Воркфлоу в Яндекс Трекере: как настроить маршрут для ускорения бизнес-процессов

Создайте гибкие и автоматизированные рабочие процессы в Яндекс Трекере: от этапов задачи и переходов до автоматических уведомлений и интеграций. Узнайте, как воркфлоу оптимизирует работу команды!

Фото сгенерировано с помощью ИИ.

Что такое воркфлоу в Яндекс Трекере?

Воркфлоу в Яндекс Трекере – заранее определенный маршрут, по которому движется задача, проходя через различные этапы от создания до завершения. Этот маршрут настраивается под конкретные бизнес-процессы и позволяет автоматизировать работу, распределять роли, а также отслеживать статус на каждом этапе.

Используя воркфлоу, можно создавать гибкие процессы, учитывающие специфику команды. Например, можно настроить уведомления, а также задания исполнителей при переходе на конкретный этап.

Воркфлоу включает:

1. Этапы – шаги, через которые проходит задача. Например, могут быть такие этапы: “Новая”, “В работе”, “На проверке”, “Завершена”. Они отображают, на какой стадии находится задача.
2. Переходы – правила, определяющие, когда и при каких условиях задача переходит с одного этапа на другой. Переходы позволяют контролировать, как и кто может перемещать задачу между этапами.
3. Автоматизация – различные правила и действия, которые срабатывают автоматически при изменении статуса. Например, можно настроить автоматическое назначение задачи на определенного исполнителя при переходе на этап “В работе” или отправку уведомления участникам при завершении работы.
4. Уведомления и интеграции – возможность автоматически отправлять уведомления ответственным или подключать внешние сервисы для уведомлений и обновлений.

Настроенный рабочий процесс (воркфлоу) в Яндекс Трекере помогает стандартизировать процессы, исключить лишние шаги и сократить время выполнения задач. Он особенно полезен для команд, где важно соблюдать последовательность действий и обеспечить прозрачность всех стадий работы.

Организация рабочего процесса в Яндекс Трекере

Работа в Яндекс Трекере может быть настроена для разных типов задач: от простого отслеживания исполнения до сложных многоэтапных процессов. Систематизация рабочего процесса помогает командам лучше управлять приоритетами, отслеживать прогресс и своевременно выполнять работу.

Основные функции Яндекс Трекера для организации работы:

Гибкая настройка очередей: очереди – основной элемент структурирования работы в Трекере. Каждая очередь может быть настроена под конкретный проект, например, для IT-поддержки, маркетинга или разработки продукта. Очередь содержит набор статусов и правил переходов между ними, что позволяет точно описать этапы выполнения. Это важно для сложных процессов, где задачи проходят несколько стадий и требуют согласования на каждом этапе.

Система статусов и переходов: Яндекс Трекер предлагает настраиваемую систему статусов (например, как мы уже и упоминали, такие статусы как “Новая”, “На проверке”, “Завершена”). Они помогают команде видеть текущее состояние работы. Система переходов определяет, какие действия можно совершать, переходя из одного статуса в другой, и кто имеет право на это.

Назначение ролей и контроль доступа: гибкая система прав доступа в Трекере позволяет назначить различные роли: участники, менеджеры, наблюдатели. Каждая роль имеет свой набор полномочий, что позволяет ограничить доступ к настройкам, защищая данные и обеспечивая контроль за исполнением.

Использование досок и визуализация работы: доски помогают наглядно отслеживать движение работы по статусам. Каждая задача представляется в виде карточки, которую можно перемещать между колонками (статусами), таким образом визуализируя процесс. Это напоминает метод Kanban и подходит для команд, работающих в методологиях Agile, где важно наглядно отслеживать прогресс.

Автоматизация и триггеры: для ускорения выполнения рутинных процессов и минимизации человеческих ошибок в Трекере можно настроить триггеры и автоматические действия. Например, при смене статуса можно автоматом отправлять уведомление ответственному сотруднику или назначать исполнителя в зависимости от приоритетности задачи. Автоматизация помогает поддерживать процесс в заданном ритме и избегать потери времени на простые операции.

Интеграция с другими системами и учет времени: Яндекс Трекер поддерживает интеграцию с другими продуктами Яндекс 360, а также внешними системами через API, что расширяет возможности для создания единой цифровой среды компании. Например, можно настроить интеграцию с электронной почтой или корпоративным мессенджером. Кроме того, учет времени позволяет фиксировать, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи и какого ресурса требует проект, что полезно для аналитики и оптимизации ресурсов.

Подробнее про то, как пользоваться Яндекс Трекером, читайте в соответствующей статье.

Как упорядочивать работу в Яндекс Трекере

Для упорядочивания работы в Яндекс Трекере можно использовать несколько методов, которые помогут структурировать задачи, разделить их на более управляемые части и визуально планировать сроки выполнения. Вот ключевые подходы для оптимальной организации работы:

Декомпозиция задач – процесс разделения крупной задачи или проекта на более мелкие, выполнимые этапы. Этот метод помогает команде лучше понимать каждый шаг выполнения проекта, облегчает контроль прогресса и позволяет избежать перегрузок.

• Создание подзадач: в Яндекс Трекере можно разбивать основную задачу на подзадачи, которые будут включать отдельные шаги или этапы работы. Подзадачи имеют свои сроки, ответственных и статусы, что позволяет управлять ими независимо от основной задачи.
• Иерархия: можно создавать многоуровневые иерархии, где каждая подзадача тоже может иметь свои подзадачи. Это полезно для крупных проектов, которые требуют детального контроля и выполнения нескольких этапов в рамках одного направления.
• Использование описаний и чек-листов: если задача небольшая, но состоит из нескольких простых шагов, можно добавить чек-лист в описание. Это упростит процесс контроля без создания отдельной подзадачи для каждого шага.

Деление работы на сплиты

Сплиты – методология, которая помогает разбить работу на последовательные, часто повторяющиеся блоки (сплиты), каждый из которых выполняется за короткий период, например, одну-две недели. Это может быть полезно для команд, работающих по Agile-подходам, когда проект делится на короткие итерации или спринты.

• Создание отдельных сплит-задач или очередей: в Трекере можно создавать отдельные очереди для сплитов, что упрощает отслеживание работы по каждой итерации.
• Определение задач для сплитов: в начале каждого сплита команда планирует конкретный набор задач, которые нужно выполнить за период. Задачи распределяются между исполнителями и назначаются в очереди.
• Контроль выполнения задач в сплитах: каждый сплит можно завершать, подводя итоги и фиксируя выполненную работу. Такой подход помогает планировать итерации и видеть прогресс команды на каждом этапе.

Планирование сроков на диаграмме Ганта

Диаграмма Ганта – графический инструмент для планирования и контроля сроков выполнения работы. Она позволяет визуально отображать все этапы проекта на временной шкале, показывая связи между задачами и сроки их выполнения.

• Создание диаграммы Ганта в Яндекс Трекере: для планирования сроков можно использовать встроенные возможности Трекера по визуализации проекта на временной шкале. Диаграмма Ганта позволяет видеть весь проект и его этапы на одной линии времени.
• Задание зависимостей между задачами: в Яндекс Трекере можно настроить зависимости, указывая, какие задачи должны быть выполнены до начала следующих. Это помогает избежать временных накладок и спланировать проект так, чтобы работа выполнялась последовательно.
• Контроль сроков и ресурсов: с помощью диаграммы Ганта легко увидеть, какие задачи приближаются к дедлайну или могут вызвать задержку. Она помогает равномерно распределить нагрузку на сотрудников и избегать срывов сроков.
• Планирование подзадач и этапов: используя диаграмму Ганта, можно планировать не только конечные сроки проекта, но и подзадачи, что помогает визуализировать все этапы проекта и наглядно отслеживать прогресс выполнения.

Преимущества и возможности настройки Яндекс Трекера

Настройка рабочего процесса в Яндекс Трекере позволяет:

• Упрощать коммуникации: четкое распределение ролей и автоматизация уведомлений сокращают необходимость в постоянном обсуждении задач, что снижает количество отвлекающих факторов.
• Минимизировать задержки: четкая структура и статусная модель помогают оперативно выявлять задачи, которые застряли на каком-то этапе, и позволяют менеджерам быстро вмешаться.
• Контролировать приоритеты: гибкая система очередей и статусов позволяет отслеживать и ранжировать задачи по приоритетам, что особенно важно для управления крупными проектами.
• Поддерживать прозрачность процессов: все участники команды могут видеть статус проекта и понимать общую картину по проекту, что повышает уровень вовлеченности и ответственности.
• Снижать административные расходы: автоматизация и визуализация процессов снижают нагрузку на менеджеров и администраторов, давая им больше времени для стратегической работы.

ВЫВОДЫ

Для несложных процессов подойдут шаблоны очередей. Но лучше всего создавать воркфлоу под нужды вашей компании. Если у вас возникают с этим трудности, вы можете обратиться к нашей команде. Мы поможем вам как создать более сложный воркфлоу в Яндекс Трекере под ваш бизнес, так и оптимизировать уже существующие процесс в Трекере.

Мы уже более 15 лет помогаем в настройке и оптимизации бизнес-процессов в IT-сфере. Наша команда настроит статусы, переходы и роли в Трекере, чтобы каждый этап работы был понятен и доступен для всех участников. Мы также сможем интегрировать Яндекс Трекер с другими системами, автоматизировать рутинные процессы с помощью триггеров и уведомлений, настроить отчеты и визуализации для контроля над проектами. С нашей помощью вы получите полностью адаптированный инструмент, который будет работать в интересах вашего бизнеса и упростит управление процессами.

═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═ ═

Понравилась статья?

Не забудьте, пожалуйста, поставить лайк и подписаться! 💖

А также делитесь статьей с коллегами и друзьями, чтобы они тоже могли получить ценные советы.