У каждой компании есть активы, которые позволяют ей зарабатывать. Это здания, оборудование, инструменты, оргтехника и прочее имущество. Рассказываем, как с помощью обычного смартфона на Android провести инвентаризацию, оценить состояние основных средств и кому подходит такое решение.
Стоит ли автоматизировать инвентаризацию имущества
Сведения об активах и обязательствах компании хранятся в системе учета, например, в «1С». Там есть данные о том, сколько основных средств числится на балансе, что где находится и за кем закреплено. Инвентаризация позволяет поддерживать эти данные в бухгалтерских документах актуальном состоянии.
«Ревизия» имущества — дело канительное, но необходимое. Она позволяет сравнить фактическое наличие основных средств с данными, отраженными в системе бухгалтерского учета, выявить расхождения и привести отчетность в соответствие с реальным положением дел.
К тому же, у компаний есть обязательство проводить инвентаризацию один раз в три года согласно Приказа Минфина РФ № 49*, а с 1 апреля 2025 г. — Приказа Минфина России от 13.01.2023 № 4н*.
Порядок учета основных средств:
Этап 1. Готовят необходимые документы и приказы, создают инвентаризационную комиссию.
Этап 2. Пересчитывают объекты учета и заносят в описи сведения о наличии основных средств, местоположении и общем состоянии.
Этап 3. Сравнивают данные описи о фактическом наличии ОС с бухгалтерскими регистрами. Неучтенное имущество ставят на баланс. Активы, утратившие ценность, подлежат списанию.
Нужно вручную заполнять описи, а потом заносить данные в программу, что увеличивает вероятность ошибок. В то время как учет имущества с помощью специализированного ПО может проводиться силами одного сотрудника со смартфоном.
Кому подходит проведение инвентаризации основных средств со смартфона
Смартфон подойдет, если активов не много, изначально он не предназначен для решения бизнес-задач. Но если у вас небольшой офис, где нужно сверить наличие компьютеров, оргтехники, мебели и другого имущества с данными бухучета, то телефон со встроенной камерой справится. Способ подойдет субъектам малого предпринимательства и ИП, которые хотят знать, сколько у них основных средств. Это пригодится, если:
- Захотите продать бизнес и его нужно будет быстро оценить.
- Сдаете помещение в аренду вместе с оборудованием.
- Переезжаете в новый офис. Программа для инвентаризации ОС на смартфоне поможет каждому быстро найти свой ноутбук или принтер.
Это самый простой и доступный вариант, чтобы воспользоваться современными технологиями для автоматизации учета ОС.
Инвентаризация ОС с помощью российского мобильного приложения DM.Invent
Мобильное приложение DM.Invent создано нами в «Компании Сканпорт» специально для проведения инвентаризации основных средств. ПО автоматизирует процесс учета имущества: от создания этикеток со штрих-кодами для маркировки объектов учета до получения готового документа инвентаризации в «1С».
Что нужно для инвентаризации ОС
Для работы понадобятся:
- Смартфон на Android версии не ниже 5.0.
- Мобильное приложение DM.Invent.
- Принтер для печати стикеров со штрих-кодом.
Первым делом нужно скачать приложение с Google Play и установить на телефон с Android. У DM.Invent интуитивно понятный интерфейс — легко настроить под себя, выбирая нужные опции. Далее нужно синхронизировать ПО с системой учета. Поможет вебинар. Если сами не разберетесь — подскажет специалист техподдержки.
У приложения два вида лицензии:
- LifeTime — бессрочная, привязывается к конкретному устройству.
- Подписка на месяц, полгода или год. Можно управлять лицензией в личном кабинете и переносить с одного устройства на другое.
Познакомиться с DM.Invent можно бесплатно: вы получите доступ к полной функциональности на 2 недели.
Порядок действий при инвентаризации основных средств
Для проведения инвентаризации основных средств имущество маркируют стикерами с уникальными идентификаторами. Для этого к рабочему компьютеру с «1С» подключают специальный принтер, который «умеет» печатать штрих-коды. Готовые стикеры с идентификатором и наименованием наклеивают на ОС. Порядок действий при работе с приложением DM.Invent такой:
- Выгружают информацию об основных средствах из «1С» на смартфон.
- В приложении создают новый документ, выбирают МОЛ и место хранения.
- Сканируют штрих-коды с объектов учета.
- Выгружают данные в «1С» и получают готовый документ инвентаризации ОС.
Проверка может проводиться не только по факту, но и по заданию из учетной программы. В этом случае в приложении не создают новый документ, а открывают задание, загруженное из «1С», сканируют идентификаторы только с отдельных объектов основных средств.
Возможности DM.Invent при инвентаризации имущества
В процессе учета имущества могут обнаружить расхождения: например, сотрудник переехал на другое место, а данные в системе учета не поменялись. Приложение «обращает внимание» на такие несовпадения, выделяя позиции красным цветом. Можно сразу в программе поменять материально ответственное лицо или переместить ОС.
А если обнаружили имущество, которое вышло из строя, — сразу же провести списание с указанием причины и сделать фото бракованного объекта. После выгрузки данных в систему учета автоматически сформируются документы инвентаризации, списания и перемещения.
Преимущества автоматизированного учета имущества с помощью мобильного телефона и специализированного приложения
С помощью смартфона и мобильного приложения DM.Invent учет активов может проводиться быстро. У вас будут актуальные данные о состоянии основных средств и их наличии, что позволит быстро находить оборудование, экономить время и деньги. Благодаря такой форме учета получите преимущества автоматизации с минимальными затратами на специальное оборудование, а инвентаризация ОС станет проще.
Подписывайтесь на наш канал, здесь рассказываем об оптимизации бизнес-процессов с помощью современных технологий, публикуем обзоры новинок оборудования и выкладываем полезные кейсы!
Ссылки на нормативные правовые акты, упомянутые в статье:
- Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Приказ Минфина России от 13.01.2023 N 4н "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация" (Зарегистрировано в Минюсте России 05.04.2023 N 72888).