Прежде чем открыть свой магазин или выйти на торговую онлайн-площадку, предпринимателю необходимо заключить договор и подписать ряд документов. Чтобы не тратить время на оформление бумаг вручную и отправку их по почте, участники сделки используют электронную подпись (ЭП). Она позволяет удаленно подтверждать подлинность документации и быстро оформлять коммерческие сделки. В статье расскажем, какие виды ЭП бывают, когда они могут пригодиться импортеру и как их получить.
Что такое ЭП и зачем она нужна
Электронная подпись — закрытый цифровой ключ, комбинация символов, с помощью которой ее владелец может удаленно подписать любые документы. Она верифицирует авторство, оптимизирует бизнес-процессы, дает возможность сдавать отчетность онлайн-способом, позволяет экономить на доставке и хранении бумаг. Также с помощью электронной подписи можно убедиться, что в документ после его утверждения не были внесены никакие изменения третьими лицами. Если они будут обнаружены, ЭП считается недействительной. Главное преимущество электронной подписи — ее невозможно подделать и легко проверить на подлинность.
ЭП имеет юридическую силу и приравнивается к формату подписи от руки. Она может храниться на любом электронном носителе: флешке, диске компьютера, в облачном хранилище и других.
Для каких процессов импортеру может понадобиться ЭП
С помощью ЭП импортер может:
- регистрироваться в качестве ИП или открывать ООО;
- обмениваться договорами, счетами и другими документами с партнерами;
- отправлять отчеты и сведения об изменениях в компании и бизнесе в налоговые органы;
- пользоваться любыми сервисами на сайте ФНС;
- вести электронный документооборот внутри компании;
- оплачивать счета через интернет-банк;
- подавать судебные иски.
Не обойтись предпринимателю без ЭП в том случае, если продукцию, которую он импортирует, необходимо регистрировать в системе «Честный знак». Также при наличии электронной подписи импортер сможет удаленно оформить ввоз товаров из Китая в Россию, отправить разрешительные и сопроводительные документы на продукцию, транзитные декларации и другие важные сведения.
Виды электронной подписи
Всего в России существует три вида ЭП, которые прописаны в Федеральном законе № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи». Но не все они могут быть использованы предпринимателями.
- Простая (ПЭП). Это самый распространенный вид подписи. Представляет собой логин и пароль или код из СМС, который приходит на телефон. Такую подпись обычно используют для входа на портал Госуслуг, в онлайн-банк и на другие сайты. Оформлять ее надо там же, где будете пользоваться. Юридической силы этот способ не имеет, поэтому подписывать важные документы с помощью него нельзя. Воспользоваться им импортеры могут только для подписания договора с контрагентом при его согласии считать эту подпись действительной. Для использования ПЭП не нужна специальная программа и хранить ее на отдельной флешке не требуется.
- Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Она представляет собой зашифрованную комбинацию символов или ключ. С помощью него можно определить лицо, которое заверило документ, и отследить изменения, которые были внесены в документ уже после его подписания. Такой способ подтверждения документации имеет юридическую силу и позволяет подписывать электронные договоры с партнерами по предварительной договоренности. Если документ был заверен с помощью НЭП, вносить в него изменения нельзя. В этом случае подпись будет признана недействительной. Усиленную неквалифицированную подпись можно использовать для подачи уведомлений о налогах, деклараций 3-НДФЛ, заявлений в налоговые органы, а также для внутреннего документооборота в компании. Получить электронную подпись можно на сайте налоговой или оформить в любом удостоверяющем центре.
- Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Самый защищенный вариант, который дает больше возможностей для бизнеса. Он приравнивается к ручному варианту, имеет ту же юридическую силу, поэтому лучше всего подходит для заключения крупных коммерческих сделок и подписания важных документов ИП и юридическими лицами. Для использования КЭП потребуется скачать и установить на компьютер специальную программу. Храниться квалифицированная подпись может в облаке, на флешке или смарт-карте. Она дает возможность регистрироваться в качестве ИП и юридических лиц без визита в налоговую, вести документооборот с крупными государственными порталами (Росреестр, Росалкогольрегулирование, Росаккредитация и т. д.), отправлять отчеты в налоговые, социальные и другие службы, заключать сделки, подписывать договоры, участвовать в торгах, маркировать товары в системе «Честный знак», проходить таможенное оформление.
Как получить квалифицированную электронную подпись
Для индивидуальных предпринимателей и компаний оптимальным вариантом считается КЭП, так как дает больше возможностей для выстраивания бизнес-процессов. Получить КЭП можно двумя способами: лично в офисе ФНС или на сайте налоговой службы с помощью биометрии.
Для получения квалифицированной подписи в налоговых органах необходимо:
- Подать заявление на выдачу КЭП в отделении ФНС, которая предоставляет такие услуги, или онлайн-способом через личный кабинет ИП или компании на сайте налоговой службы.
- Дождаться проверки информации сотрудниками налоговой и записаться на прием для получения сертификата.
- Прийти в налоговые органы для получения подписи. Сама услуга бесплатная, но для нее потребуется купить токен. Это специальный электронный носитель в виде флешки, на котором будет храниться ваша подпись. Токен необходимо сертифицировать в ФСБ или ФСТЭК РФ (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю). Иногда в налоговой могут попросить предоставить сертификат соответствия, который подтверждает, что токен отвечает всем требованиям законодательства и пользоваться им безопасно. Получить такой документ можно у продавца или скачать на сайте производителя.
Для получения КЭП помимо токена необходимо взять с собой паспорт, оригинал или ксерокопию СНИЛС и ИНН. Срок действия электронной подписи — 15 месяцев. Продлить действие сертификата можно на сайте ФНС в личном кабинете налогоплательщика. Лично приходить в офис для этого не нужно. В случае утери ЭП восстановить ее нельзя, придется оформлять новую. Но сначала надо прийти с паспортом в удостоверяющий центр, который выдавал электронную подпись, чтобы подать заявление на отзыв сертификата.
Для получения квалифицированной электронной подписи с помощью биометрии необходимо:
- Зарегистрироваться и подтвердить учетную запись на сайте Госуслуг.
- Подтвердить регистрацию в Единой биометрической системе (ГИС ЕБС). Для этого надо прийти в любой банк, предоставляющий такие услуги, с паспортом и СНИЛС. Клиентом данного банка для этого быть необязательно.
- Зайти в личный кабинет на сайт налоговой службы и подать заявление на получение сертификата ЭП.
- Пройти идентификацию по видео- и аудиосвязи.
- Завершить получение КЭП и установить ее на носитель.
Процедура достаточно простая и не требует особых навыков. На сайте все подробно расписано по шагам.
Что еще нужно для работы с электронной подписью
Чтобы пользоваться полученной ЭП на компьютере, понадобится установить специальную программу КриптоПро CSP и настроить браузер. Это могут быть Opera, Firefox, Chrome, Yandex и другие. Также потребуется установить лицензию для КриптоПро CSP на то устройство, с которого вы планируете работать и ставить подпись. С 4 апреля 2024 года действует правило: те компании и ИП, которые получили КЭП в Удостоверяющем центре ФНС, могут пользоваться программой бесплатно и без лицензии.
Планируете организовать бизнес по импорту и продаже товаров из Китая в Россию? Позаботьтесь о получении электронной подписи заранее. А если возникнут сложности, обратитесь за консультацией в ДжумПро. Мы подскажем, как это правильно сделать, какие документы нужны и на что обратить внимание.