Управление личными делами сотрудников — задача, которая лишь на первый взгляд может показаться простой. Одно неверное действие — и компании грозит значительный штраф за нарушение законодательства о защите персональных данных.
Не впадаем в панику, а вместе разбираемся - какие документы можно хранить, а какие лучше исключить из личных дел.
Личное дело сотрудника
Это досье сотрудника внутри компании. В нем собрана информация о его профессиональной деятельности, квалификации и других аспектах, связанных с работой и в зависимости от требований к занимаемой должности.
ВАЖНО! Ведение личных дел в коммерческих организациях является добровольным, а не обязательным. Исключением являются государственные предприятия, для которых эта процедура обязательна.
Кто ведет личные дела?
Личные дела заводятся при приеме на работу и ведутся до момента увольнения сотрудника. После увольнения они передаются в архив.
В коммерческих организациях кадровые службы обычно ведут личные дела не для всех сотрудников, а только для определенных категорий:
- руководители и заместители;
- главные специалисты;
- материально ответственные лица;
- перспективные кандидаты на руководящие должности.
Как правильно хранить личные дела?
Чтобы избежать бардака и неминуемых проблем при проверках, важно соблюдать простую систему ведения личных дел:
Отдельное хранение
Документы временного и постоянного хранения не должны находиться вместе.
Оригиналы
Оригиналы и копии документов, должны храниться отдельно друг от друга.
Размер документации и количество страниц
Размер толщины папки с документами сотрудника документа не должен превышать 4 см, а количество страниц должно составлять не более 250.
Организация и систематизация
Формируйте пояснительные записки и описи к личным делам, чтобы избежать путаницы и постоянной необходимости вскрывать папки для поиска документа.
Список документов, которые можно включить в личное дело без согласования с сотрудниками
Также в список можно добавить: приказы, связанные с трудовой деятельностью (например, о премировании); дополнительные соглашения к трудовому договору; копии документов о квалификации (дипломы, сертификаты).
При увольнении сотрудника в личное дело подшиваются следующие документы:
- заявление об увольнении;
- приказ об увольнении;
- документы, подтверждающие закрытие материальной ответственности.
Хранение каких документов требует согласования?
После подписания согласия на обработку и хранение персональных данных в личное дело можно включить следующие документы.
Какие документы нельзя хранить в личных делах?
Последствия: Если в ходе проверки в личных делах окажутся документы из списка выше, то: штраф для юридического лица составит до 100 000 рублей, а для ответственного лица — до 20 000 рублей.
А при повторном нарушении штраф будет увеличен до 300 000 рублей.
Как архивировать личные дела?
После увольнения сотрудника личное дело необходимо передать в архив, соблюдая обязательный протокол:
- переплести в картонную обложку;
- пронумеровать страницы и составить лист – заверитель;
- создать титульный лист с указанием даты завершения личного дела и передачи в архив.
Сроки хранения личных дел в архиве должны соответствовать:
- до 2003 года — 75 лет;
- после 2003 года — 50 лет;
- для руководителей – бессрочно.
Организация корректного ведения и хранения личных дел сотрудников не только защищает компанию от штрафов, но и способствует упрощению работы кадровой службы.
Секрет успеха заключается в системе, порядке и внимании к деталям. Помните: соблюдение правил — это не просто формальность, а шаг к прозрачности и укреплению доверительных отношений с сотрудниками.
Остались вопросы? Специалисты Линии консультации ГЭНДАЛЬФ ответят на них!