Когда к нам приходят заказчики с задачей миграции из одного Битрикс24 в другой, они по-разному относятся именно к вопросу переноса пользователей. Несмотря на то, что заведение нового сотрудника на портал требует непосредственного участия этого сотрудника (принять приглашение на портал), остается задача переноса данных профиля, и этот процесс можно автоматизировать, чтобы уменьшить ручной труд. О том, как это сделать, расскажем далее.
1. Миграция пользователей из одного Битрикс24 в другой. Проблема и решение
Один наш заказчик пришел с запросом переноса пользователей из одной коробки Битрикс24 в другую. Количество сотрудников — порядка 1500 человек. При этом в компании заказчика сложная многодепартаментная структура и, соответственно, между отделами строго разграничены права доступа.
Инструкция по адаптации сотрудника в Битрикс24 по значению пользовательского поля в профиле сотрудника — интересный кейс по схожей тематике читайте по ссылке.
Проблема здесь в том, что если перенести пользователей вручную (отправить им приглашение по электронной почте), то придется также руками заполнять профили сотрудников (в том числе их привязку к отделам). Этот процесс займет время: чем больше сотрудников нужно завести, тем больше времени будет затрачено. Либо же придется ставить задачу на каждого сотрудника по переносу своих данных из профиля одного портала в другой. Но в нашем случае культура компании не позволяет задействовать пользователей в этом процессе.
Интеграция Битрикс24-Битрикс24: миграция задач и комментариев с отправкой уведомлений в Телеграм об ошибке — подробнее в статье.
Такая же проблема возникает и при смене отдела у определённой группы сотрудников, связанной с переездом в другую коробку. Допустим, если у сотрудника уже есть профиль на новом портале и в старой коробке в его профиле меняется отдел вместе с правами доступа (которые настраиваются вручную), перепривязать сотрудника к новому департаменту необходимо как можно скорее. Ручной перенос в этом случае не подходит, как для администратора, так и для каждого отдельного сотрудника. Поэтому необходима автоматизация этого процесса.
Как корректно перенести данные из разных CRM в Битрикс24 и сохранить не только все данные, но и связи между ними? Отвечаем на вопрос здесь.
При этом необходимо помнить, что даже если вы завели сотрудника на портал, ему также необходимо отправить приглашение. Вручную для большого количества пользователей это также может занять много времени.
Инструкция по настройке обмена данными между облаком Битрикс24 и коробкой (создание и обновление сделок): подробнее здесь.
Как решить эту проблему без ручного переноса и привлечения разработчика?
Интеграция между двумя порталами Битрикс24 на платформе Пинкит позволяет автоматически перенести профили сотрудников с сохранением привязки к отделу (соответственно, и прав доступа) таким образом, чтобы сотрудники смогли приступить к работе на новом портале в самые короткие сроки. Также интеграция автоматически пригласит пользователей на портал для подтверждения их регистрации.
Переезд Битрикс24 из облака в коробку через API: читайте в нашем блоге.
О настройке расскажем далее.
2. Настройка интеграции для миграции сотрудников из одного портала Битрикс24 в другой с автоматической отправкой приглашения по электронной почте
2.1. Шаг 1: Откуда
Выбираем портал-источник, событие - обновление профиля сотрудника. К примеру, при перепривязке отдела сотрудника на конкретный департамент (его идентификатор укажем дополнительным запросом):
В запросе укажем параметр UF_DEPARTMENT, который отвечает за привязку сотрудника к организационной структуре компании.
2.2. Шаг 2: Инструменты
Нам необходимо будет сопоставить отделы в организационной структуре компании на порталах А и Б. Соответственно, отделы в оргструктуре должны быть созданы на обоих порталах.
Отделы сопоставляем по уникальному идентификатору source.UF_DEPARTMENT - необходимо указать и сопоставить каждое отдельное значение таким образом:
2.3. Шаг 3: Куда
На шаге 3 указываем портал-приемник, доступы к нему и действие создания пользователя:
2.4. Шаг 4: Сопоставление данных
На шаге 4 нам необходимо корректно сопоставить поля профилей сотрудников, чтобы данные из портала А для каждого сотрудника попали в соответствующий профиль на портале Б.
Сопоставляем следующие поля профиля сотрудника (сопоставление отделов мы берем из уже настроенного шага 1):
Почта - Email
Имя - Имя
Фамилия - Фамилия
Отчество - {{source.SECOND_NAME}}
День рождения - День рождения
Номер телефона - {{source.PERSONAL_MOBILE|default()}}
Должность - {{source.WORK_POSITION}}
Подразделения - {{step1}}
2.5. Шаг 5: Запуск
Запускаем интеграцию, отметив галочку "Выборка за все время", что позволит нам корректно перенести сотрудников за весь период работы на портале А.
3. Итог
В результате работы интеграции будет выполнен следующий POST-запрос, который создаст профиль сотрудника на портале Б:
Также интеграция отправит приглашение сотруднику по электронной почте, которое нужно будет принять, чтобы авторизоваться на портале Б:
В итоге мы получаем существенное уменьшение ручного труда и список пользователей на портале Б.
Благодаря интеграции также можно обновлять профили пользователей в ситуации, когда у вас два и более Битрикс24.
Для этого достаточно скопировать интеграцию на создание и изменить на шаге 1 и 3 событие и действие на обновление данных на портале.
Протестируйте Пинкит и настройте свой сценарий автоматизации и интеграции между нужными вам веб-сервисами. Для этого зарегистрируйтесь в личном кабинете по ссылке: https://lk.pinkit.io/register.
Если у вас есть вопросы, пишите нам в Телеграм или WhatsApp.
Алексей Окара, продакт-менеджер Пинкит.
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен
