О компании
«КЕЙТЕРЕС ГРУПП» — это группа компаний, которая занимается организацией мультиформатных мероприятий под ключ. КЕЙТЕРИС ГРУПП предлагают полный цикл услуг: от разработки концепции до реализации. Каждый проект — это индивидуальный подход и забота о клиентах.
Вызовы и трудности
В компании не было выделенного специалиста по документообороту. Весь процесс — от составления договоров до расчёта смет — ложился на менеджеров проектов, был ручным и занимал огромное количество времени. Документы имели сложную структуру: нужно было учитывать локации, даты, скидки, тип клиента (физическое или юридическое лицо) и множество других факторов.
Основные проблемы:
- Длительное составление документов. Менеджеры тратили до 8 часов на подготовку одного договора.
- Ошибки. Из-за спешки допускались неточности, что увеличивало время на исправления.
- Устаревшие шаблоны. Менеджеры часто использовали старые версии документов, что создавало путаницу, а иногда и издержки
- Потеря клиентов. Пока конкуренты предлагали свои услуги быстрее, компания теряла заказы.
Поиск оптимального решения
Руководство компании провело исследование доступных на рынке инструментов. Сначала посмотрели различные CRM-системы, но они требовали значительных временных вложений на ведение сделок и работу с данными, поэтому от них отказались. Решили, что будут рассматривать только конструкторы документов, которые непосредственно закрывали бы проблемы документооборота. Все программы сравнивали по функциональным возможностям и цене. Также, важным критерием подбора решения была быстрая и качественная техническая поддержка. Самым функциональным и адекватным по стоимости оказался Комбинатор.
Что изменилось с Комбинатором?
Команда настроила умный шаблон, заменивший 30 стандартных. Теперь:
- Не нужно вчитываться в содержание. Менеджеры проставляют галочки, а нужные формулировки и информация автоматически добавляются в документ.
- Единые данные. Информация о клиентах заполняется один раз и автоматически дублируется в нужные места.
- Правильные склонения. Система самостоятельно склоняет по падежам, расписывает числительные и считает суммы.
- Автоматические расчёты. Шаблоны учитывают скидки, даты и площадки, мгновенно выдавая итоговую сумму.
Результаты внедрения
- Экономия времени. Документы теперь готовятся за 20-30 минут.
- Скорость. Процесс создания документов ускорился в 15 раз.
- Точность. Ошибки исчезли.
- Актуальные версии. Все шаблоны хранятся в одном месте и всегда обновлены.
- Меньше рутины. Менеджеры сосредоточились на клиентах и проектах.
Итоги
С помощью «Комбинатора» «КЕЙТЕРЕС ГРУПП» автоматизировали документооборот, что позволило сократить время на рутину, повысить качество работы с клиентами и опередить конкурентов. Теперь компания уверенно смотрит в будущее, зная, что их процессы максимально эффективны.