С развитием технологий и тотальной компьютеризации вопросы информационной безопасности становятся актуальными для всех сотрудников предприятия, в том числе для бухгалтеров. Важность этих вопросов возрастает, когда речь идет о защите как корпоративных данных, так и персональных данных сотрудников. И если раньше работа бухгалтеров была связана с рутинными бумажными отчетами и вычислениями, то сегодня она все больше зависит от надежных информационных систем и инструментов.
Упрощение работы: благодаря технологиям
Несмотря на растущие угрозы, современные технологии значительно облегчают работу бухгалтеров. Многие из них обслуживают сразу несколько организаций, что стало возможным благодаря упрощению законодательства в сфере бухгалтерии. В прошлом для заполнения отчетности требовалось много времени: бумаги приходилось заполнять вручную, а взаимодействие с налоговыми органами было крайне неудобным. В течение нескольких лет ситуация кардинально изменилась.
Теперь большинство отчетов подаются в электронном виде, а для оформления банковских платежей и налоговых деклараций не требуется выходить из дома. Такие возможности стали реальностью благодаря компьютеризации и активному использованию интернета.
Однако технологии имеют и свои недостатки.
Обратная сторона технологий: новые угрозы
Многочисленные данные, с которыми работает бухгалтер, можно разделить на две основные категории: информация о текущей деятельности организации (клиенты, контрагенты, финансовые потоки) и персональные данные сотрудников. В обоих случаях информация должна быть защищена от утечек и несанкционированного доступа.
Особенно важна защита данных первой категории, так как утечка или несанкционированное распространение может привести к серьезным финансовым и репутационным издержкам. В случае утечки информации первым под удар попадает бухгалтер, который работает с такими данными.
Однако часто бывает так, что даже руководители организаций уверены, что установка антивируса или внедрение базовых мер безопасности достаточно для защиты данных. Это большая ошибка. Проблемы с безопасностью часто остаются без должного внимания, и информация, которая должна быть защищена, оказывается под угрозой.
Персональные данные: «второстепенные», но крайне важные
Еще один важный аспект, о котором не все компании задумываются, – это защита персональных данных сотрудников. Многие работодатели по-прежнему недооценят важность соблюдения законодательства в этой области, считая, что персональные данные сотрудников – это незначительная информация, которая не представляет угрозы.
Персональные данные включают в себя такие данные, как имя, фамилия, дата рождения, адрес проживания и другие сведения, относящиеся к конкретному человеку. Важно понимать, что за нарушение законов о защите этих данных предусмотрены не только штрафы, но и уголовные санкции.
Кто отвечает за защиту данных?
По закону, каждая организация, которая обрабатывает персональные данные (в том числе о своих сотрудниках), обязана обеспечить их защиту. На организацию возлагаются обязательства по соблюдению всех требований закона «О персональных данных», а также назначение ответственных за безопасность этих данных.
К тому же, контроль за соблюдением законодательства осуществляет Роскомнадзор. Регулярные проверки и внеплановые инспекции становятся реальностью, и компании должны быть готовы к таким визитам. Проверки могут касаться как документов, подтверждающих правильность обработки данных, так и самих процессов – от хранения данных на бумажных носителях до использования специализированных программных комплексов.
Важность соблюдения норм и подготовленности
Для успешной работы компании в условиях современной экономики крайне важно внедрение надежных систем защиты данных. Это касается как информации о контрагентах и партнерах, так и персональных данных сотрудников. Организации должны грамотно подходить к защите своих информационных ресурсов, следить за соблюдением всех законодательных норм и всегда быть готовы к проверкам со стороны регулирующих органов.
В следующей части статьи мы расскажем о реальных последствиях для компании в случае нарушения этих обязательств и о том, как избежать серьезных штрафов и санкций за утечку данных.
