Как оформить цифровую подпись, чтобы подписывать документы онлайн

Отправить документы в налоговую, заключить трудовой договор, подать документы в вуз — всё это можно сделать дистанционно благодаря электронной подписи. Разбираемся, кому нужна цифровая подпись, как её получить и начать пользоваться.

@FAMILY STOCK, shutterstock.com

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (сокращённо ЭП) — это специальный файл с набором букв, символов и знаков, который служит эквивалентом обычной подписи на бумаге. Такая подпись нужна, чтобы заверять документы онлайн, без личного присутствия.

До сих пор в интернете встречается термин «электронная цифровая подпись», сокращённо ЭЦП, хотя теперь он признан устаревшим — в законодательстве используют термин «электронная подпись». Мы будем также использовать его в статье.

Зачем нужна электронная подпись

Электронной подписью активно пользуются представители бизнеса — директора компаний, руководители направлений и предприниматели. Этот инструмент позволяет им удалённо подписывать договоры с контрагентами, отправлять документы в госучреждения и многое другое.

Но ЭП также может быть полезна и для физических лиц. С её помощью можно:

• Получать услуги через портал Госуслуг.
• Отправлять документы по удалёнке работодателю.
• Заверять налоговые декларации для получения вычета.
• Дистанционно подавать заявление на зачисление в вуз.
• Отправлять жалобы и иски в суд.
• Получать патенты, регистрировать юрлица и так далее.

Виды электронной подписи и их отличия

Электронная подпись бывает двух видов.

1. Простая. По сути, это логин и пароль, которые подтверждают авторизацию в системе пользователя. С помощью простой подписи можно отправить обращения в некоторые органы власти через Госуслуги или заказать справку из банка.
2. Усиленная. Она в свою очередь делится на:

• Неквалифицированную (УНЭП). Такие ЭП генерируются с использованием средств шифрования, то есть создаются специальной программой. Неквалифицированная ЭП не считается полным аналогом обычного автографа. Юридическую силу она приобретает, только если есть согласие от обоих участников документообмена. Простой пример — подача 3-НДФЛ на сайте ФНС.
• Квалифицированную (УКЭП). Это полный аналог собственноручного автографа. Взломать или подделать такую ЭП не получится, так как выпуском квалифицированных подписей занимаются только специальные удостоверяющие центры. ЭП подойдёт для подписания всех видов электронных документов.

Как устроена простая электронная подпись

Простая ЭП предполагает использование идентификационных данных пользователя, а также одноразовых кодов подтверждения. Коды могут быть отправлены через SMS или электронную почту. При подписании документа создаётся уникальная хеш-сумма — цифровой отпечаток документа. Эта хеш-сумма комбинируется с данными пользователя, и формируется электронная подпись.

Когда получатель документа проверяет подпись, он использует тот же алгоритм хеширования и идентификационные данные, чтобы убедиться в целостности и подлинности документа. Простая электронная подпись не обеспечивает высокого уровня безопасности. Но она удобна для повседневного использования и подтверждения менее существенных операций.

Как устроена неквалифицированная электронная подпись

Основа УНЭП — использование двух криптографических ключей, открытого и закрытого. С помощью закрытого ключа подпись шифруется, а затем отправляется получателю (например, налоговой) с открытым ключом для проверки подлинности.

Главная особенность УНЭП в том, что она зафиксирована и работает в рамках одного сервиса. Например, на сайте налоговой или внутри одной компании. Такая подпись хранится внутри компьютера владельца или в облачном хранилище сервиса.

Большинству людей вполне достаточно только УНЭП, квалифицированную подпись можно не создавать — в рядовых жизненных ситуациях, например для подачи декларации в налоговую, она не понадобится.

Как устроена квалифицированная электронная подпись

УКЭП — самая защищённая форма электронной подписи, при этом она обладает полной юридической силой. Процесс её создания предполагает генерацию уникального криптографического ключа. Он связывается с сертификатом, выданным удостоверяющим центром. Этот сертификат подтверждает идентичность подписанта и обеспечивает юридическую защиту документа.

С помощью УКЭП можно подписать любой документ. Для создания такой электронной подписи используются средства криптографической защиты, которые строго соответствуют требованиям законодательства. Технические характеристики УКЭП регулирует государство.

Как получить электронную подпись

Чтобы взаимодействовать с ФНС, достаточно получить неквалифицированную подпись, причём сделать это можно в личном кабинете на сайте ведомства в настройках профиля. Там же можно посмотреть срок, до которого действует подпись, а также выбрать место её хранения. Удобнее всего оставить ключ в защищённой системе ФНС: так, когда нужно будет отправить документы в ведомство, не придётся устанавливать ничего на компьютер.

Жители Москвы могут оформить электронную подпись на портале mos.ru при получении некоторых госуслуг. Ключ формируется на основании заявления пользователя портала.

Ещё получить электронную подпись можно в приложении Госключ. Для этого понадобится подтверждённый профиль на Госуслугах с указанным номером телефона. Выпущенная через приложение ЭП пригодится для работы с порталом, а также другими сервисами, куда интегрирован Госключ.

Если нужна квалифицированная электронная подпись, за её получением нужно обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр — список адресов можно посмотреть здесь. Чтобы оформить подпись, понадобятся:

1. Паспорт.
2. СНИЛС.
3. ИНН.
4. Заявление на изготовление квалифицированной ЭП — шаблон выдадут и помогут заполнить в центре.

Подпись будет готова в день обращения.

Сколько стоит электронная подпись

Подписи, оформленные на сайте налоговой или с помощью сервиса «Госключ», абсолютно бесплатны.

Если обращаться за выдачей УКЭП в удостоверяющий центр, то плата за услугу будет зависеть от тарифа и того, насколько защищённую подпись вы хотите получить. Подпись для личных целей обойдётся примерно в 1 000–2 000 рублей, плюс стоимость носителя и обслуживание удостоверяющего центра.

Как подписывать документы электронной подписью

Для подписи документов с помощью ЭП нужна специальная программа, которая встраивается в контекстное меню ОС, например «КриптоАРМ ГОСТ», «Криптопро CSP», ViPNet CryptoFile и др.

Процесс подписания документа рассмотрим на примере программы «КриптоАРМ ГОСТ»:

• Правой кнопкой мыши кликните по документу в папке или на рабочем столе.
• Выберите пункт «КриптоАРМ ГОСТ» и нажмите «Подписать».
• Запустится мастер создания ЭП, следуйте его подсказкам.
• В финале рядом с документом появится файл с расширением doc.sig — это ЭП.

Можно подписать документ прямо в Microsoft Word или Excel:

• Перейдите в «Файл» — «Сведения».
• Нажмите кнопку «Защитить документ», в Excel — «Защитить книгу».
• В выпадающем окне выберите «Добавить цифровую подпись».
• Выберите из списка сертификат и кликните «Ок».
• Документ станет недоступным для изменения, рядом появится файл с расширением doc.sig.

Документ можно также подписать в электронной почте или облачном хранилище — например в «Google Диске» и на «Яндекс Диске». Для этого необходимо установить расширение для браузера, которое добавит кнопку «Подписать» — например «КриптоПро ЭЦП», оно подходит для любых браузеров.

Есть ли срок годности у электронной подписи

Да, у ЭП есть срок годности. Он определяется периодом действия сертификата, который выдаётся удостоверяющим центром.

Обычно сертификаты электронной подписи действуют 12–15 месяцев, после чего их нужно обновить или переоформить.

Как проверить подлинность электронной подписи

Существует несколько способов, позволяющих проверить электронную подпись на подлинность. Самый доступный из них — через специальный сервис на Госуслугах. Для этого нужно:

1. Перейти на сайт.
2. Загрузить в специальное поле документ для проверки и файл с подписью.
3. Далее нужно ввести проверочный код с картинки и нажать на кнопку «Проверить».

Система проанализирует подпись и сразу же покажет результат: имя владельца, адрес центра, выдавшего подпись, а также срок действия сертификата.

Что делать при утере электронной подписи

Если вы утратили ЭП, важно предпринять следующие шаги, чтобы минимизировать риски и восстановить доступ:

• Сообщение об утрате. Немедленно уведомите удостоверяющий центр или МФЦ, который выдал вам сертификат. Это предотвратит несанкционированное использование вашей подписи.
• Аннулирование сертификата. Центр сделает сертификат недействительным, чтобы предотвратить его использование злоумышленниками.
• Получение нового сертификата. После аннулирования старого сертификата подайте заявку на получение нового. Потребуются документы для подтверждения вашей личности.
• Обновление данных. Убедитесь, что все контрагенты и партнёры в курсе изменений и получают ваши документы, подписанные новой ЭП.

Восстановить утраченный сертификат или ключ электронной подписи невозможно. Нужно получать новый.

Как перевыпустить сертификат электронной подписи

Сертификат можно перевыпустить заранее, ещё до окончания текущего, тогда услуга доступна онлайн через удостоверяющий центр. Если срок годности ЭП уже истёк, дистанционное продление недоступно — потребуется оформлять новый сертификат. Для этого обратитесь с заявлением в ФНС, удостоверяющий центр или МФЦ. Если в документах ничего не изменилось, повторно предоставлять их не потребуется. Если есть изменения, нужно будет предоставить оригиналы изменившихся документов.

Вопросы, связанные с мобильной связью, тоже удобно решать дистанционно. Например, с помощью приложения Мой МТС можно следить за балансом, пакетами минут и интернета, подключать и отключать услуги, пополнять счёт и многое другое.

Переходите по ссылке, чтобы скачать Мой МТС

Подписывайтесь на наш канал. Рассказываем о гаджетах и технологиях.

✔ ПОДПИСАТЬСЯ НА МТС/МЕДИА

Ещё интересные статьи: