Сегодня в распоряжении бизнеса множество информационных систем для цифровизации и автоматизации процессов: от управления взаимоотношениями с клиентом и сбора данных до финансовой отчетности и управления персоналом.
Малый и даже средний бизнес зачастую использует в работе примитивные инструменты: excel-таблицы, переписка в мессенджерах. На первых этапах развития своего дела порой действительно стоит сэкономить на сложных решениях и системах. Но когда обороты начинают расти, без CRM, 1С, Power BI не обойтись.
Андрей Лядков провел для резидентов CLUB 500 мастер-класс, на котором рассказал о современных подходах к цифровизации бизнеса и о том, как подобрать ресурсы под свою бизнес-модель.
Андрей более 10 лет автоматизирует бизнес-процессы и усиляет клиентские IT-отделы. Он — владелец веб-интегратора Prefix, ИТ-аутстаф агентства StaffHub и компании по мобильной разработке Antares.
По опыту Андрея, компании, в которых цифровизация находится в зачаточном состоянии, сталкиваются с определенными трудностями.
Невозможность оперативного взаимодействия между отделами
Процесс согласования происходит вне рамок задач. К сожалению, обычные excel-таблицы не всегда подходят для совместной работы, поэтому общение по задачам часто переносится в мессенджеры и на созвоны.
Из-за такой хаотичной системы становится сложно отслеживать статусы задач, поступление средств и оплату, загруженность отделов. Многие решения теряются, и процесс работы затягивается и усложняется.
Усложняется документооборот
Представим ситуацию: в компании нет общей цифровой системы, а бухгалтерия запросила счета. Кто-то положил документ на общий диск, кто-то отправил по почте. Диск долго грузится, письмо затерялось — бухгалтер не получил счета.
Ошибки из-за человеческого фактора
Люди могут совершать ошибки или забывать о соглашениях, которые были достигнуты устно. Даже самые ответственные не застрахованы от этого, несмотря на наличие четких рабочих регламентов. Это вполне естественно. Однако такие ошибки могут привести к серьёзным последствиям для бизнеса. Если процессы автоматизированы, риск критических недочетов снижается.
Опасения роста
Андрей Лядков поделился: некоторые предприниматели, которые обращаются к нему за IT-решениями, не всегда доверяют собственным отчетам. Они хранят аналитические данные в таблицах, но не уверены, что эта информация полностью отражает реальное положение вещей. Предприниматели опасаются, что если возьмут на себя еще десять проектов, то не смогут справиться с нагрузкой из-за неправильно рассчитанных возможностей.
Нет своевременных метрик для управленческих решений
Основная проблема в том, что собственник поздно получает метрики для принятия решений. Они становятся неактуальными. Андрей отмечает, что бухгалтерская отчетность, безусловно, может быть полезна, но зачастую она не предназначена для принятия оперативных управленческих решений в бизнесе.
Ограниченные возможности KPI
Когда в компании нет системы цифрового управления и не собираются конкретные данные, невозможно создать более гибкую систему ключевых показателей эффективности для сотрудников. Хотя существуют стандартные KPI, такие как выручка и объем продаж, не всех сотрудников можно оценить по этим показателям.
Подходы для решения этих проблем
Для внедрения цифровизации Андрей Лядков предпочитает выстраивать цепочку взаимодействия информационных систем. В своей компании Андрей использует открытые информационные системы, которые можно связать между собой через API.
Многие разработчики принципиально не “открывают” свои системы и не строят API. Замыкают на себе бизнес-процессы компании и не дают возможность ни вытащить оттуда данные, ни поместить их туда автоматизированным образом. Из-за этого возникают большие проблемы, потому как темпы развития отдельно взятой системы зачастую недостаточны, чтобы закрыть более широкий функционал
Системы, в которых есть API, можно выстраивать в IT-ландшафт, в котором CRM-система связана с платформой по оказанию услуг и бухгалтерией 1C.
В качестве примера Андрей привел кейс компании по организации мероприятий. Проблема была в том, что готовые существующие информационные системы не подходили для их финансовой модели. К примеру, было сложно внедрить отчет о движении денежных средств и принимать решения, кому из подрядчиков оплачивать услуги, а кому — нет.
Команда Андрея предложила запустить процесс ведения проектов в отдельной системе. Теперь компания создает в ней проекты, записывает планируемые движения денежных средств: от расходов до доходов. Категоризировали транзакции по различным схемам. Когда были собраны первичные данные, команда смогла построить платежный календарь. Получилось сократить путь конкретных финансовых решений.
Когда внедрили такую оцифровку, появилась возможность делать отчеты по разным категориям: продажи, продукт, занятость менеджеров и их результаты.
В итоге топ-менеджмент компании стал видеть отчетность в моменте, а не раз в месяц, как это было раньше.
Второй пример цифровизации, который привел Андрей, был из области производства и заработной платы. Компания занимается ювелирными украшениями. Для маркетинга и продаж в компании внедрена CRM-система, а вот процесс производства фиксировался в excel-табличках: дизайн, обработка, огранка, закрепка изделий. Там же рассчитывались зарплаты и риски.
Команда Андрея разработали для них специальную систему и интегрировали ее в Bitrix в виде приложения. Когда задача в CRM переходит в определенный статус, она автоматически загружается в систему, где начинается процесс производства. Из-за того, что эти две системы связаны между собой, и менеджеры в Bitrix, и работники в системе производства могут отслеживать стадии создания изделий.
Позднее в этой же системе реализовали подсчет заработных плат. В планах внедрить туда финансовую отчетность, связав с 1C, чтобы финансистам и бухгалтерам не приходилось отслеживать движение денежных средств в двух системах.
Что мешает эффективной цифровизации
1. Использование закрытых информационных систем.
Рассказали об этом выше — в них сложно учесть все нюансы бизнес-модели.
2. Разработка слишком большого функционала
Если брать на себя много работы, бывает трудно ее выполнить и предусмотреть все риски. Лучше внедрять функции поэтапно, чтобы потом не исправлять миллион ошибок.
3. Слабая вовлеченность топ-менеджмента
Нередко руководители и владельцы бизнеса предполагают, что могут поставить задачу IT-специалистам и поручить контроль над проектом обычному сотруднику, который более или менее разбирается в процессах компании. Однако на практике оказывается, что многие важные аспекты не учитываются в системе, так как ни разработчик, ни проектный менеджер не обладают полной информацией о потребностях организации.
Какие блоки могут подвергнуться цифровизации
1. CRM
2. Проектная деятельность
3. Производственный процесс
4. Финансы
5. B2B — взаимодействие с поставщиками и клиентами
6. HR — работа с сотрудниками
7. База знаний
8. Мотивация
9. Планирование
10. Склады
11. Коммуникации
12. Адаптация