Когда компании решают передать бухгалтерию на аутсорсинг, часто возникают вопросы, связанные с организацией работы и документооборотом. Важно правильно выстроить процесс, чтобы избежать проблем и сделать сотрудничество с аутсорсером максимально удобным и безопасным.
Организация документооборота с аутсорсинговой компанией
Основой любого бухгалтерского учёта являются первичные документы. Чтобы аутсорсер мог качественно и вовремя работать, необходимо наладить своевременную передачу этих документов. Рассмотрим возможные варианты:
- Передача документов на бумаге Этот вариант актуален, если клиент и бухгалтер находятся в одном регионе. Но если фирмы находятся в разных городах или странах, такая передача может привести к задержкам или потерям документов при пересылке.
- Электронный документооборот (ЭДО) Использование ЭДО значительно упрощает процесс. Здесь не важно, где находятся аутсорсер и клиент — все документы передаются мгновенно и без риска потерь. Иногда аутсорсер получает документы от контрагентов напрямую, что ещё больше ускоряет процесс.
- Скан-копии документов Если у клиента нет ЭДО, но нужно передавать документы дистанционно, можно отправлять их в виде скан-копий. Важно прописать это в договоре, указав, что такие копии имеют юридическую силу для бухгалтерского учёта и начисления налогов. Оригиналы можно передавать позже, по мере накопления документов, установив удобную периодичность.
После сдачи отчётности, по договорённости, оригинальные документы могут быть возвращены клиенту или остаться у аутсорсера.
Подписание отчётности
Для сдачи отчётности требуется подпись, но стоит учитывать, что существуют разные требования в зависимости от типа документов:
- Электронная отчётность обязана быть сдана в электронном формате (ст. 18 закона № 402-ФЗ).
- Налоговые декларации можно сдавать на бумаге, если численность сотрудников не превышает 100 человек (ст. 80 НК РФ).
- Для страховых взносов и формы 6-НДФЛ лимит ещё ниже — до 10 сотрудников (ст. 230 НК РФ и ст. 431 НК РФ).
Аутсорсер может подписывать и отправлять отчётность в ИФНС по доверенности от клиента, но для этого ему нужна лицензия ФСБ на шифрование данных, если он отправляет отчётность электронно. В случае передачи отчётности на подпись заказчику лицензия не требуется. Возможны два варианта:
- Заказчик подписывает отчётность и отправляет её в ИФНС.
- Заказчик удалённо подписывает отчётность в системе аутсорсера и отправляет её в ИФНС.
Защита данных и конфиденциальность
Передача бухгалтерских данных на аутсорсинг вызывает у некоторых предпринимателей опасения по поводу конфиденциальности. В действительности, при должном уровне защиты информации у аутсорсера, риски утечек данных можно минимизировать. Серьёзные компании обеспечивают высокий уровень безопасности своих систем, что зачастую даже выше, чем у клиентов.
Обычно в договоре с аутсорсинговой фирмой прописаны обязательства по неразглашению коммерческой тайны, что служит дополнительной гарантией.
Получение бухгалтерских справок и других документов
Кроме основных отчётов, иногда возникают потребности в дополнительных документах, таких как оборотно-сальдовые ведомости или справки о доходах. Эти документы можно получить от аутсорсера по запросу, в удобной форме и в нужный момент, что значительно упрощает работу для клиента.
Важно правильно наладить все процессы взаимодействия с аутсорсинговой компанией. Выстроив эффективную систему передачи документов, подписания отчётности и защиты данных, можно значительно повысить эффективность и безопасность ведения бухгалтерии.