Организационная структура (оргструктура) — это система, которая позволяет собственникам и управленцам видеть сильные и слабые стороны бизнес-процессов, сокращать операционные расходы и повышать продуктивность управленческих решений. Она определяет, как распределяются обязанности, устанавливаются права и обязанности сотрудников, а также настраивается эффективная работа предприятия.
Для осмысленного и рационального управления необходимо сначала определить конечную цель. Это может быть стратегия, мотивация персонала, постановка краткосрочных и долгосрочных целей. После этого следует выбрать инструменты для достижения этих целей, включая организационную структуру.
Это один из главных инструментов управления в любой компании. Что же в нём такого особенного, что привлекает владельцев и руководителей? Я думаю, это просто революция! Жизнь компании делится на «до» и «после» внедрения оргструктуры. Это очень мощный инструмент, который меняет всё: управление становится более организованным и понятным.
Оргструктура помогает установить связи между отделами, распределить обязательства и упорядочить задачи для достижения бизнес-целей. На её основе разрабатываются должностные инструкции и описания бизнес-процессов, что позволяет ликвидировать неопределенность и конфликты.
Чтобы организационная структура была эффективной, необходимо соблюдать следующие принципы:
· Гибкость: Способность быстро перестроиться в соответствии с изменениями в производстве или среде персонала.
· Централизация: Разумная централизация полномочий с передачей функций оперативного управления в нижнее звено.
· Специализация: Каждое подразделение выполняет определенный функционал.
· Нормоуправляемость: Соблюдение рационального числа подчиненных для разных уровней управления.
· Единство прав и ответственности: Права и обязанности должны быть равными.
· Разграничение полномочий: Линейное руководство отвечает за выпуск продукции, а функциональное — за подготовку и исполнение.
· Экономичность: Стремление к снижению затрат на административный аппарат.
Разумеется, Эта штука не внедряется за один день. Прежде чем решиться на внедрение этого в свою компанию давайте ответим на ряд вопросов.
1. Что такое оргструктура и почему это важно?
Сразу хочу предупредить, что эта тема весьма обширна и ее сложно изложить в двух словах. Однако я постараюсь сделать это максимально понятно.
Организационная структура компании представляет собой наглядный бизнес-процесс, то есть перечень всех функций, выполнение которых обеспечивает эффективную работу организации.
Чтобы проиллюстрировать это на примере, возьмем небольшую палатку с пирожками. В этом, пусть и скромном, но все же бизнесе также можно выделить несколько ключевых функций:
· Кто-то занимается оформлением лицензий и разрешений.
· Кто-то нанимает продавцов и поваров.
· Кто-то отвечает за внешний вид и интерьер палатки.
· Кто-то ведёт бухгалтерский учёт и выдаёт зарплату.
· Кто-то закупает муку и мясо.
· Конечно, кто-то должен готовить пирожки.
· И, разумеется, кто-то должен продавать товар.
· Кто-то проверяет, сколько было продано пирожков.
Все эти функции могут быть возложены на одного человека, о чем я подробнее расскажу чуть позже. Кроме того, не стоит забывать о контроле качества и обучении персонала, но для упрощения примера я не буду их рассматривать.
Когда функции описаны, их не просто фиксируют на листе бумаги. Они визуализируются на большом ватмане, который размещают на видном месте, чтобы все сотрудники могли с ними ознакомиться. Это выглядит как блок-схема, где, помимо функций, указаны все должности и конкретные люди, занимающие их. Например, в участке закупки муки и мяса может работать менеджер по закупкам Вера Ильинична.
Теперь перейдем к вопросу о том, почему это так важно. Представьте, что Вера Ильинична из нашего примера считает, что она отвечает за работу кухни, а закупка сырья лежит на директоре. Она подключается к этой работе лишь время от времени, когда видит, что он не успевает. В то же время директор полностью уверен, что это ее обязанность, и готов периодически закупать муку и мясо самостоятельно, чтобы процесс не простаивал.
Эта ситуация может показаться смешной, но, к сожалению, она нередко встречается в реальной жизни. Взаимные претензии, срывы поставок, простой кухни и, как следствие, потеря выручки — всё это может произойти, если в компании не внедрена организационная структура.
2. Мы уже N лет работаем без неё, и всё идёт отлично. Зачем что-то менять?
Тут есть два момента. Во-первых, никто никого не заставляет. Если у вас всё хорошо, я за вас рад. Но если вы всё это время работаете на износ, выясняете отношения и ищите виноватых, то зачем продолжать в том же духе ещё N лет?
Во-вторых, даже если всё более-менее нормально и есть какой-то рост, есть о чём задуматься. Например, о том, что было бы, если бы руководство и сотрудники не тратили силы на разборки и «тушение пожаров». Если бы каждый знал, что от него ждут, и все действовали как одна команда, что было бы тогда? Может, наша палатка с пирожками стала бы международной сетью фастфуда?
3. Мой бизнес — особенный. Типовые решения к нему не подходят!
Большинство предпринимателей убеждены в этом. Да что уж там. Я не встречал ни одного владельца, который бы сказал: «Мой бизнес как у всех». Максимум используют «у нас стандартный для отрасли процесс». И я с этим согласен — все компании уникальны в той или иной степени. Ведь каждый владелец вкладывает в свою организацию частичку себя, и это не может не отразиться на работе.
Однако, с другой стороны, я также не видел бизнеса, который бы не работал с финансами, не имел персонала и не занимался продажами. И самое главное — нет бизнеса без продукта. А поскольку ключевые типы функций присутствуют в любой организации, то и «правила игры» для них могут быть универсальными. И именно о функциях бизнеса говорит нам организационная структура.
4. Это все для крупняка. А у меня всего 5 (10-20-50) человек.
Вспоминается Вера Ильинична — наш продавец пирожков из первого пункта. В палатке, возможно, работает только она и директор. А если взять сеть супермаркетов со своими пекарнями, то там только на производстве пирожков может быть занято пять человек в каждой точке.
Самое удивительное, что в обоих примерах функция остаётся одной и той же, просто количество людей, её выполняющих, различается. Следовательно, организационная структура будет похожей. Это настолько универсальный инструмент, что его можно успешно применять как к ларьку по починке обуви, так и к обувной фабрике.
5. Это для слишком умных.
Всё очень просто! Я думаю, что если предприниматель уже давно в бизнесе и его компания до сих пор работает, то у него есть всё, чтобы попробовать что-то новое для своей фирмы.
Оргструктура — это как таблица умножения в бизнесе. Она работает в сотнях и тысячах компаний в СНГ, а в мире их ещё больше. И она популярна, потому что не требует специальных знаний. Это не высшая математика, не теория деления ядра. Это простой и понятный инструмент, которым может пользоваться любой владелец бизнеса. И начать им пользоваться можно быстро.
6. Мои сотрудники разбегутся от таких изменений!
В общем, есть два варианта, когда новые правила могут вызвать недовольство. Первый — это когда внедряется неэффективная технология. Тогда команда пытается избавиться от этих правил, и это логично.
Второй — когда собственник не очень понимает, что внедряет. Вместо того чтобы разобраться самому и помочь сотрудникам, он может жёстко пресекать любые разговоры об этом. Такой подход не понравится персоналу.
Но когда речь заходит об организационной структуре, ситуация меняется. Первый пункт отпадает сам собой, потому что есть успешные компании, которые много лет назад внедрили эту штуку, и с тех пор их дела пошли в гору. Они — доказательство эффективности.
Что касается второго пункта, то здесь могут возникнуть проблемы. Иногда после внедрения оргструктуры действительно уходят сотрудники. Но это скорее хорошо, чем плохо. Организационная структура делает работу компании прозрачной, и не получится отсиживаться по углам, изображая бурную деятельность, и, конечно, присваивать чужое. Поэтому потеря кого-то из команды — это не всегда проблема.
7. Нет ни времени, ни ресурсов.
Внедрение организационной структуры может показаться сложным процессом, который требует много времени, сил и денег. Но это не так!
Важно расставить приоритеты и понять, что на самом деле нужно сделать. Если собственник занят решением текущих проблем, он тратит много времени на то, чего могло бы и не быть. А вот если сосредоточиться на внедрении организационной структуры, это будет отличной инвестицией в минимизацию проблем и автономность.
Практика показывает, что сотрудники начинают работать эффективнее и могут наверстать упущенное, если на этапе внедрения им пришлось замедлиться. В результате компания производит больше продукции и зарабатывает больше денег. Разве это не стоит того?
Кроме того, есть ещё и эмоциональный аспект. Когда мы чувствуем себя волком как в старой игре, где нужно ловить яйца, наша энергия падает. А если мы видим, что нововведения приносят результаты, наша сила и драйв растут с каждым днём. Вот он — ключ к масштабированию. Но это уже другая тема.
Теперь, когда с принятием решений стало всё понятно, давайте обсудим, какие бывают организационные структуры. У каждой организации своя структура, но обычно она основана на типовых формах. Чтобы выбрать подходящий тип, надо разобраться в вариантах. Обычно выделяют шесть основных типов структур.
Линейная структура
— это когда все решения принимает один человек. Он же всем и командует.
Это простая и быстрая система управления. Все приказы идут сверху вниз, и все быстро выполняются.
В такой структуре все процессы контролирует один человек. Это даёт ему гибкость в управлении.
Линейная структура хорошо подходит для небольших компаний с узкой специализацией или местных бизнесов. Например, для небольшой адвокатской конторы или палатки с пирожками.
Но у такой системы есть и минусы. Руководитель может перегрузиться работой, а если он один принимает все решения, то может использовать свою власть в личных интересах.
Функциональная структура
— это когда у каждого отдела есть свой начальник, который отвечает за свою часть работы. С увеличением производства и объемов работы появляется необходимость делегировать полномочия — как полностью, так и частично. Функциональная организационная структура позволяет передавать ответственность функциональным руководителям, сохраняя при этом контроль и вертикаль власти.
Кому подойдёт: компаниям, которые делают продукцию в больших объемах.
Минус: сотрудники не всегда в курсе, что происходит у коллег из других отделов.
Дивизионная структура
— это когда компания делится на отделы, которые работают независимо друг от друга. Эти отделы могут быть организованы по-разному: по типу продукции или по региону.
Например, если компания выпускает четыре вида продукции, то у неё будет четыре отдела. Или если она работает в трёх регионах, то у неё тоже будет три отдела.
Дивизионная структура управления часто используется в больших компаниях с множеством филиалов или в магазинах с большим ассортиментом товаров.
Но у неё есть и минусы. Может начаться конкуренция между отделами, а большое количество отделов может тормозить развитие компании.
Матричная структура
— это когда у сотрудников двойное подчинение: и по горизонтали, и по вертикали.
В такой структуре сотрудники работают над разными проектами, но при этом подчиняются своему руководителю и функциональному блоку. Это помогает гибко распределять ресурсы и эффективно выполнять проекты.
Особенно хорошо матричная структура работает в электронной промышленности, авиастроении и других высокотехнологичных отраслях. Она подходит для компаний, которые выполняют сложные и длительные проекты.
Но есть и минусы. Например, у менеджера проекта нет полной власти, поэтому сотрудники могут работать не очень эффективно.
Проектная структура
— это когда для каждого проекта создают отдельную команду. Руководит проектом менеджер, он отвечает за всё. В его команде — маркетологи, программисты, бухгалтеры и другие специалисты. Когда проект заканчивается, команда распускается.
Такая структура хороша для компаний, которые внедряют новые технологии или создают новый продукт.
Но есть и минусы. Чтобы создать отдельную команду для каждого проекта, нужно больше денег на зарплаты.
Организационная схема Рона Хаббарда
Эта организационная структура широко используется в американских компаниях. В её основе лежат семь ключевых бизнес-функций, которые, по мнению Рона Хаббарда, должны выполняться в любой организации, чтобы она была жизнеспособной.
1. Администрирование.
Это главное отделение, которое придумывает идею бизнеса и руководит компанией. Руководители решают, чем будет заниматься компания и какой продукт предлагать клиентам, и следят за тем, чтобы всё шло по плану. Часто эту работу делает сам владелец или целая команда директоров.
2. Персонал и построение структуры.
Это команда, которая помогает администрации воплощать идеи. Отдел нанимает сотрудников, вводит их в курс дела и обучает. Сотрудники этого отдела помогают новичкам влиться в работу и начать приносить пользу. В крупных компаниях эту работу обычно выполняет отдел кадров.
3. Маркетинг и продажи.
Отдел отвечает за рекламу услуг или продукта компании, за планирование и реализацию маркетинговых стратегий. Сотрудники этого отдела общаются с клиентами и заключают с ними сделки.
4. Финансы.
Отдел или бухгалтер работает с деньгами компании. Он следит за тем, чтобы деньги тратились разумно: планирует расходы, выставляет и оплачивает счета, платит зарплаты и ведёт отчётность по доходам и расходам компании.
5. Производство.
Если компания что-то производит, то к этому отделу относятся станки, рабочие, цеха и отдел снабжения — всё, что связано с производством. Если компания что-то продаёт, то в отделе будут склады, комплектация и логистика.
6. Контроль качества и квалификации.
Отдел следит за тем, чтобы компания соблюдала стандарты качества. Занимается улучшением качества услуг или продукции. Оценивает сотрудников и составляет планы развития.
7. Связи с общественностью.
Создаёт узнаваемый бренд компании и работает над её репутацией, чтобы привлечь больше клиентов. Взаимодействует с партнёрами. Обычно за эту работу отвечают PR-менеджеры.
Все эти функции есть в любой компании, просто в небольших компаниях их выполняет один человек, а с ростом бизнеса за каждую функцию отвечает всё больше людей., как следствие данная схема подходит как небольшим и средним фирмам, так и крупным холдингам, что делает ее максимально универсальной.
Теперь когда вы знаете о вариантах формирования оргструктуры и их видах, то достаточно открыть эксель или любой доступный дизайнер схем и просто нарисовать то что отражает текущее состояние или перспективные цели компании. Ведь если «все понятно на схеме» то и в управлении будет все понятно. А изменения можно будет планировать сперва на бумаге.
Статья написана для канала СБПроБизнес. Благодарим автора - Максима Зубеева! У Максима есть ТГ Канал https://t.me/M3ybeev там тоже интересно😉