Инкассацией называют процедуру по сбору и перевозке наличных денег (реже ценных бумаг, документов) из магазина (салона, офиса) в банк для зачисления на расчетный счет. Она позволяет обеспечить сохранность, безопасность и удобство при обращении с наличностью, снизить риски, связанные с ее хранением и транспортировкой.
Когда компании следует воспользоваться инкассацией, зависит от решения руководства. Нет определенной суммы, режима налогообложения, годового дохода или других условий, при которых компании обязаны воспользоваться услугами инкассаторской службы. Также предприниматель может организовать и самостоятельную доставку денег в банк, либо зачислить их через банкомат, не прибегая к инкассации. Все зависит от объема наличности и специфики бизнеса.
Однако следует помнить, что средние и крупные компании должны соблюдать кассовую дисциплину, в том числе придерживаться лимита остатка кассы и не могут оставлять деньги больше установленного предела. ИП и малые предприятия могут установить лимит остатка кассы по своему желанию. Но хранить наличные деньги в кассе не всегда безопасно.
С необходимостью инкассации в основном сталкиваются организации, занимающиеся розничной торговлей, общепитом или предоставляющие услуги с высокой проходимостью клиентов. В таких сферах можно наблюдать значительный оборот наличных денег, которые необходимо регулярно собирать и отправлять в банк.
Инкассация не требуется в тех случаях, когда компания ведет минимальные операции с наличными деньгами или вовсе работает только с безналичными расчетами. Например, для организаций, где расчет с клиентами осуществляется преимущественно через банковские карты, электронные кошельки или другие формы безналичных платежей, инкассации может быть вовсе не нужна. На этом можно сэкономить, а процесс доставки денег в банк может быть организован самостоятельно или через способы, не требующие привлечения инкассаторов.
Если же компания решает воспользоваться их услугами, важно сделать правильный выбор.
Сегодня на рынке существует множество предложений. Инкассацией занимаются банки и специальные компании. В первую очередь, нужно обратить внимание на репутацию и опыт работы. Профессиональные инкассаторские фирмы должны иметь лицензию и сертификаты, подтверждающие их компетентность и соответствие стандартам безопасности.
Также важно оценить уровень сервиса, который предоставляет компания. Это гибкость в условиях контракта, скорость и регулярность доставки средств, а также техническое оснащение: наличие бронированных автомобилей, современных систем мониторинга и трекинга грузов. Стоимость услуг инкассации также играет важную роль, однако при выборе не следует ориентироваться исключительно на низкие расценки. Более важно соотношение цены и качества.
Кстати, не стоит забывать и о географической доступности инкассаторских услуг (особенно если собирать наличные надо с нескольких отдаленных точек).
Виды инкассации:
- Наличная (классическая) инкассация. При таком варианте к магазину или офису в определенное время подъезжает специальная машина с сотрудниками службы и забирают деньги. Сотрудники компании к этому времени должны подготовить наличность и заполнить необходимые документы. Инкассаторская служба не пересчитывает деньги. Процесс зачисления средств занимает некоторое время.
- Бригада инкассации приезжает по мере необходимости или по графику. Частоту определяет сам предприниматель в зависимости от оборота. Минимальная и максимальная суммы инкассации не определены. Как правило, стоимость зависит от количества инкассаций и/или составляет определенный процент от перевозимой суммы.
- Онлайн-инкассацияпредставляет собой специальное устройство с купюроприемником и сейфом, которое обеспечивает прием, пересчет, проверку подлинности и безопасное хранение наличной выручки, а также онлайн-зачисление денежных средств на счет. Объем депонирования ограничен, например, 5 тыс. банкнот. Затем служба инкассации должна приехать и забрать деньги. Онлайн-инкассация позволяет предпринимателю не дожидаться инкассаторов, зачислять деньги на счет быстрее и в удобное время.
- Самоинкассацией называют процедуру, когда предприниматель самостоятельно решает вопрос с зачислением наличных на расчетный счет. Например, некоторые банкоматы позволяют вносить деньги на расчетный счет с помощью бизнес-карты. К этому варианту прибегают, когда речи идет о небольших суммах.