Найти в Дзене
ФинТолк

От SAP к Бит.Финанс Холдинг: кейс консолидации управленческой отчетности компании «Lesta Games»

О компании:
Lesta Games — международная группа компаний, специализирующаяся на разработке и издательстве видеоигр.
С 2022 года Lesta Games занимается оперированием и разработкой проектов «Мир танков», «Мир Кораблей», Tanks Blitz и Royal Quest. Была выбрана компания “Первый Бит”: 1. Управление закупками:
2. Управление договорами: 3. Реализация казначейства: 4. Бюджетирование: Планирование без Excel 5. Управленческий учет: Консолидация данных из 5 стран в один отчет Методология: Была разработана методология финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, а также финансово-экономическая модель.
Сквозной процесс: Реализован полный сквозной процесс финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, который обеспечивает контроль всех расходов и платежей и полную прозрачность процесса согласования расходов для всех участников процесса.
Оптимизация: Проведена оптимизация организационной структуры с точки зрения матрицы ответственности за согласование расхо
Оглавление

О компании:
Lesta Games — международная группа компаний, специализирующаяся на разработке и издательстве видеоигр.
С 2022 года Lesta Games занимается оперированием и разработкой проектов «Мир танков», «Мир Кораблей», Tanks Blitz и Royal Quest.

Почему это случилось: Уход SAP + потребность в прозрачном учете для нового бизнеса

  • У Заказчика в ходе реорганизации бизнеса произошло разделение компаний.
  • После разделения стало необходимо выстроить новые финансовые процессы для части бизнеса. До этого вся компания использовала SAP.
  • Требовалось решение, которое закроет оперативную деятельность ЦФО и консолидирует данные внутри для более прозрачного и быстрого проведения документов и формирования отчетности.

Цели проекта:

  • Заменить недоступное иностранного ПО на отечественную систему финансового и управленческого учета
  • Снизить операционные риски за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок.ации процессов.
  • Снизить операционные риски за счет повышения эффективности контроля затрат и производимых сделок
  • Снизить трудозатраты на инициацию, согласование, контроль расходов, администрирование.
  • Снизить трудозатраты на бюджетирования и бюджетный контроль, подготовку управленческой отчетности.

Как выбирали решение: Опыт команды + российское ПО + масштабируемость

Была выбрана компания “Первый Бит”:

  • Количество реализуемых проектов
  • Крупные клиенты компании
  • Понятная и хорошая презентация по реализации
  • Ответы на все заданные вопросы

    У заказчика уже была команда 1С, поэтому проще было переходить на 1С. Предложили Бит.Финанс:
  • Комплексное решение
  • Надежное хранение данных
  • Конфиденциальность данных
  • Функционал для финансовой учетной системы, позволяющий гибко настраивать и адаптировать систему под изменчивые требования

Этапы проекта:

1. Управление закупками:

  • Заблаговременный и централизованный сбор потребностей ЦФО по разовым, регулярным запросам;
  • Автоматическая проверка наличия закупаемой продукции на своем складе;
  • Прозрачный и контролируемый алгоритм согласования ЗРДС;
  • Автоматическое проведение закупочной процедуры: подбор контрагента и проверка благонадежности, согласование договорных условий, контроль поставки.


2. Управление договорами:

  • Автоматическая цепочка согласований договора исходя из установленного алгоритма для конкретного типа договора;
  • Согласование проходит в контуре одной программы с указанием статуса согласующего и сроком перехода на следующий этап.

3. Реализация казначейства:

  • Автоматическое формирование ЗРДС на предоплату и постоплату;
  • Заявки согласуются автоматически, если они в рамках бюджета;
  • При увеличении суммы, отправляется нотификация на ответственного за конкретное ЦФО;
  • Основа для формирования корректного БДДС (лимиты на расход денег),
  • Сформирован Cash Flow.

4. Бюджетирование: Планирование без Excel

  • В рамках автоматизированного процесса бюджетного планирования последовательно формируются задачи ответственным за планирование ЦФО;
  • К задачам прикрепляются предварительно заполненные формы ввода бюджета, которые надо только проверить и дополнить;
  • Предварительное заполнение плановых данных бюджета исходя из исторических данных и имеющейся в системе информации.

5. Управленческий учет: Консолидация данных из 5 стран в один отчет

  • Интеграция с системами первичного учёта (локальные бухгалтерии и системы учёта зарплаты) для сбора фактических данных для формирования управленческой отчётности;
  • Полноценный контур управленческого учёта, включающий в себя параллельный учет ВНА (внеоборотные активы) и финансовой аренды, Accruals, закрытие месяца на отдельном плане счетов;
  • Управленческая отчётность включает в себя все мастер-бюджеты: Cash Flow, P&L, Balance Sheet, а также расшифровки к ним.

Итоговый результат: От бумажного хаоса к цифровому порядку за 18 месяцев.

Методология: Была разработана методология финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, а также финансово-экономическая модель.
Сквозной процесс: Реализован полный сквозной процесс финансового контроля закупок и платежей и управления договорами, который обеспечивает контроль всех расходов и платежей и полную прозрачность процесса согласования расходов для всех участников процесса.
Оптимизация: Проведена оптимизация организационной структуры с точки зрения матрицы ответственности за согласование расходов, договоров и платежей.
Электронный формат: Работа всех сотрудников компании с договорами переведена в электронный формат. Улучшено взаимодействие между подразделениями при подготовке и согласовании договоров.