О компании:
Lesta Games — международная группа компаний, специализирующаяся на разработке и издательстве видеоигр.
С 2022 года Lesta Games занимается оперированием и разработкой проектов «Мир танков», «Мир Кораблей», Tanks Blitz и Royal Quest.
Почему это случилось: Уход SAP + потребность в прозрачном учете для нового бизнеса
- У Заказчика в ходе реорганизации бизнеса произошло разделение компаний.
- После разделения стало необходимо выстроить новые финансовые процессы для части бизнеса. До этого вся компания использовала SAP.
- Требовалось решение, которое закроет оперативную деятельность ЦФО и консолидирует данные внутри для более прозрачного и быстрого проведения документов и формирования отчетности.
Цели проекта:
- Заменить недоступное иностранного ПО на отечественную систему финансового и управленческого учета
- Снизить операционные риски за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок.ации процессов.
- Снизить операционные риски за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок
- Снизить трудозатраты на инициацию, согласование, контроль расходов, администрирование.
- Снизить трудозатраты на бюджетирования и бюджетный контроль, подготовку управленческой отчетности.
Как выбирали решение: Опыт команды + российское ПО + масштабируемость
Была выбрана компания “Первый Бит”:
- Количество реализуемых проектов
- Крупные клиенты компании
- Понятная и хорошая презентация по реализации
- Ответы на все заданные вопросы
У заказчика уже была команда 1С, поэтому проще было переходить на 1С. Предложили Бит.Финанс: - Комплексное решение
- Надежное хранение данных
- Конфиденциальность данных
- Функционал для финансовой учетной системы, позволяющий гибко настраивать и адаптировать систему под изменчивые требования
Этапы проекта:
1. Управление закупками:
- Заблаговременный и централизованный сбор потребностей ЦФО по разовым, регулярным запросам;
- Автоматическая проверка наличия закупаемой продукции на своем складе;
- Прозрачный и контролируемый алгоритм согласования ЗРДС;
- Автоматическое проведение закупочной процедуры: подбор контрагента и проверка благонадежности, согласование договорных условий, контроль поставки.
2. Управление договорами:
- Автоматическая цепочка согласований договора исходя из установленного алгоритма для конкретного типа договора;
- Согласование проходит в контуре одной программы с указанием статуса согласующего и сроком перехода на следующий этап.
3. Реализация казначейства:
- Автоматическое формирование ЗРДС на предоплату и постоплату;
- Заявки согласуются автоматически, если они в рамках бюджета;
- При увеличении суммы, отправляется нотификация на ответственного за конкретное ЦФО;
- Основа для формирования корректного БДДС (лимиты на расход денег),
- Сформирован Cash Flow.
4. Бюджетирование: Планирование без Excel
- В рамках автоматизированного процесса бюджетного планирования последовательно формируются задачи ответственным за планирование ЦФО;
- К задачам прикрепляются предварительно заполненные формы ввода бюджета, которые надо только проверить и дополнить;
- Предварительное заполнение плановых данных бюджета исходя из исторических данных и имеющейся в системе информации.
5. Управленческий учет: Консолидация данных из 5 стран в один отчет
- Интеграция с системами первичного учёта (локальные бухгалтерии и системы учёта зарплаты) для сбора фактических данных для формирования управленческой отчётности;
- Полноценный контур управленческого учёта, включающий в себя параллельный учет ВНА (внеоборотные активы) и финансовой аренды, Accruals, закрытие месяца на отдельном плане счетов;
- Управленческая отчётность включает в себя все мастер-бюджеты: Cash Flow, P&L, Balance Sheet, а также расшифровки к ним.
Итоговый результат: От бумажного хаоса к цифровому порядку за 18 месяцев.
Методология: Была разработана методология финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, а также финансово-экономическая модель.
Сквозной процесс: Реализован полный сквозной процесс финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, который обеспечивает контроль всех расходов и платежей и полную прозрачность процесса согласования расходов для всех участников процесса.
Оптимизация: Проведена оптимизация организационной структуры с точки зрения матрицы ответственности за согласование расходов, договоров и платежей.
Электронный формат: Работа всех сотрудников компании с договорами переведена в электронный формат. Улучшено взаимодействие между подразделениями при подготовке и согласовании договоров.