При ведении абсолютно любого бизнеса обмен документами, а также информацией, является просто необходимостью. Делать это можно как в бумажном виде, что увеличивает время на распечатку и доставку, а можно перейти на электронный документооборот и более просто управлять всеми документами в электронном формате.
Меня зовут Константин Шумляковский, я являюсь практикующим юристом с более, чем 18-летним стажем, основателем компании «Шумляковский и Партнеры».
Оказываю профессиональную юридическую помощь для юридических лиц, полное юридическое сопровождение бизнеса. Более детальную информацию можно увидеть у меня на официальном сайте.
Раньше ЭДО пользовались лишь более крупные компании. Но время меняется, и электронная подпись стала во многом незаменимым инструментом как для крупного бизнеса, так и для небольших компаний.
На сегодняшний день ЭДО никого не удивить. Для представителей бизнеса – это не просто прихоть, а необходимость, использование которой дает возможность подписывать и отсылать разносторонние документы в государственные органы в электронном формате. Для этого любая компания просто оцифровывает все рабочие процессы.
Электронный документооборот с клиентами
ЭДО с клиентами является достаточно новым направлением в бизнесе. Оно получило свое распространение всего лишь за последние несколько лет. Электронный документооборот стал актуален не только при работе в офисе, но и при личной встрече с клиентом. На сегодняшний день бизнес напрямую зависит от продолжительности разных процессов. Следовательно, чем больше у работника времени, тем эффективнее он может провести это время с клиентом, а сама компания сможет больше заработать.
С электронными подписями все гораздо проще, ведь для подписания того или иного документа не требуется личное присутствие. Это можно сделать в один клик и все подписанные документы автоматически отправляются в электронный архив.
ЭДО с сотрудниками
ЭДО с сотрудниками является еще одним упрощенным форматом оборота документации. Данный вариант, можно использовать для оборота:
- Кадровых документов;
- Технической документации;
- Заявлений и актов;
- Трудовых договоров.
Электронное подписание документации со своими работниками дает возможность достичь сразу нескольких целей. Это может быть как значительное сокращение расходов, так и экономия времени.
Какая электронная подпись необходима?
Электронные подписи существуют в трех вариантах:
- Простая;
- Усиленная неквалифицированная;
- Усиленная квалифицированная.
При оформлении электронной подписи для ведения бизнеса, необходимо понимать, что не каждая может подойти в вашем варианте. К примеру, подавать документы в налоговую необходимо только с усиленной квалифицированной подписью, а простая подпись может использоваться для регистрации на сайте или в приложении.
Усиленная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. По системам безопасности эти 2 варианта практически не отличаются. Разница есть лишь в сферах применения.
Создается усиленная подпись с помощью криптографических кодов, именно поэтому в полной мере может гарантировать неизменность документации после подписания.
Что делать бизнесу?
Для того чтобы подписывать документацию с физическими лицами посредством электронного сервиса, понадобится лишь несколько минут на простую регистрацию и оплату тарифа. Вам нет необходимости куда-то ехать оформлять документы или скачивать какие-либо приложения. Чтобы отправить любой документ на подпись, вам необходимо знать лишь телефон вашего контрагента, а ему – перейти по полученной ссылке и подписать документ.
Если вам необходима профессиональная юридическая помощь, хотите получить квалифицированную консультацию - свяжитесь со мной удобным способом.
Подписывайтесь на канал и нажимайте колокольчик, чтобы не упустить много важной информации!