На вопрос отвечает Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Вопрос
В нашем бюджетном учреждении значительный объем входящих документов. Регистрация ведется в электронном журнале в формате Excel. В случае если нужно отдать входящий документ (или приложение к письму) исполнителю, то распечатывается строка из журнала Excel (выписка) и в графе «Примечание» исполнитель расписывается, что документ получен. Выписки подшиваются в соответствующую папку. Скан-копия входящего документа хранится в электронной папке.
Как в случае ведения журнала в электронной форме отдавать документы исполнителям под подпись? Аналогично и с исходящими документами, когда они отдаются вручением.
Ответ
Описанная в вопросе процедура – вполне рабочая, разве что не самая экономная в отношении бумаги. Ей можно пользоваться при передаче исполнителю и оригинальных экземпляров писем, и приложений к письмам. В последнем случае ставится примечание: «получен проект в 2 экз.», и получатель расписывается только за него, а письмо «достает» из локальной папки.
Оптимизировать процесс передачи документов можно по-разному.
Во-первых, далеко не всегда для исполнения письма необходим его оригинал. Скан-копию можно направлять исполнителю по почте, цитируя в теле письма резолюцию директора; если есть возможность быстрого сканирования, то отправлять исполнителю можно скан-копию письма уже с резолюцией. Подлинник письма с резолюцией остается в канцелярии и подшивается в дело.
Во-вторых, если исполнители не согласны работать со скан-копиями, вместо выписки из журнала регистрации можно копировать первый лист письма, содержащий резолюцию, и исполнитель распишется прямо на нем. На этом же листе может ставиться отметка о приеме вместе с письмом приложения. Это быстрее, чем поиск и распечатка выписки.
Что касается исходящих документов, то распространенная практика – доставлять так называемый «визовый» экземпляр. В канцелярию получателя приносят два экземпляра письма, на одном из которых (визовом) секретарь ставит входящий номер и дату. Письмо с отметкой возвращается в «родную» организацию и подшивается в дело. Правда, юридическая сила такой отметки спорная. Безусловным подтверждением приема письма организацией является уведомление об этом, полученное от лицензированной почтовой организации.