Перевод компании на новое ПО сложнее, чем кажется. Вот лишь некоторые из проблем, с которыми можно столкнуться:
- несовместимость нового ПО с другими использующимися системами;
- невозможность загрузки необходимых данных в новое ПО;
- нарушения правил разграничения доступа, приводящие к повышению уязвимости ПО к кибератакам.
- неготовность сотрудников к переходу на новое ПО.
Дадим несколько советов, как максимально быстро и безболезненно перевести компанию на использование нового ПО.
С чего начать переход на новую систему?
Чтобы подобрать наиболее подходящее компании новое ПО, нужно:
- оценить реальные потребности бизнеса: определите, какие функции нужны в новой системе, сравните их с аналогичными в текущей системе;
- изучить рынок подходящего ПО: лучше выбирать системы, которые официально представлены в стране, где ведется бизнес, и уже зарекомендовали себя;
- проверить совместимость ПО: убедитесь, что выбранная новая система может работать с другими нужными вам программами;
- выбрать надежного поставщика ПО: компания должна обладать опытом и иметь в штате квалифицированных специалистов, особенно в техподдержке.
Далее проект внедрения нового ПО в компании можно разделить на несколько этапов.
Первый этап: введение
1. Сформировать команду проекта из ответственных лиц от разных отделов компании. Назначить проектного менеджера для координации работы всех участников команды.
2. Составить план работ по переходу на новое ПО и определить необходимые для его реализации ресурсы. Также проектная команда устанавливает критерии успешности всего проекта.
Второй этап: просчет рисков
1. Провести идентификацию рисков, которые могут возникнуть в процессе перехода на новое ПО. В списке обязательно должны быть учтены возможные проблемы как технического, так и организационного характера.
2. Оценить влияние каждого риска на проект, определить вероятность их возникновения и оценить потенциальный ущерб. Подготовить «План Б» для скорейшего устранения последствий наиболее опасных рисков.
Обратите внимание: возможные риски нужно актуализировать на каждом следующем этапе внедрения нового ПО в компании.
Третий этап: организационные мероприятия
1. Разработка плана по прекращению эксплуатации старого ПО и внедрению нового. Описываются конкретные действия: отмена действующих документов и регламентов, внесение изменений в конфигурационные файлы, отключение учетных записей пользователей, перенос данных и т.д.
2. Формирование документации для работы с новым ПО: инструкций для пользователей, правил резервного копирования данных, требований безопасности и т.п. (вся документация должна своевременно актуализироваться).
3. Тестирование нового ПО в реальных условиях, выявление и устранение проблем.
Четвертый этап: обучение сотрудников
1. Определить потребность в обучении сотрудников компании работе с новой системой. Оценить текущий уровень знаний сотрудников, составить список волнующих их вопросов, обозначить проблемные места.
2. Разработать программу обучения, если оно необходимо, которая должна включать как теоретические, так и практические занятия.
3. Убедиться в готовности сотрудников использовать новое ПО. Работа в системе должна вестись без оглядки на принципы работы в старом ПО, может потребоваться внести изменения в привычные рабочие процессы.
Пятый этап: технические мероприятия
1. Подготовка инфраструктуры компании:
- определение минимальных системных требований для работы нового ПО;
- проверка наличия необходимого оборудования и сопутствующего ПО.
2. Установка и настройка нового ПО:
- выбор способа установки (локальный, удаленный, «облачный» и т.д.);
- установка и настройка серверов, баз данных, сетей, программ и сервисов;
- тестирование и отладка нового ПО после установки и настройки.
3. Перенос данных из старой системы в новую:
- оценка необходимости переноса данных и их объема;
- выбор метода переноса: автоматический, полуавтоматический, ручной;
- подготовка данных для переноса;
- проверка качества и корректности перенесенных данных.
Шестой этап: заключение
На этом этапе эксплуатация старого ПО полностью прекращается. Важно организовать постоянную техническую поддержку нового ПО, включая его своевременное обновление (для этого рекомендуется заключить договор с разработчиком или поставщиком ПО).
Чтобы оставить заявку на переход 1С или на консультацию специалиста СИТЕК - напишите нам на почту или позвоните по номеру:
Почта order7@sitec-it.ru
Телефон 8(800)700-97-70