлены документы в 1С, фактически товар не собран.
- На стороне TotalCRM: товар в резерве.
- На стороне маркетплейсов: заказ не обработан и не собран.
- На отгрузке:
- На стороне продавца: заказ передан на склад на сборку, получены наклейки для маркировки заказа.
- На стороне TotalCRM: переданы данные для изменения статуса у заказа на маркетплейсе, заказ добавлен в поставку для передачи в маркетплейс, для каждого кабинета формируется своя поставка.
- На стороне маркетплейсов: статус заказа переведен в «Ожидает отгрузки».
- Доставляется:
- На стороне продавца: заказ передан на отгрузку на склад маркетплейса.
- На стороне TotalCRM: поставка закрывается и создается новая для следующих заказов.
- На стороне маркетплейсов: у сотрудников появляется информация о том, что от этого продавца должны прийти следующие заказы, которые они могут принять и передать на доставку до клиента.
- Доставлены:
- На стороне продавца: ожидается перевод денег за заказ на расчетный счет.
- На стороне TotalCRM: формируются финансовые отчеты и отчеты по движению товара.
- На стороне маркетплейсов: заказ успешно выдан клиенту.
- Отменены:
- На стороне продавца: ожидается возврат товара на склад или перевод товара на склад FBO для дальнейшей торговли по другой модели.
- На стороне TotalCRM: формируются финансовые отчеты и отчеты по движению товара.
- На стороне маркетплейсов: заказ принят от клиента, деньги возвращены, товар отправляется либо обратно продавцу, либо поступает на склад FBO.
- Спорные:
- Проверочный статус. В него попадают заказы, которые по данным продавца отгружены, а по данным маркетплейса — не приняты.
В зависимости от статуса заказа сотрудники склада и офиса получили должностные инструкции по действиям.
Параллельно проводилась интеграция TotalCRM с 1С продавца:
- Автоматическая выгрузка складских запасов.
- Автоматическое создание документов в 1С по поступившим заказам.
Это позволило сократить срок сборки и отгрузки заказов с нескольких дней до нескольких часов.
После успешной настройки работы по FBS мы предложили настроить работу по DBS, подключив сторонние курьерские службы — СДЭК и Boxberry. Также было предложено настроить дропшипинг, добавив новый виртуальный склад в TotalCRM, загрузив в него остатки поставщика и настроив увеличенный срок сборки, чтобы продавец успел оформить заказ у поставщика, привезти его на склад и подготовить заказы к отгрузкам. Данная схема была включена в текущие бизнес-процессы по обработке заказов по схеме работы FBS.
Все эти настройки были выполнены менее чем за 2 месяца, что приятно удивило продавца:
Вывод: Без дополнительных вложений на товар и сотрудников наш клиент кратно увеличил сумму заказов и прибыль. Сотрудники автоматизировали рутинные процессы и получили дополнительное время для развития продаж. А TotalCRM получил еще одного довольного клиента.