Помните то время, когда работа из дома была чем-то новым, а вовсе не стандартом? Пандемия COVID-19 изменила это. Она ускорила внедрение гибридных моделей работы и изменила наше представление о производительности. Сегодня гибкое офисное пространство помогает переосмыслить нашу работу. В этих новых условиях возвращение в офис вызывает волнение и предвкушение.
Конечно, удаленная работа имеет свои преимущества. Но давайте будем честны, ничто не сравнится с личным общением с коллегами. Гибкий офис позволяет компаниям разрабатывать динамичный подход к распределению рабочих мест, что создает универсальную среду для сотрудников. Этот инновационный подход выходит за рамки экономии средств, хотя экономия является существенным преимуществом. Он создает рабочее пространство, которое становится таким же гибким и адаптированным к изменениям, как и люди, которые его используют.
В этой статье мы расскажем о гибком офисе. Мы рассмотрим, как такой подход может оживить вашу рабочую среду, повысить дух команды и да, существенно сэкономить на офисных расходах. Готовы увидеть, как эта концепция может превратить ваше рабочее пространство из простого офиса в центр творчества и продуктивной совместной работы?
Что такое гибкий офис?
Определение гибкого офиса
Больше нет необходимости быть привязанным к одному столу, одному виду и одной атмосфере. Представьте себе офис, в котором вы можете выбрать место в соответствии со своими потребностями. Вам нужно провести мозговой штурм со своей командой? Отправляйтесь в оживленную общую зону. У вас есть проект, который требует вашего пристального внимания? Найдите свой дзен в тихой зоне. А если вам кажется, что сегодня тот самый день, когда нужно “встать и действовать”, то вас ждет стол для работы стоя. Предоставление каждому возможности выбирать свое рабочее пространство равносильно предоставлению ключей к продуктивности и благополучию, это фундаментальный сдвиг!
Весь смысл гибкой рассадки сотрудников заключается в том, чтобы подчеркнуть разнообразие стилей работы. Дмитрий, который любит оживленные пространства, работает в самой гуще событий. Тем временем Оксана воплощает свои лучшие идеи в тихих, уютных уголках вдали от суеты. Цель состоит в том, чтобы создать рабочую среду, которая была бы такой же разнородной и динамичной, как и ваши сотрудники. Это дает каждому возможность проявить себя. Офис становится местом, где сочетаются продуктивность и креативность.
Примеры гибкого офиса
Все гибкие рабочие пространства отличаются друг от друга, поскольку они адаптируются к уникальным потребностям бизнеса. Однако большинство гибких пространств имеют несколько общих элементов, которые способствуют универсальности и совместной работе:
- Открытая планировка
Она стала основным компонентом гибких рабочих пространств, облегчая взаимодействие между различными подразделениями. Это отличное место для экстравертов и неформального времяпрепровождения. Кроме того, она экономит место.
- Тихие зоны
Открытая планировка повышает уровень окружающего шума. Благодаря выделению тихих зон, гибкие рабочие пространства позволяют работникам сосредоточиться на своих задачах, не отвлекаясь ни на что другое. Видов существует множество — от тихих уголков до отдельных звуконепроницаемых кабин.
- Адаптируемые рабочие места
Нетрадиционные стили рабочих мест широко распространены в офисных помещениях с гибкой планировкой. Работа стоя в зонах общего пользования способствует перемещению и разнообразному использованию пространства. Создание гибких, уютных помещений в офисе, таких как кафетерии и приемные, с удобными креслами и естественным освещением, вызывает у людей желание проводить там больше времени.
- Общие ресурсы
Когда рабочие места закреплены, большинство людей хранят свои вещи рядом с ними. Эти вещи можно централизованно разместить в удобных местах и сделать их доступными для всех. К общим ресурсам относятся канцелярские принадлежности, принтеры, закуски или даже целые помещения, такие как конференц-залы.
В чем преимущества гибкого офиса?
Более высокая посещаемость офиса
Гибкие системы рабочих мест помогают сотрудникам постепенно возвращаться в офис. Почему? Потому что они отвечают потребностям современных сотрудников. Офис может быть адаптирован под настроение каждого: от ярких открытых пространств, способствующих командной работе, до тихих изолированных зон, способствующих размышлениям.
Все, что требуется — это создать правильную обстановку, в которой каждый чувствует себя на своем месте и стремится быть частью чего-то большего, чем его домашний офис. Гибкая система превращает офис в место, где каждый член команды находится, потому что хочет.
9 моделей гибридного графика работы, актуальных в 2025 году
Оптимизация офисных площадей и снижение расходов
Использование гибких рабочих мест является стратегией оптимизации офисного пространства. Эта модель позволяет компаниям эффективно использовать каждый квадратный метр своего рабочего пространства. Отказавшись от использования одного рабочего места на человека, компании могут значительно сократить количество неиспользуемых рабочих мест, экономя на недвижимости и эксплуатационных расходах. Такая оптимизация не только сокращает ненужные расходы, но и открывает путь к более разумному и рациональному использованию офисных ресурсов.
Повышение удовлетворенности сотрудников
Гибкий офис также является ключевым фактором улучшения условий для сотрудников. Эта модель подтверждает, что комфорт и возможность выбора имеют первостепенное значение для удовлетворенности работой. Люди, которые могут выбирать рабочую среду в соответствии со своим настроением, задачами или необходимостью совместной работы, отмечают более высокий уровень удовлетворенности и благополучия. Такая гибкость демонстрирует ваше стремление учитывать предпочтения членов вашей команды, тем самым способствуя созданию позитивной культуры на рабочем месте.
Более тесное сотрудничество и социальные взаимодействия
Динамичный характер гибких мест способствует сотрудничеству и социальному взаимодействию между сотрудниками. Такая планировка позволяет сотрудникам передвигаться и общаться с разными коллегами в течение всего дня, избегая замкнутость и способствуя взаимодействию между отделами. Спонтанные взаимодействия могут привести к появлению инновационных идей и укреплению командных связей, обогащая социальную среду на рабочем месте. В целом, это приводит к созданию более сплоченной и коммуникативной рабочей среды.
Повышение производительности труда
Возможность выбирать подходящую обстановку для выполнения конкретных задач позволяет сотрудникам работать в условиях, которые наилучшим образом соответствуют их потребностям в производительности. Таким образом, гибкая система напрямую влияет на результаты. Например, тихая зона для выполнения задач с интенсивной концентрацией внимания или общая зона для совместных проектов позволяют сотрудникам оптимизировать производительность. Такая гибкость в выборе рабочего места позволяет уменьшить количество отвлекающих факторов, повысить концентрацию внимания и повысить общую эффективность выполнения задач.
Как реализовать эффективную систему гибкого офиса?
Проанализируйте текущее использование вашего офисного пространства
Начните с тщательного анализа текущего использования вашего офиса. Понаблюдайте за областями вашего офиса, где процветают энергия и сотрудничество, например, за общими столами, где рождаются идеи, или в тихих уголках, где концентрируется внимание. Подумайте о том, чтобы отслеживать загруженность в разное время благодаря аналитике рабочих мест для выявления закономерностей. Это понимание имеет решающее значение для разработки гибкой планировки, которая будет естественным образом соответствовать ритму рабочего дня вашей команды. Это гарантирует, что новая конфигурация не просто изменит физическое пространство, но и по-настоящему улучшит вашу рабочую среду.
Попросите ваших сотрудников высказать свое мнение и оказать поддержку при переходе на гибкий офис
Вовлекайте своих сотрудников в эту трансформацию. Представьте, что вы получаете информацию от различных членов команды, таких как Елизавета, которая преуспевает в открытых, просторных помещениях, или Виктор, которому требуется удаленное место для концентрации. Такая обратная связь имеет неоценимое значение для создания разнообразного плана рассадки с учетом предпочтений каждого. Поощрение такого участия гарантирует, что обновленная схема будет соответствовать стилю работы и потребностям вашей команды, а также является отличным примером расширения прав и возможностей сотрудников.
Составьте схему гибкой рассадки
Грамотно составленная схема рассадки — это ваш путь к успешному и гибкому рабочему пространству. Она должна не только обеспечивать разнообразие вариантов, но и вдохновлять ваших сотрудников на изучение различных условий работы. Вы можете ввести помещения для совместной работы, тихие зоны для сосредоточенной работы и места, где можно сменить обстановку. Эта схема должна служить ориентиром для вашей команды, как компас.. Это одновременно повышает и производительность, и ощущение свободы.
Воспользуйтесь инструментами и технологиями для создания гибкого офиса
Рассмотрите инструменты для бронирования мест, чтобы координировать наличие мест, коммуникационные платформы, чтобы все были на связи, и программное обеспечение для управления проектами, чтобы поддерживать производительность. Правильное сочетание технологий не только облегчает плавный переход к гибкому размещению, но и обеспечивает его постоянный успех.
Каковы наилучшие технологии для управления гибким рабочим пространством?
Используйте программное обеспечение для бронирования рабочих мест
Как мы только что упоминали, внедрение системы бронирования рабочих мест имеет решающее значение для эффективного управления гибким офисом. Такое программное обеспечение, как экосистема умного офиса Anima, позволяет сотрудникам заблаговременно бронировать предпочитаемое рабочее место, обеспечивая бесперебойную работу каждый день. Наш инструмент устраняет путаницу и возможные конфликты при планировании из-за нехватки места, позволяя членам команды сосредоточиться на своей работе, а не беспокоиться о поиске свободного места.
Следите за аналитикой офиса
Мониторинг использования пространства имеет решающее значение для поддержания эффективной стратегии гибкого офиса. Модуль аналитики в экосистеме Anima предоставляет данные о занятости точек бронирования, времени пиковой нагрузки, рабочем дне сотрудников и эффективности использования офисного пространства. Эта информация поможет вам принимать соответствующие решения о будущих изменениях рабочего пространства, гарантируя, что планировка вашего офиса будет постоянно соответствовать меняющимся потребностям вашей команды.
Внедрите методы обеспечения кибербезопасности
В связи с тем, что сотрудники работают в разных местах и, возможно, используют несколько видов оборудования, управление кибер-рисками становится важнее, чем когда-либо. Убедитесь, что ваша команда знает надлежащие способы защиты своих устройств и данных, особенно в местах общего пользования. Настоятельно рекомендуется регулярно проводить тренинги по кибербезопасности и применять надежные меры сетевой безопасности для защиты конфиденциальной информации компании в условиях динамичной рассадки.
Будьте гибкими и при необходимости изменяйте схему использования пространства
Прелесть гибкого офиса заключается в возможности адаптации. Будьте готовы корректировать и перенастраивать свой план рассадки по мере изменения потребностей вашей команды. Во время регулярных сеансов обратной связи члены команды могут поделиться информацией о том, что работает и что можно улучшить. Конечно, вы не собираетесь переделывать дизайн своего рабочего пространства каждый месяц. Но помните, что цель состоит в том, чтобы создать динамичное рабочее пространство, которое адаптировалось бы к меняющимся потребностям ваших сотрудников. Поэтому проверка соответствия расстановки мест ожиданиям ваших сотрудников один или два раза в год должна быть в вашем списке дел.
Гибкий офис позволяет не только переставлять офисную мебель, но и переосмысливать саму концепцию рабочего пространства. Используя программное обеспечение для бронирования рабочих мест, вы повышаете эффективность работы сотрудников и анализируете использование офиса с целью постоянного совершенствования, а также гарантируете, что ваш офис отвечает разнообразным потребностям вашей команды. Укрепляя кибербезопасность и повышая гибкость своего подхода, вы создаете динамичную, безопасную и эффективную среду.
Вы ищете удобное решение, которое поможет вам управлять вашим гибким офисом?
Запишитесь на демонстрацию экосистемы “умного офиса” Anima и узнайте, как повысить эффективность бизнес-процессов