Продолжаем цикл статей, посвящённых автоматизации.
Благодаря предыдущим статьям мы подготовили и формализовали требования. Теперь необходимо выбрать исполнителя.
Тема важная, потому что от команды / компании, которую вы выберете, во многом будет зависеть успех вашего проекта.
Выбор компании
Портфолио – обратите внимание на период выполнения проектов, важно, чтобы проекты были "свежими".
Опыт – обратите внимание на резюме ключевых участников команды, на их сертификаты и в каких проектах они участвовали.
Статусы 1С – говорят о том, что у компании достаточно специалистов, требуемых для подтверждения статуса. Компания 1С следит за качеством франчайзи и статусами, подтверждает квалификацию сотрудников.
Обратите внимание на портфолио и опыт команды, а также комфортно ли вам взаимодействовать с представителями компании.
Если каких-то статусов нет, то это не повод отказываться от сотрудничества с компанией.
Формат коммерческого предложения
Задайте свой формат КП
- Цели проекта
- Задачи проекта
- Подход (технология исполнения)
- Функциональные и организационные рамки
- Этапы проекта с составом работ, результатом, зоны ответственности исполнителя и заказчика, стоимость, длительность, ресурсный план
- Ограничения и допущения. Это управление стоимостью
Задайте собственный формат коммерческого предложения, чтобы не просить каждую компанию что-то расшифровать, переделать или доработать.
Подход
- Технология исполнения – у компании 1С есть собственные технологии. Важно, чтобы исполнитель указал, какую технологию он планирует использовать. Это может быть комбинированная, гибкая. Не так важно какая именно, главное, чтобы технология была указана.
- Тиражирование. Например, сначала внедряем минимальный жизнеспособный продукт. В течение трёх месяцев его развиваем и дорабатываем. Потом тиражируем на оставшиеся подразделения и филиалы.
В КП должен описываться подход – как исполнитель видит выполнение проекта в целом.
Функциональные и организационные рамки
Детально рассмотрели в прошлых статьях. Здесь лишь отметим, что следует также указать, что не входит в функциональные и организационные рамки.
Этапы проекта
Любой проект состоит из этапов. У каждого этапа есть состав работ. Необходимо расписать все работы, которые в этом этапе будут выполняться. Например, обследование, анализ текущих регламентов, документов заказчика, базы заказчика, проведение интервью, написание и согласование протоколов, формирование отчёта об обследовании, согласование, корректировка. Эти задачи должны быть прописаны для каждого этапа.
Это важно для проверки стоимости и понимания исполнителя, что необходимо реализовать на том или ином этапе. Обязательно зафиксировать, что будет являться результатом этапа. Какой документ, настроена ли система, кем проверено, кем согласовано.
Определите зоны ответственности исполнителя и заказчика. Если зоны ответственности исполнителя понятны – он должен выполнять работы, то зоны ответственности заказчика часто не прописываются, а это важно. Например, настройка IT ландшафта на стороне заказчика, предоставление какой-то документации / материалов (для обучения, моделирования, любых других работ, предусмотренных в рамках этапа). Могут быть указаны сроки, например, в течение 5 рабочих дней.
Выглядит это немного жёстко, но с другой стороны, когда исполнитель говорит вам, что он сделает этап в течение, например, 3 месяцев, он подразумевает, что работы с вашей стороны будут выполнены не позже указанного периода.
Управление ожиданиями или управление стоимостью
Длительность. Может быть указана по разному. Дата начала / дата окончания. В количестве месяцев / рабочих дней. Могут указываться условия старта того или иного этапа.
Ресурсный план. Какое количество сотрудников исполнитель привлекает для выполнения этапа. Например, 2 аналитика с загрузкой 100%, функциональный архитектор с загрузкой 50%, руководитель проекта с загрузкой 30% и технический архитектор с загрузкой 10%.
Ограничения и допущения. Например, подразумевается исполнителем, что инструкции будут разработаны только на доработанный функционал. На типовой функционал системы инструкции разрабатываться не будут и нужно использовать сервис ИТС, либо инструкции пользователя, которые поставлялись вместе с коробкой. А может быть заказчик подразумевал, что инструкция будет подготовлена на весь объём, каждый бизнес-процесс и каждой должности, а исполнитель это не подразумевал. Это разный объём работ.
Исполнитель подразумевает, что всю нормализацию НСИ (контрагентов, спецификацию, номенклатуру) будет выполнять заказчик, а заказчик подразумевал, что это будет выполнять исполнитель. Это огромный пласт работ и опять же возникает неопределённость.
Методы проверки стоимости проекта
После того, как вы получили коммерческое предложение, поговорили с исполнителями, уточнили детали, определили ограничения, привели всё к какому-то единому пониманию, может получиться так, что один и тот же объём работ будет сильно отличаться по стоимости в разных компаниях.
Либо у исполнителя недостаточно опыта, чтобы оценить проект и стоимость явно занижена. Либо исполнитель имеет какой-то негативный опыт и он уже заложил какие-то риски, а у вас этих рисков нет и вы это знаете.
Как всё же оценить стоимость проекта? Вот 4 метода, которые мы рекомендуем использовать. Чтобы пользоваться этими методами, у вас уже должен быть какой-то опыт в области ИТ, проектов автоматизации и т.п. Если опыта совсем нет, то произвести оценку будет очень сложно.
Метод «Снизу вверх» – декомпозиция этапа по задачам
Проект разделён на этапы. Этапы декомпозированы на задачи. Вам остаётся оценить каждую задачу по часам. Суммируйте полученные часы и умножьте на часовую ставку исполнителя. Так вы получите финальную стоимость проекта.
Метод «Сверху вниз»
Когда мы не смотрим на декомпозицию задач, а смотрим на длительность (например, длительность этапа 3 месяца) и количество сотрудников со стороны исполнителя, которые в нём участвуют. Переводим это в часы, принимая во внимания процент загрузки каждого исполнителя. Умножаете на часовую ставку.
Разница между первым методом и текущим должна быть не более 10 – 15%. Если более, анализируйте, где упущение и в чём различие.
Метод «Оценка по аналогам»
Есть 2 важных нюанса, которые следует учитывать при использования метода.
- Когда аналогичный проект выполнялся. Если проект выполнялся, например, 4 года назад, то стоимость проекта следует увеличить, как минимум, на значение инфляции.
- Особенности, которые могут быть в проекте. Например, такая особенность, как интеграция с какой-то системой может увеличивать стоимость на 30%. Или вы знаете, что на вашем предприятии какой-то бизнес-процесс сложнее, чем у других.
Метод «PERT» (Project Evaluation and Review Technique)
Собираете 3 экспертов (рекомендуемое значение. Можно, как больше, так и меньше) и от каждого получаете 3 оценки:
- оптимистическое время (англ. optimistic time) Ot — «раньше не справлюсь точно, даже если повезет» (ни один риск не "выстрелит")
- пессимистическое время (англ. pessimistic time) Pt — «успею гарантированно, даже если все риски овеществятся»
- наиболее вероятное время (англ. most likely time) Mt — «скорее всего, успею».
Рассчитаем ожидаемое время (англ. expected time) Et:
Et = (0t + 4 + Mt + Pt) / 6
Отклонение PERT = (Pt – Ot) / 6
Опрашиваем трех экспертов (специалистов проектной команды, кто в состоянии сделать такой отчет), просим назвать свои оценки по длительности такого рода работы. Предположим, что были названы сроки: Ot = 8, Mt = 16 и Pt = 40 часов.
Таким образом, ожидаемое время Et по длительности составит (8 + 4×16 + 40) / 6 = 18,67 человеко-часа, а погрешность оценки PERT ± (40 — 8) / 6 = 5,33 часа.
Ставка часа
У разных исполнителей может сильно отличаться.
Можно сравнить высокую и низкую ставку с авиакомпанией.
При низкой ставке большой риск того, что при любом отклонении необходимо будет доплачивать. Так же, как и в случае с дешёвыми перелётами, где ваш багаж измеряют с точностью до сантиметра и при несоответствии с установленными ограничениями, необходимо будет производить доплату.
Когда появляются спорные моменты в проекте, то низкая ставка не сможет покрыть все трудозатраты на их урегулирование. При низкой ставке исполнителю будет крайне сложно пойти на уступки.
Высокая ставка – надёжность взаимодействия.
У компании 1С есть рекомендации по ставкам. Средняя ставка 4500 руб. / час.
И ещё пару слов об управлении проектом. Бывает так, когда заказчик считает, что управление проектом входит в стоимость ставки в час и некоторые исполнители действительно включают его в ставку. Но управление проектом – очень важная часть, которая должна оцениваться отдельно. Если управление проектом входит в ставку, то скорее всего управление будет номинальным и будет переложена на вас, либо не очень хорошего качества. Поэтому руководитель проекта всегда оценивается.
Нюансы исполнения проекта штатной командой
При оценке у некоторых заказчиков появляется желание собрать собственную команду и выполнять проект своими силами. Это нормальная практика и ничего критичного нет, но отметим некоторые нюансы работы штатной команды.
- Затраты на подбор команды
- Ожидание подбора всей команды
- Команда ещё не сработанная
- Риск увольнения сотрудника
- Трудно собрать команду с достаточными компетенциями (различными)
- Необходимость управления командой
- Что делать с командой после завершения проекта?
Когда в вашем штате есть свои сотрудники (аналитики, программисты) – это только плюс, даже если вы привлекаете сторонние организацию. Это улучшает коммуникацию
Выбор команды
- Интервью, опыт, портфолио с РП, ФА, ТА (ключевые сотрудники)
- Возможность закрепить команду за проектом (плюсы и обязательства заказчика)
- Комфортно ли общение на встречах? Но при условии, что вы знакомы с проектными технологиями
- Задавайте конкретные точечные вопросы для проверки и слушайте ответы, поймите компетенции. Ответы не должны быть общими
- Выделяется ли куратор проекта?
Баланс между стоимостью проекта, качеством и вашими потребностями
В конечном счёте необходимо выбрать ту команду, которая подходит под ваши потребности. Не нужно всегда гнаться за самыми лучшими, т.к. такие команды попросту могут быть вне рамок вашего бюджета.