Стоит ли использовать авансовые платежи и как это может сказаться на финансовой стабильности фирмы?
Декабрь – время авансов.
Это не только обычные предоплаты на следующий год или месяц, но и средства от продажи подарочных сертификатов. Это очень востребованная история в индустрии развлечений, красоты, спорта и пр.
Особенно подвержены зависимости от авансов бизнесы с длинным сроком закрытия сделки: IT-компании, строительные фирмы, юридические конторы. От предоплаты до сдачи работы могут пройти месяцы, а то и годы.
Получив аванс, возникает соблазн использовать полученные деньги на свое усмотрение.
Сегодня я решила уделить особое внимание этому вопросу и обсудить с вами тему, почему тратить «не свои» средства — плохая идея.
Что такое авансовые платежи? Это предоплата, которую клиент производит перед получением товара или услуги. С одной стороны, этот механизм может показаться удобным: он позволяет компании заранее получить средства, которые можно использовать для выполнения услуг, производства товаров в рамках заказа. Но также полученными, но не заработанными средствами можно закрыть иные текущие расходы.
Однако такой подход может привести к серьезным финансовым проблемам. Они начинаются, когда что-то идет не так: начинаются возвраты товаров или услуг, уходят клиенты, на которых рассчитывали, происходит удорожание в цепочке поставок и так далее. Доходы падают, расходы увеличиваются, аванс уже потрачен, «дыры» затыкаются новыми авансами, и бизнес попадает в зависимость от них.
Две критические причины, по которым не стоит тратить не заработанные средства:
1. Искажение финансовой картины
Использование авансовых платежей для закрытия текущих расходов может исказить реальное состояние финансов компании, иногда даже создать видимость финансового благополучия при убыточности. Это приводит к потере контроля над денежными потоками и чревато принятием неправильных управленческих решений.
2. Кассовый разрыв и увеличение долговой нагрузки
Игра с авансами нередко приводит к кассовым разрывам - ситуации, когда у компании есть обязательства, но недостаточно средств для их выполнения. Например, не хватает средств на выплату заработной платы или оплаты налогов, аренды. Это платежи с фиксированными сроками, которые нельзя сдвигать. Чтобы закрыть их и преодолеть кассовый разрыв, часто прибегают к кредитам – а это увеличению долговой нагрузки и рост процентных платежей.
Что делать, чтобы не попадать в такие ситуации?
Учитывайте проекты отдельно, и не сваливайте деньги на общий счет. Детализируйте учет по каждому проекту, выделяя основные расходы: закупку материалов, выплату зарплаты, оплату работ и так далее. Под каждый проект создайте отдельный фонд и храните аванс там, переводя его в оборотные средства полностью или частично только после предоставления услуг/выполнения работ полностью или поэтапно.
Но есть еще одна опция, которая может вам помочь. Это фондирование. Что это такое?
Все мы понимаем, что доход, который есть у компании, расходуется по определенным статьям расходов. Конечно, суммы не всегда одинаковые, но сами пункты расходов, как правило, всегда одни и те же. И чтобы грамотно спланировать все расходы и не потерять деньги, существует удобная схема планирования - фондирование. Почему стоит об этом задуматься? Потому что фондирование - это определенный кассовый метод, при котором вы можете раскладывать ваши средства, которые поступают на ваши счета.
Такая система дает возможность ваши расходы планировать, а уже потом тратить.
Что такое фондирование?
Деньги, которые зарабатывает компания, тратятся по нескольким статьям расходов. Эти статьи из месяца в месяц примерно одинаковые, хотя суммы по ним могут отличаться от периода к периоду.
Один из механизмов планирования расходов бизнеса – фондирование. В его основе кассовый метод: распределять поступающие средства по всем статьям, которые называются фондами, и дальше расходовать деньги из них. То есть вы точно не сможете потратить больше, чем вы заработали. В этом-то и есть фишка фондирования.
Как вы можете определить ваши расходы?
Первоначально вам нужно получить полный отчет о ваших расходах за несколько предыдущих месяцев. Таким образом вы получите полное понимание того, на что тратит деньги ваша компания. Здесь полный спектр ваших трат: от зарплатного фонда до расходов на маркетинг и рекламные кампании.
У вас, как у собственника, должен быть свой собственный фонд. Так вы сможете получать определенные проценты от тех поступлений, которые бывают у вашей компании на протяжении всего периода. Соответственно, когда вы видите полную картину ваших расходов, вы можете спрогнозировать ваши расходы на следующий период времени.
Далее вам нужно четко понимать, сколько процентов вы будете отчислять в каждый фонд. Допустим, 5% - вложения в маркетинг и продвижение, 3% - коммунальные платежи и т.п. Обязательно заведите себе резервный фонд, в который вы также будете отчислять проценты. Если будете делать все это в определенной, удобной для вас программе, то все недочеты увидите в ней сразу же, так что можно не переживать.
Желательно выстроить четкие границы фондирования.
Потому что чем длительнее период фондирования, тем большее количество средств накапливается в фондах. Когда ваш отчетный период по фондированию заканчивается, то фонды выходят в ноль, далее вы все начинаете заново.
Если вы понимаете, что в одном из фондов у вас больше денег, а в другом не хватает средств, в этом случае существует практика займов. Вы можете использовать деньги из переполненного фонда, но зафиксировать себе, что в него нужно будет эти средства вернуть.
Фондирование - это прекрасный способ четкого контроля денег компании. Здесь вы видите всё, что тратите и все, что получаете. Вы не сможете тратить больше, чем зарабатываете и уж точно не влезете в долги. Таким образом бизнес будет функционировать более продуктивно!
А вы знали об этом? Пишите в комментариях!
------------------------------
Благодарю вас за то, что читаете мой блог! Не забывайте на него подписываться!
А если вам нужна консультация финансового эксперта, то связаться со мной можно через Телеграмм. Я сразу же вам отвечу!