Вы и ваш партнер решили стать семьей, прошла эйфория от предложения руки и сердца и пришло время подготовки к свадьбе — самому долгожданному и теплому событию между вами.
И вопросы возникают насущные: с чего начать, в какой последовательности закрывать пункты большого плана «Свадьба», а главное — где провести торжество.
Правильный выбор места становится ключевым аспектом, ведь от него зависит не только то, насколько красивым будет торжество, но и его стоимость, технические возможности и выбор стилистики.
В статье разбираемся и делимся мнением команды The Weddings Team о том, как выбрать для свадьбы площадку, какие нюансы следует учесть и как выбор места для торжества влияет на прочие пункты подготовки к столь важному дню.
Рассмотрим процесс поиска идеальной площадки от скроллинга в интернете до бронирования и подписанного договора аренды.
Концепция свадьбы
Первое, с чего стоит начать поиск места для торжества — определить концепцию свадьбы. Именно от концепции прямо зависит выбор площадки. Или наоборот? Давайте разбираться.
Например, у вас классическая свадьба. Красивая, с пышным платьем невесты и соблюдением всех канонов, чего так ждут родственники. Станете ли вы выбирать «обшарпанный» лофт? Или ферму? Да-да, в тренды врываются необычные площадки: лофты, концептуальные галереи, заброшенные и восстановленные загородные усадьбы, библиотеки и крафтовые мастерские. Конечно, список неполный, а составить полный поможет лишь безграничная фантазия и очевидная смелость.
Но можно сыграть от обратного: изучить площадки в интернете и в полюбившихся — увидеть свою концепцию. Если вам понравилась огромная теплица в ботаническом саду, которую можно арендовать для свадьбы: не стоит ли задуматься о стилях рустик и бохо? А может, приглянулся восстановленный особняк? Тогда в голову придут роскошный минимализм и создание полностью персонализованного пространства с глиттер-баром, студией временных татуировок, фото-зоной или, скажем, зоной для бир-понга.
В любом случае концепция и место — созависимы.
Важно лишь решить для себя: от чего исходить.
Начните с поиска совершенно разнообразных площадок в вашем городе и посмотрите, какие откликаются. Возможно, они чем-то похожи между собой или имеют общие черты. Это поможет сопоставить ваши представления о торжестве, сформировать стиль и точно определить концепцию. Ведь если представления и место совпадают, то вы на верном пути ;)
Требования для реализации концепции = требования к площадке
Если кажется, что все в этом шаге — легко и красиво, то, увы, вы ошибаетесь.
Концепция определяет не только место, но и его возможности. Какие детали нужно учесть? Составили лонг-лист самых необходимых аспектов для выбора площадки (короткий гайд ниже, здесь все подробно):
Технические возможности
- Предоставляет ли площадка световое и звуковое оборудование, возможно ли размещение дополнительных источников питания.
- Можно ли на площадку привезти свое оборудование, которое будет удовлетворять требованиям ведущего, диджея и других участников сценария торжества?
- Концепция торжества определяет необходимость выбора тех или иных технических трюков. Вдруг вам пришло в голову сделать свадьбу в стиле кино с поп-корн аппаратом, фотобудкой и большим экраном позади президиума, где будут крутиться «киношные» кадры совместной жизни — здесь понадобятся и розетки, и электрогенераторы, и тот самый экран.
- В наличие ли на площадке кондиционеры или отопительные пушки — если это площадка на открытом воздухе? Свадьба — торжество, которое планируется за много месяцев, и здесь можно легко промахнуться с погодой. Поэтому такие детали важно учесть в разделе технического оснащения. А в помещении — ресторане или лофте — не должно быть душно.
- Есть ли вместительный холодильник для свадебного торта? Это тоже крайне важно, ведь торт — удовольствие, которое обычно все получают ближе к «чайному» завершению вечера. И крайне важно, чтобы он остался в неизменном виде на протяжении всего своего нахождения в «зоне ожидания посадки».
Цветовая палитра площадки
Если вы определились с концепцией торжества и готовы обсуждать декор — то колорит площадки не на последнем месте на этапе выбора.
Опять же: существует декор, который может полностью преобразить пространство, буквально до неузнаваемости, но он затратнее. Гораздо уместнее вписать декор в изначальный вид выбранной площадки — это принесет меньше забот и больше гармонии в общую атмосферу праздника. Встречают, как говорят, «по одежке». Торжество тоже запоминают в том числе из-за места, в котором оно проходит.
Вместимость
Если гости — под вопросом (кто-то приедет, кого-то не отпускают с работы), все же необходимо прикинуть число и иметь представление, какой формат свадьбы ваш: камерная до 20-25 человек, семейная с близкими друзьями до 50 человек или мировая, куда приглашены все: друзья, коллеги, близкие, и родственники до пятого колена.
Это ограничит вас в выборе площадки и задаст ее параметр — вместимость.
Это три аспекта, которые стоит учесть при выборе площадки с точки зрения концепции торжества, но они не последние в общем процессе.
Бюджет
Острый вопрос подготовки к свадьбе — бюджет. Составить смету непросто, но вы должны четко понимать границы, которые можете себе позволить.
А бюджет на аренду площадки для вашего торжества может занимать от 45 до 70 процентов от общей суммы. Что в него входит?
Стоимость аренды площадки
Это сумма, которую нужно заплатить за место. Не включая меню на гостя, алкоголь, оборудование, декор и прочие детали.
Обычно в сумму аренды входит какой-то набор услуг, но это не касается необычных, не рядовых мест, а также зависит от того, какие услуги площадки вам в действительности необходимы: официанты, еда, гримерки для артистов, исполнителей, ведущего, обслуживание гостей во время торжества, вынос торта и прочее-бесконечное.
Эти вопросы нужно четко обозначить в процессе подготовки и выявления требований к площадке, а затем по пунктам — обсудить с менеджерами и представителями мест для проведения банкета.
Меню, кейтеринг, бар
Площадка — не просто место. Если это ресторан, специализированное место для проведения банкетов или ничем не оборудованная площадка за городом, вопрос один: «Есть что поесть?»
Первое, что стоит учесть — предпочтения ваши и ваших гостей. Если на свадьбе присутствуют люди с аллергией или специфическим вкусом — стоит отнестись к этому с вниманием.
К тому же, и концепция торжества может включать меню определенных стран или стилей: итальянское, азиатское или американский фастфуд и поп-корн.
И здесь стоит отметить, что предлагает площадка.
И, безусловно, включить это в бюджет. Обычно формат расчета такой: ХХХ рублей на одного гостяХколичество гостей+непосредственно аренда площадки+дополнительные услуги, которые вам необходимы.
А если это выездная кухня — речь идет о том, можно ли оснастить площадку своими исполнителями. Проще, конечно, подыскать место с подходящим меню и услугами.
Разумно, если вы хотите организовать фуршетную зону и бар самостоятельно. Вот здесь справиться легче — есть множество исполнителей услуг по организации фуршета и выездного бара. Здесь уже можно поиграть с изысками. Опять же, все зависит от общего бюджета свадьбы и вашей фантазии. Однако, важно учесть, что не все площадки дают согласие на «аутсорсный» бар — это следует обязательно уточнить.
Пробковый сбор
Одной из существенных свадебных трат является алкоголь. Есть локации, которые включают в стоимость своих услуг так называемый пробковый сбор. Это система оплаты алкоголя, согласно которой учитывается либо определенная сумма на каждого гостя в разделе алкоголь, либо вносится фиксированная оплата каждой бутылки внесенного на мероприятие алкоголя.
Лучшее решение — найти локацию, где нет пробкового сбора и дополнительных условий на «свой» алкоголь в рамках торжества. Но кроме этого можно попробовать разные варианты договоренностей, например 50/50 — где 50% алкоголь из бара локации, а 50% ваш алкоголь.
Дело в том, что алкоголь на площадках стоит намного дороже, чем в проверенных магазинах. И часто одним из приоритетов в процессе подготовки к свадьбе становится возможность самостоятельной покупки и доставки алкоголя на место торжества.
Доставка и установка необходимого оборудования
Да, мы снова говорим про свет, звук и визуальные эффекты. Здесь же может быть дым-машина для первого танца и разные наборы спецэффектов, вплоть до снежной пены.
Здесь важно не только найти подрядчиков, но и узнать, можно ли завезти оборудование на локацию, есть ли дополнительные источники электричества. Доставку придется вписать в бюджет, но стоит обратить внимание на локации со штатными возможностями — они есть, ведь свадьбы празднуют не первый день и с довольно большим размахом. Это сократит дополнительные траты и снимает часть забот: поиск подрядчиков, выбор предложения по параметрам «цена+качество» и далее по списку. Важно опять же обсудить, разрешены ли выбранные спецэффекты на площадке — например некоторые площадки обеспокоены правилами пожарной безопасности и там строго запрещены огненные шоу, салюты, бенгальские огни
Что делать, если очень понравилась локация, но на ней отсутствуют необходимый инструментарий? Вписывать расходы в бюджет, а лучшее решение — обратиться к свадебному организатору. Да, это тоже затратно, но с другой стороны сэкономит ваши силы, сохранит энтузиазм и поможет сэкономить на других исполнителях свадебных услуг. Организаторы сотрудничают с множеством подрядчиков и подскажут решения под ваш свадебный бюджет, а также сами обо всем позаботятся. Вам потребуется лишь согласовывать этапы подготовки.
Меблировка и уборка локации
Да, это тоже сегодня можно найти в перечне дополнительных услуг. Уточните у менеджера перед подписанием договора аренды, входит ли в сумму уборка локации и мебель. Особенно это касается шатров, природных и нестандартных локаций.
Так в смете могут появиться пункты «клиниг» и «мебель на площадку».
Декор
Открытые и закрытые площадки с естественным и искусственным светом подразумевают совершенно разный подход к декорированию локации. Соответственно, и стоимость декора будет отличаться.
Например, одной из важных деталей становится ваше желание провести выездную регистрацию. Это добавляет работу декоратору, увеличивает бюджет, но и требует такой возможности от площадки. Есть ли там место для выездной регистрации, можно ли это место задекорировать должным образом? Соблюдается ли общий стиль локации и места для регистрации? Это первое, о чем стоит подумать.
От локации зависит несколько факторов:
– количество декора
– стиль декора
– стоимость декора
Поэтому логичнее выбирать площадку, которую легко изменить под ваши конкретные требования, и которая максимально сочетается со стилем вашей свадьбы. Это не только сэкономит бюджет и ваши усилия, но и поможет сделать торжество запоминающимся для вас и ваших гостей.
А если в вашей свадебной команде уже есть декоратор, пригласите его на осмотр площадок. Это займет один или два дня, но здорово выиграет время в перспективе.
Логистика: локация для свадьбы
Чтобы завести разговор о логистике, поговорим о типах локаций. Открытые, закрытые, загородные. Все они имеют разные преимущества и недостатки. И гармонируют с временами года. Например, сложно представить зимой неотапливаемый шатер или густой лес.
Классические примеры площадок это:
– летние: шатер, веранда, усадьба, лесной массив, яхт-клуб;
– всесезонные: ресторан, лофт, отель, закрытый особняк.
Набирают популярность и не классические типы локаций: галереи, библиотеки, оранжереи и ботанические сады, теплицы, крыши, песочные или каменные берега рек и заливов и даже конюшни.
От типа выбранной площадки зависит и реализация вашей свадебной концепции, и работа с логистикой: все ли гости смогут легко доехать до места торжества, всем ли удобно будет вернуться в вечернее время, понадобится ли кому-нибудь из гостей помощь, а может, стоит вообще устроить организованный развоз гостей. Также на удаленных от города площадок можно найти отели (если площадка не предусматривает свой) и разместить близких там.
Главное: готовы ли вы включить некоторые траты при выборе загородной площадки. Возможно, это станет одной из неотъемлемых частей успешного торжества.
Заключительный этап: вопросы менеджеру, бронь, подписание договора аренды
Итак, давайте четко обозначим, какие детали о площадке точно стоит уточнить у менеджера перед бронированием и подписанием договора аренды:
- Наличие ограничений и запретов
- Условия работы кухни
- Клининг на локации
- Возможность организации выездной регистрации
- Условия размещения в непогоду на открытой локации
- Маршруты для доступа к площадке/логистика
- Размещение гостей на ночь
- Гардероб для гостей (осень/зима)
- Гримерки для исполнителей
- Наличие технического оборудования
- Дегустация банкетного меню
- Возможность организации кейтиринга
- Временные рамки: когда можно зайти на площадку и когда нужно освободить (+ранний монтаж декора)
- Возможность почасового продления аренды
- Условия пробкового сбора или возможность ввезти на площадку свой алкоголь
- Возможность использования фейрверка, организации огненного шоу
- Возможность и условия работы подрядчиков на площадке
- Другие мероприятия поблизости или в других залах площадки
- Условия отмены брони в случае форс-мажора
Сумма бронирования площадки на вашу дату может быть фиксированной или составлять процент от общей суммы аренды. И если вы определились с выбором — не стоит медлить, особенно если ваша свадьба «в сезон». Например, даже за полгода до летней свадьбы в выходной день остается не много площадок в распоряжении жениха и невесты.
А в договоре аренды внимательно изучите все условия, не стесняйтесь задавать вопросы, если формулировки кажутся неоднозначными.
Уточните детали: можно ли изменить число гостей — случается всякое и количество может как прибавиться, так и убавиться; возможность почасового продления аренды; точное время закрытия площадки; время, когда подрядчики могут приступить к оборудованию площадки и декору.
Если каких-то пунктов в договоре не хватает — не бойтесь попросить их добавить, не допускайте словесных договоренностей, все должно быть четко прописано. Это избавит вас от мелких проблем в будущем.
Готово, есть время и место! А это 50% успеха запоминающегося торжества.
Шорт-гайд «Как выбрать идеальную площадку для свадьбы»
Подведем итоги: мы составили «быстрый гайд», где отметили все самые заметные и незаметные нюансы, с которыми можно встретиться при выборе площадки для свадьбы мечты. Поехали!
Шаг 1. Соберите топ-площадок в интернете, зайдите на официальные сайты и свяжитесь с менеджерами, чтобы уточнить первые вопросы. Например, когда можно посмотреть площадку.
Шаг 2. Исходя из действий первого шага, соберите топ-5-7 площадок и запланируйте визит. Проложите маршрут так, чтобы площадки следовали попутно, а если в списке есть загородные локации — выделите для них отдельный день.
Шаг 3. Намечайте визиты на площадки так, чтобы там присутствовал банкетный менеджер. Встретьтесь с ним, не стесняйтесь задавать вопросы, просите показать все помещения. Стоит также завести small-tolk с персоналом, чтобы создать для себя первое впечатление об обслуживании.
Шаг 4. Оцените состояние локации: мебель, есть ли ощущение «новой» или наоборот «бывалой», зайдите в туалет, уточните наличие гримерок и посетите их тоже, оцените размещение залов — не будет ли вам мешать мероприятие по соседству. Рассмотрите, возможно ли здесь разместить столы удобным образом, есть ли вариативность размещения.
Шаг 5. Изучите банкетное меню и уточните условия оплаты за гостя. Присмотрите отдельные блюда и цены на них. Узнайте об условиях пробкового сбора. Уточните, предоставляет ли площадка кейтиринг или же нужна дополнительная организация с использованием услуг подрядчиков, скажем, для фуршета.
Шаг 6. Оцените освещенность помещения — естественный или искусственный свет. Сделайте пару кадров на телефон, чтобы иметь некоторое представление о том, какие получатся фотографии с торжества.
Шаг 7. Уточните у менеджера, какие услуги входят в сумму аренды, какое оборудование предоставляет площадка, какие аспекты обслуживания входят в обозначенный бюджет.
Шаг 8. Отметьте, какие бонусы есть в случае свадебной аренды. Если локация подразумевает наличие отеля — есть ли привилегии для размещения гостей на ночь после торжества.
Шаг 9. Уточните и оцените вместительность площадки. Иногда указывают максимальное количество гостей, а на деле получается «в тесноте, да не в обиде».
Шаг 10. Рассмотрите место для торжественной выездной регистрации. Насколько оно комфортно размещено относительно места общего размещения гостей, подразумевает ли возможности декора.
Это основные моменты, которые непременно следует учитывать. Но самый главный совет: чувствуйте сердцем. Если это «оно» — вам будет понятно с первого взгляда.
5 площадок для свадьбы в Нижнем Новгороде
Вместимость: залы от 12 до 300 человек
Средний чек меню за гостя: 3000 рублей
Плюсы:
– можно свой алкоголь
– преимущества размещения гостей при свадебной аренде площадки
– вариативность залов и зон
– в подарок номер «Люкс» для молодоженов
– широкие возможности декора
– возможность организации выездной регистрации
– просторная отдельная парковка
Минусы:
– отдаленность от города: путь из Нижнего Новгорода займет около 1 часа
Вместимость:
– Каминный зал: 25-65 человек
– Торжественный зал: до 150 человек
Средний чек меню за гостя: 3000 рублей
Плюсы:
– можно свои безалкогольные и алкогольные напитки
– возможность организации выездной регистрации
– своя кондитерская
– кондиционеры в залах
– вариативность рассадки гостей
– вид на набережную города
– расположен в центре города
Минусы:
– отдельная аренда балкона на втором этаже
Вместимость: до 50 человек
Средний чек меню за гостя: 3000 рублей.
Плюсы:
– расположена в центре города
– возможность организации выездной регистрации
– панорамный вид на Кремль и центральную набережную города
– высокое качество сервиса и кухни
– техрайдер с полным комплектом оборудования
– вариативность декора и рассадки гостей
– продуманное зонирование для любых активностей
Минусы:
– высокий спрос приводит к сложностям бронирования нужной даты
Вместимость: до 150 человек
Средний чек меню за гостя: 4500 рублей
Плюсы:
– расположен в центре города
– отель, где можно разместить гостей
– панорамный вид на город
– на площадке будет только ВАШЕ мероприятие
– широкие возможности декора
– отдельный зал для велком-зоны
– просторная парковка
Минусы:
– гости могут растеряться в поисках входа в ресторан (через отель)
Вместимость:
– Малый банкетный зал: 10-25 человек
– Большой банкетный зал: 25-60 человек
– Летняя веранда на крыше: до 100 человек
Средний чек меню за гостя: 6000 рублей
Плюсы:
– расположен в центре города
– возможность организации выездной регистрации
– летняя веранда
– организация мероприятий под ключ
– панорамный вид на центр города
– авторская уникальная кухня
– музыкальное оборудование
Минусы:
– нельзя привозить свой алкоголь
Мы собрали в одну статью информацию обо всех нюансах поиска и выбора места, где состоится ваше главное торжество.
В команде The Weddings Team не любят полумер, поэтому надеемся, что учли все пожелания и дали ответы на все вопросы наших читателей.