Тренд на цифровизацию не сдает позиций уже много лет. По данным исследования Ассоциации менеджеров за 2024 год, 90% российских компаний используют те или иные электронные инструменты в своей работе. Чаще всего это системы управления бизнес-процессами, цифровые экосистемы и сервисы искусственного интеллекта.
Процессы, которые оптимизируются благодаря электронным технологиям, разнятся в зависимости от отрасли и сферы деятельности организации. Однако можно выделить основные направления диджитализации.
Цифровизация классических процессов: делопроизводство и договорная работа
Сложно представить современную компанию, которая использует только бумажные документы. Большая часть документации сейчас либо создается сразу в электронном виде, либо сканируется и превращается в электронный файл. Цифровое делопроизводство сокращает время рутинных операций и высвобождает часы для более важных дел. Это возможно за счет автоматического распознавания реквизитов документов, цифрового согласования и подписания и отправки контента просто по нажатию кнопки — через сервисы электронного документооборота.
Системы цифровизации: СЭД, ECM, BPM, электронный архив.
Мария Шкаева, директор по правовым вопросам Bonduelle, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов: «Наша компания сильно выросла, в том числе в плане количества работников. В результате, увеличилась операционная нагрузка на бизнес. В итоге мы пришли к решению — внедрить современную систему для внутреннего документооборота. В итоге значительно ускорилась работа с документами, сократилось количество рутины, появилась возможность удаленного взаимодействия. Около 70% сотрудников довольны системой, потому что с помощью нее можно очень быстро найти нужную документацию и запустить задачи по ней» (Cnews.ru).
Цифровизация кадровых процессов
Сюда относится большой блок задач:
- поиск и прием работников;
- оформление отпусков;
- организация командировок;
- перевод сотрудников на другие должности;
- ознакомление с документами;
- анализ работы персонала и повышение квалификации.
Цифровизация кадровых процессов особенно необходима крупным компаниям и организациям с представительствами в разных городах или странах. Любой вопрос в этом случае решится буквально по клику — не нужно отправлять документы и долго ждать ответ или ехать в головной офис для подписания бумаг.
Системы цифровизации: HRM, ERP, BPM, ECM.
Татьяна Юркевич, директор по персоналу «Лента»: «Переход к цифровым кадровым процессам — важный этап для улучшения и упрощения работы наших сотрудников. Все необходимые документы можно подписать в любое время и где угодно — доступ к файлам настроен в мобильном приложении. Кроме того, значительно сократилось количество документов, которые нужно хранить HR-специалистам, а остальные сотрудники тратят меньше времени на подписание бумаг» (Lenta.com).
Цифровизация бухгалтерии
Обработка бумажных документов, подготовка к проверкам контролирующих служб — больше не проблема. Цифровизация бухгалтерии охватывает несколько процессов: прием и регистрацию документации из разных каналов поступления, обработку скан-копий, хранение файлов в едином финансовом архиве.
Системы цифровизации: ECM, ERP, электронный архив, подключение к сервисам ЭДО.
Иван Медведев, начальник отдела ИТ КАО «Азот»: «Мы завершили первый этап пилотного проекта по внедрению ИИ для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом: от появления и обработки скана, до отражения его в учетной системе, переложив эти функции на сторону машины. Точность классификации документов составляет 90–95%, корректность извлечения реквизитов 85–92%, а точность сопоставления номенклатуры 80%» (Tadviser.ru).
Цифровизация обслуживания клиентов
Включает использование диджитал-инструментов для улучшения коммуникации с внутренними и внешними заказчиками, повышения качества сервиса и уровня лояльности клиентов. Например, это может быть Service Desk — единое окно для приема и регистрации заявок пользователей. Каждое обращение уходит по своему регламенту и попадает конкретному исполнителю: починить стул — в административно-хозяйственную службу, выдать права доступа — в ИТ-отдел.
Системы цифровизации: ESM, ITSM, Service Desk, Help Desk.
Наталья Лысенко, ИТ-руководитель ОАО «Волжский абразивный завод»: «Мы завершили первый этап пилотного проекта по внедрению ИИ для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом: от появления и обработки скана, до отражения его в учетной системе, переложив эти функции на сторону машины. Точность классификации документов составляет 90–95%, корректность извлечения реквизитов 85–92%, а точность сопоставления номенклатуры 80%» (Tadviser.ru).
Цифровизация уровнем выше: искусственный интеллект
Кажется, если компания уже на протяжении нескольких лет работает в цифровой инфраструктуре, то улучшать там уже нечего. Это не так. С развитием искусственного интеллекта (ИИ) привычные системы управления процессами приобретают новые функции. Например, ИИ-сервисы могут:
- сокращать процент ошибок в документах;
- извлекать информацию и заполнять карточки документов;
- определять, кому отправить файл на согласование и подписание;
- готовить проекты резолюций;
- сравнивать электронную и скан-версию договора;
- ускорять поиск нужного контента и сокращать рутинные операции.
Елена Сергеева, руководитель юридической функции IDS Borjomi Russia & Belarus: «Мы используем ИИ-сервисы в части обработки и верификации договоров. Время — самый ценный и невосполнимый ресурс человека, поэтому наша компания сделала ставку на искусственный интеллект, который бы эту ценность у сотрудников не забирает. Через специалиста проходит 14 тысяч договоров в год — это огромная работа. ИИ-инструменты практически мгновенно обозначают места, где есть расхождения и следует усилить контроль. В итоге на обработку одного договора уходит не больше минуты» (Rbc.ru).
Таким образом, чем больше процессов переведено в цифру, тем больше шансов у компании выйти на более высокий уровень работы как с внутренними, так и с внешними заказчиками, и при этом сократить издержки и повысить конкурентоспособность.
Best-ecm - рассказываем о системах цифровизации.