Большинство людей живут непродуктивно, несмотря на одинаковое с продуктивными людьми количество часов в сутках. Разница заключается в управлении временем. У всех нас примерно 10-12 часов свободного времени после сна, еды и прочих необходимых дел. Продуктивные люди знают определённые стратегии и принципы, отличающие их от большинства. Для достижения продуктивности необходимо искренне этого захотеть, так как внешний мир не способствует продуктивности. Прокрастинация, откладывание дел — типичная проблема, приводящая к непродуктивному году. Общество, в котором преобладает непродуктивность, тянет нас вниз, отвлекая внимание.
Три ошибки, убивающие продуктивность
Прежде чем перейти к ошибкам, важно понять лежащий в их основе базовый принцип. Не стоит концентрироваться на поверхностных лайфхаках успешных людей (специальный чай, кофе и т.д.), а искать глубинные причины их продуктивности. Это — ритуалы продуктивности, создание правильных условий для работы, которые индивидуальны для каждого.
Ошибка 1: Злоупотребление голосовыми сообщениями
Злоупотребление голосовыми сообщениями, особенно когда другие злоупотребляют ими в общении с вами, сильно снижает продуктивность. Длинные, не содержательные голосовые сообщения отвлекают от текущих задач, приводя к потере времени.
Решение: Постепенно приучайте людей к текстовому общению. Не стесняйтесь вежливо просить переформулировать сообщение текстом, например:
- «Извини, у меня телефон барахлит, голосовые не проигрываются. Можешь, пожалуйста, кратко написать текстом?»
- «Извини, сейчас рядом дочка, не могу слушать голосовые. Напиши, пожалуйста, текстом, что ты хотел(а).»
Основной принцип: Непродуктивные люди ленятся делать «домашнюю работу» — прояснять для себя, чего они хотят от другого человека. Прежде чем записывать голосовое, запишите свои мысли на бумаге: «Я собираюсь связаться с… чтобы… Какие вопросы нужно обсудить? Какой ответ я жду?» Это поможет вам сделать сообщение лаконичным и по делу. Это относится и к вам самим: избегайте длинных, бессвязных голосовых сообщений.
Ошибка 2: Избыточные созвоны
Постоянные предложения созвониться, как и голосовые сообщения, свидетельствуют о непонимании собеседником своих целей. Созвон требует времени и энергии.
Решение: Вежливо просите собеседника сформулировать повестку созвона:
- «Сергей, добрый день! Я с радостью готов(а) созвониться, но сначала, пожалуйста, напишите текстом повестку: какие вопросы вы хотите обсудить, какие решения нужно принять, что срочно?»
Это перекладывает ответственность за подготовку на собеседника, делая созвон коротким и эффективным. Созвоны эффективны для энергетического общения, вдохновения, но не для ежедневных обсуждений рабочих вопросов, которые можно решить текстом.
Ошибка 3: Избыточные и необязательные встречи
Встречи — самая опасная ошибка, способная «съесть» весь день. Большинство встреч необязательны и могут быть заменены удалённым общением. Встречи в больших городах требуют значительных затрат времени на дорогу и подготовку.
Решение: Будьте скептичны к необходимости встреч. Если вам предлагают встречу, задайте вопрос:
- «Извините, у меня сейчас нет возможности для личной встречи (потому что… — укажите причину). Как мы можем решить этот вопрос удалённо?»
Большинство вопросов решаются удаленно. Исключения — встречи, требующие личного присутствия (презентации, собеседования и др.), а также встречи с близкими людьми.
В основе всех трёх ошибок лежит неуважение к своему времени. Уважение к своему времени начинается с уважения времени других людей. Сделайте свою «домашнюю работу»: перед общением четко формулируйте свои цели и вопросы. Это поможет вам минимизировать неэффективные коммуникации и стать более продуктивным. Продуктивность – это навык, который можно тренировать.
По материалам: otkryto.com