Мы расспросили специалистов – руководителей, секретарей и персональных помощников – на предмет того, как следует заканчивать очередной год: как правильно разобрать документы и почту, спланировать бюджет, составить график отпусков и мероприятий на будущий год, как сохранить рабочий настрой в предпраздничной суете, поздравить с Новым годом партнеров и приготовиться к корпоративу.
Анастасия Саурина, операционный директор, ассистент серийного предпринимателя, венчурного инвестора, основателя блокчейн-платформы Universa (Москва)
Конец года – самая горячая пора не только для боссов, но и для нас, помощников. Мы подводим итоги своей работы, систематизируем успехи шефа и преданно ждем тринадцатую зарплату. Давайте детально разберем, что нужно делать, чтобы конец года не доставил хлопот.
Закройте финансовые вопросы с командировками и представительскими расходами. Соберите все чеки, дважды или трижды проверьте с бухгалтерией задолженности, если такие имеются.
Разберите все документы – присланные вашему шефу на подпись и исходящие от вас или руководителя. Обратите внимание, что в связи с новогодними праздниками службы доставки и почта работают медленнее обычного, а также уходят на каникулы. Рассчитайте время отправки таким образом, чтобы ваш пакет не остался на праздники в хранилище.
Разберите почтовый ящик – свой и по возможности босса. Уточните, есть ли у руководителя письма или задачи, которые он может вам делегировать. Выясните у коллег, имеются ли задачи, которые повисли, попав к боссу.
Составьте список важных мероприятий и командировок на будущий год и согласуйте их с руководителем. Желательно уточнить сроки подготовки к ним, ответственных за крупные форумы (ВЭФ, ПМЭФ, Экспо, конференции и т.д.). Организация таких масштабных мероприятий требует больших временных затрат.
Соберите примерный график отпусков вашего руководителя, свой и первой линейки подчинения вашего руководителя.
Наметьте примерный график командировок вашего босса и начните к ним готовиться заранее. Это облегчит вам первые дни после новогодних праздников. По возможности берите полностью возвратные билеты и заказывайте гостиницы на случай резких изменений.
Оговорите дату вашего первого рабочего дня в новом году и составьте примерный план на январь, особенно если работаете удаленно или в режиме фриланс. Учитывайте, что некоторые подрядчики и контрагенты имеют свой график работы на январь, который отличается от производственного календаря. Нелишним будет согласовать с боссом необходимость быть на связи в новогодние праздники – сможет ли он сам решить те или иные задачи? Заранее сложите в облако все важные документы (копии паспортов, свидетельств, прав на управление автомобилем, длинномерным судном, катером, ПТС на автомобиль, страховки ВЗР и на территории страны проживания и т.д.) и направьте ему ссылку.
Освежите все данные по текущим проектам, в которых ваш руководитель принимает участие. Попросите коллег прислать вам последние данные о состоянии проекта, информацию об изменениях, сроках.
Не забудьте о знаках внимания. Разошлите подарки и письма с поздравлениями клиентам и подрядчикам от лица босса. Организуйте неформальное поздравление коллективу от босса.
Попросите у руководителя направить вас на курсы повышения квалификации или стажировку. Конец года – отличный повод задуматься о расширении своих знаний. Руководитель оценит ваше желание развиваться.
Не забывайте сами себя похвалить за отличный год и за успехи. Вспомните все сложные задачи, которые приходилось решать в течение года. Порадуйте себя чем-то приятным, о чем давно мечтали, но откладывали.
Ксения Косачева, административный менеджер, помощник директора Академии продаж и лидерства TACK&TMI (Международный кадровый холдинг GI Group)
Приоритетное направление деятельности компании – HR-консалтинг и разработка практических решений в области профессионального развития персонала.
В целом, моя работа заключается в курировании работы бизнес-тренеров, контроле их расписания, подготовке материалов для мероприятий, взаимодействии со штаб-квартирой в Италии по разным вопросам, административной помощи коллегам и во всем прочем, чем может заняться человек, которому приходится держать в голове много важных мелочей.
Если говорить о конце года, то мне придется потрудиться – у нас запланированы тренинги и корпоративные программы для клиентов. Наш продукт я и тренер адаптируем под каждого заказчика. Бόльшую часть контента тренер передает в цифровом виде, но кое-что приходится распечатывать и брошюровать.
Конец ноября – начало декабря – планирование и согласование бюджета компании. Я курирую весь процесс, связанный с организацией переговоров по этому поводу. Получаю информацию, отправляю руководству в штаб-квартиру в Рим, организую скайп-коллы[1] и встречи, когда в Москву приезжает вице-президент. Приходится быть очень внимательной и собранной, помнить обо всех изменениях, перерасчетах, вносимых на каждом этапе рассмотрения.
Скоро Новый год. Мы традиционно празднуем его нашим коллективом в офисе, каждый раз придумываем какую-то общую тему, развлечения, угощение и подарки. Я участвую в этом – занимаюсь оформлением офиса. Также на мне лежит заказ всего необходимого, написание объявлений, анонсов, смешных текстов для того, чтобы поднять настроение коллег в ожидании праздника. В общем, график дел в декабре напряженный, но мне нравится такой ритм и разноплановость задач.
Дмитрий Бахмацкий, основатель Школы помощника руководителя, президент Клуба предпринимателей «Идея» (Москва)
В декабре все сотрудники и сам помощник директора охвачены предновогодним настроением. Я не люблю праздники и время перед ними, так как заставить людей работать сложно. Профессиональный ассистент и сам должен быть в собранном состоянии, и поддерживать такой же настрой в сотрудниках.
Хочу отметить один ключевой момент: главный навык секретаря и помощника – быть на одной волне с руководителем. Очень важна сработанность: начальник только подумал, а его ассистент уже сделал. Когда к нам приходят ученицы, им кажется, что главное – уметь работать с документами, знать скоропись. Но начальникам нужны не эти навыки. Я часто общаюсь с руководителями крупных известных компаний – мы трудоустраиваем в них помощников директоров. И все они в один голос говорят о том, что важна именно слаженность работы первого лица и его помощника. Ассистент – это правая рука руководителя, практически бизнес-ассистент. Так что и в декабре, и в январе, и во все остальные месяцы они должны слушать и слышать своих боссов.
Ксения Прохорова, младший РА «Маньяко Партнер», персональный ассистент Кирилла Готовцева
Наше агентство занимается маркетингом и рекламой. Мы разбили рабочий период в зависимости от сезонов. В декабре стараемся расформировать разницу между показателями, которых хотели добиться в начале предыдущего отчетного периода, и тем, что получили в итоге к концу ноября – началу декабря. На основании этой разницы мы понимаем, куда двигаться дальше.
Компания у нас небольшая. Во всех ключевых процессах принимаю участие и я, и управляющий партнер. К концу ноября формирую отчет по итогам года. Затем у нас проходят брейнстормы[2] на тему – какие векторы развития мы видим.
К началу декабря формируем свод задач и проектов – новых идей, возможностей, позволяющих добиться нужных результатов. Крупные задачи делятся на более мелкие. Они распределяются между сотрудниками. Мы не стремимся в конце года максимально полно закрыть задачи в ущерб качеству. Главная цель на декабрь – подвести итоги года и постараться запустить MVP[3] максимально удачных идей.
При этом конец декабря и январь – «мертвые» месяцы. Но наши партеры готовы посещать различные мероприятия, в том числе обучающие. И календарь событий, которые стоит не забыть, должен быть утвержден уже в начале декабря. В конце года мы поздравляем клиентов и обсуждаем с ними планы на новый год, проводим митапы[4] с партнерами, чтобы в январе – феврале началась активная работа. Готовим план работы по обучающим проектам и участию в профессиональных событиях.
Моя работа отличается от той, что занимается классический ассистент, – я участвую во всех бизнес-процессах компании. Универсального совета на тему оптимальной работы в декабре у меня нет. В то же время знание стратегии развития компании, эмпатия и ответственность особенно важны в декабрьский период.
Ольга Голикова, помощник руководителя Московского офиса ООО «Центр правового обслуживания» (Москва)
Декабрь является важнейшим месяцем года, поскольку именно в это время происходит подведение итогов уходящего года и осуществляется детальное планирование следующего. В последние месяцы проводится мониторинг и подбор периодических изданий, с помощью которых специалисты Центра смогут не только узнавать новинки законодательства, но и ежедневно повышать квалификацию.
Этот период знаменуется также выбором основных направлений развития на будущий год. Так, наша компания приняла решение расширить практику по спорам в области энергетики и государственным закупкам. Соответственно, в конце года был проведен дополнительный набор юристов с должной квалификацией и большим опытом работы в указанных сферах. Также это значит, что необходимо подготовить целую стратегию, которая включит в себя рекламную кампанию и выбор учреждений для дальнейшего повышения квалификации сотрудников.
Самым приятным мероприятием декабря однозначно является новогодняя корпоративная вечеринка, которая способствует улучшению внутреннего климата в коллективе. Подготовка к этому мероприятию представляет долгий, но креативный процесс.
Алена Тупицына, помощник Санкт-Петербургского офиса ООО «Центр правового обслуживания» (Санкт-Петербург)
Декабрьские будни в нашей компании всегда особенные. И связано это не столько с головокружительными отчетами, сколько с атмосферой праздника и единения команды. В нынешнем декабре Центру правового обслуживания – 20 лет. И конечно, подготовка праздника для сотрудников является ответственной задачей. А в связи с тем что было принято решение отметить день рождения с московскими коллегами в культурной столице, количество дел увеличилось вдвое. И речь идет не только об организационных вопросах вроде приобретения билетов, но и о подготовке эффективной программы, которая т включит в себя элементы и праздника, и продуктивности. Так, мы решили, что изюминкой нашей мероприятия станет Team building[5] в одном из лучших музеев современности. На наш взгляд, именно успешные коммуникации в коллективе напрямую определяют успех и процветание компании.
Особую магию декабрю придают механизм подведения итогов и построение новых планов. Важная составляющая завершения года – это благодарность за доверие к нашим клиентам, которую мы выражаем с помощью новогодних подарков в виде сувенирной продукции. А так как компания у нас консалтинговая и многие клиенты находятся на абонентском обслуживании долгие годы, мы стараемся быть креативными и каждый год радовать их оригинальными и в то же время практичными подарками!
Юлия Вазина, помощник генерального директора ООО «Уралмаш НГО Холдинг» (Москва)
Порядка 10 лет я проработала помощником руководителя. Среди моих работодателей – Связной банк, Газпромбанк, Почта России. Каждый год в декабре нас ждут одни и те же дела. Самый важный праздник в году, вечеринки и подарки. Праздник у всех – у детей, взрослых, бизнесменов и домохозяек. Мы, ассистенты, начинаем предвкушать и планировать его еще в октябре, и это не прихоть и не зашкаливающий перфекционизм, а устоявшаяся ежегодная практика.
С чего начать? Это зависит от размера компании и личности руководителя – вашего непосредственного шефа. Для начала надо подготовить предварительный список процессов, в которые вы, скорее всего, будете вовлечены. С небольшими вариациями он будет выглядеть приблизительно таким образом:
- Поздравить дорогих (во всех смыслах слова) людей – контрагентов, бизнес-партнеров и т.п. из телефонного справочника босса. Рекомендую еще осенью подготовить такой список в Excel, где данные будут в отдельных ячейках в одном формате: фамилия, имя-отчество, компания (без организационно-правовой формы), адрес с индексом, контактный телефон для курьера, категория подарка. Это позволит быстро его форматировать, а также использовать для мастера слияния в Word. Очень удобная функция! Рекомендую попробовать ее прямо сейчас: она позволяет напечатать наклейки на подарки, в пять минут подтянув информацию из правильного Excel, согласовать все с шефом, обзвонить на предмет актуальности номеров и адресов (это можно поручить секретарю)... и спокойно заниматься текущими делами до последней декады декабря.
- Приготовить подарки на всякий экстренный случай. Отлично, если в компании есть подразделение, которое определится с подарками для всех сотрудников, и вам останется только проконтролировать доставку. А если нет? Несколько заранее купленных дорогих коробок конфет и бутылок вина спасет в критической ситуации.
- Заранее промониторить детские новогодние представления и мероприятия для взрослых. Сделать список со стоимостью билетов.
- Отслеживать приглашения на мероприятия в декабре вне зависимости от того, смотрел ли их руководитель. Ставить их в календарь со всей доступной информацией: когда и где, кто пригласил, контакт организатора. Легче потом убрать, если шеф не сможет там присутствовать.
- Распланировать четыре последние недели года (хотя бы приблизительно): когда будут происходить поздравления, корпоративные мероприятия и пр. Этот календарь можно дополнять и править общими мазками в течение оставшегося времени, чтобы избавить себя от мучительного чувства, что что-то забыто.
- Подготовить папочки для рабочих документов на следующий год.
- Поставить в календарь на начало января важные регулярные совещания. Это поможет подчиненным легче войти в рабочий режим после новогодних праздников.
Вот такой приблизительный список получается. В ходе работы и в зависимости от ваших особенных офисных реалий его можно дополнять или сокращать. И самое главное – распланируйте декабрь так, чтобы остался день для вашей личной подготовки к корпоративу: в предновогодней суете велико искушение пожертвовать личным временем. Удачи!
_________________________________
[1]Скайп-колл – телефонные переговоры посредством «Скайпа».
[2]Брейнсторм (от англ. Brainstorm) – букв. мозговой штурм. В широком смысле: метод организации совместной групповой, творческой работы людей, рассчитанный на повышение их умственной активности и решение сложных задач.
[3]Minimal Viable Product (MVP) – минимально жизнеспособный продукт; путь разработки от минимально жизнеспособного продукта до более сложного продукта.
[4]Митап (от англ. Meetup) – встреча специалистов в неформальной обстановке для обсуждения какой-либо темы или ряда тем.
[5]Team building – тимбилдинг, букв. построение команды. В контексте бизнеса: специальные мероприятия корпоративного отдыха, которые направлены на сплочение коллектива.