Каждый финансовый директор или бухгалтер когда-либо сталкивался с тем, что работа с документами превращается в настоящий ад. Ручная обработка, потерянные файлы, ошибки в расчетах – знакомо? Все эти проблемы лишь ухудшают работу отдела и создают риски для бизнеса. Давайте разберемся, почему так происходит и что с этим можно сделать.
- Ручные процессы и риски ошибок
Когда мы говорим о ручных процессах, это, как правило, куча бумажек, которые постоянно приходится сортировать и вводить вручную в различные системы. Ошибки на каждом шагу, неточный расчет, потерянный документ – результат легко предсказуем: задержки, штрафы и неприятности с налоговыми органами. Кто-то может сказать, что это мелочи, но в финансовом документообороте – это, как правило, не мелочи, а большие проблемы.
- Проблемы с хранением и доступом к документам
Сколько раз вы сталкивались с тем, что документ терялся в архиве, или что нужно было найти именно тот договор, а его нигде нет? Это не редкость, особенно когда нужно быстро получить информацию. Хранение бумажных документов – это не только неудобно, но и рискованно. Сотрудники могут случайно потерять важный файл, и тогда вам нужно будет заново искать нужную информацию.
- Сложности с учетом и отчетностью
Как часто вы сталкиваетесь с тем, что из-за путаницы в документах или недочетов в учете отчетность готовится с опозданием? Или что важная информация просто не встала в нужное поле? Такие сложности съедают массу времени и нервов. Это тормозит работу и создает проблему с соблюдением сроков.
Автоматизация управления финансовыми документами
Что же с этим делать? Очевидный ответ – автоматизация. Никаких проблем с бумажками, потерянными документами или ошибками при расчете. Все можно настроить так, чтобы документы обрабатывались и хранились автоматически.
- Сокращение времени обработки документов
Представьте себе, что вам больше не нужно вручную сортировать и отправлять документы по инстанциям. Все это делает система, причем быстро и без ошибок. Это означает, что процессы ускоряются, и вам больше не нужно терять время на рутинные задачи.
- Снижение количества ошибок
Как бы вы не старались, ошибки случаются. Особенно когда работаешь с большим объемом данных. Автоматизация минимизирует человеческий фактор и снижает риск ошибок. Это значит, что ваши финансы будут в безопасности.
- Улучшение контроля
Когда процессы автоматизированы, можно настроить систему так, чтобы она сразу показывала вам все несоответствия и предупреждала о рисках. Это гарантирует, что вы всегда будете в курсе состояния дел.
Системы управления электронным документооборотом (СЭД)
А вот здесь на помощь приходят Системы управления электронным документооборотом (СЭД). Это не просто софт для обработки документов, а целая экосистема для управления всей документацией компании.
- Что такое СЭД?
Это системы, которые позволяют вам работать с документами полностью в цифровом формате: создавать, хранить, согласовывать и архивировать их. Зачем тратить время на бумагу, если можно автоматизировать всю работу?
- Преимущества СЭД для финансовых документов
Когда все документы находятся в одном месте и доступны в любое время, ваша работа становится значительно проще. СЭД помогает вам не только быстро найти нужные бумаги, но и сделать все процессы более прозрачными и безопасными. Система отслеживает, кто и когда работал с документом, а также позволяет настроить доступ только для нужных людей.
- Основные функции СЭД
СЭД позволяет не только хранить документы, но и в реальном времени контролировать их обработку и согласование. Зачем ждать, когда кто-то вернется из отпуска, чтобы подписать документ, если это можно сделать в системе? Это не только ускоряет процессы, но и повышает уровень безопасности.
Мы подробно рассказали о проблемах, с которыми сталкиваются компании, а также о том, как автоматизация и системы управления электронным документооборотом могут эти проблемы решить. Но что насчет инструментов, которые помогут вам контролировать все финансовые процессы в вашей компании?
Читайте об этом в нашей статье Проблема с финансовыми документами или возможность внедрить современное решение?