Как мы автоматизировали учет затрат на подрядчиков и сэкономили кучу времени клиенту

Меня зовут Денис Толокнов, и в Tamplier.su мы помогаем компаниям делать процессы быстрее, прозрачнее и предсказуемее с помощью автоматизации на «Битрикс24». Сегодня хочу рассказать о кейсе, который особенно полезен тем, кто работает с подрядчиками и пытается привести финансы в порядок.

Что было: задача и контекст

К нам обратился клиент — компания, занимающаяся монтажными работами. Учет затрат на оплату подрядчиков у них велся вручную. Кто-то фиксировал данные в Excel, кто-то в тетрадях (да-да, такое тоже встречается). Это приводило к задержкам, путанице и рискам финансовых ошибок.

В общем, было ясно: без автоматизации не обойтись.

Что нужно было сделать:

• Создать удобный инструмент для учета затрат на сотрудников и подрядчиков.
• Интегрировать этот учет с их текущей системой управления продажами и проектами в Битрикс24.
• Сделать так, чтобы руководство могло в один клик видеть, насколько прибыльным выходит каждый проект.

Как мы это сделали: решение

Смарт-процессы в действии Мы решили проблему с помощью функционала смарт-процессов в Битрикс24, дополнив его интеграцией с приложением "Учет финансов" из маркетплейса.

1. Создали смарт-процесс для учета затрат:

В Битрикс24 появился новый раздел для учета выплат подрядчикам и сотрудникам.Смарт-процессы связали со сделками. Теперь каждая выплата "привязывается" к конкретному проекту.

2. Автоматизировали учет отработанного времени:

Внутри каждой сделки автоматически создается смарт-процесс для фиксации времени, отработанного подрядчиками или сотрудниками.У каждого подрядчика в карточке прописана ставка — почасовая или за смену. Вводишь данные, и итоговая сумма выплат рассчитывается автоматически.

3. Интегрировали учет с приложением "Учет финансов":

Настроили синхронизацию данных: поступления на счет по сделке и расходы из смарт-процессов теперь видны в одной системе.В итоге клиент в реальном времени видит, сколько потратил и сколько заработал по каждому проекту.

Что получилось: результаты и эффекты

До внедрения автоматизации у клиента не было четкой системы контроля затрат. Прозрачности не хватало, а финансовые ошибки стали чуть ли не привычным делом.

Теперь:

Прозрачность: все затраты учитываются автоматически, без путаницы.
Контроль: руководство видит, сколько и кому заплатили в разрезе объектов, прямо в Битрикс24.
Рентабельность: прибыльность каждого проекта отображается в виде удобных показателей — доходы, затраты и итоговая прибыль.

Почему это важно

Автоматизация таких процессов — это не только удобство, но и реальная экономия времени и денег. Теперь клиент может не только оперативно контролировать выплаты, но и принимать более обоснованные решения. Например, при необходимости пересмотреть условия сотрудничества с подрядчиками или оперативно перераспределить ресурсы.

Это шаг не только к порядку, но и к стратегическому управлению бизнесом.

Мой вывод

Этот кейс показал, как важно наводить порядок в учете, особенно если вы работаете с большим количеством подрядчиков. И знаете, что самое интересное? Все решения были реализованы с помощью стандартного функционала Битрикс24 и одного приложения из маркетплейса.

Если у вас похожие задачи, не стесняйтесь обращаться. Автоматизация сложных процессов — это то, что мы умеем делать быстро, качественно и с душой.

P.S. Кстати, кто ещё ведет учет подрядчиков в Excel — пора что-то менять! 😉