Мы часто говорим о том, что одна из основных целей роботов – сокращать расходы. Однако, как показывает практика, не всегда очевидно, о каких именно расходах идет речь. Зачастую эти затраты настолько привычны, что владельцы бизнеса просто не принимают их во внимание. Что определенно не идет бизнесу на пользу. Поэтому предлагаем вам взглянуть на обыденную картину мира под новым углом и понять, сколько же стоит каждая задача, выполняемая вашими сотрудниками.
Итак, из чего же складываются наши расходы?
Зарплата и мотивация. Самая первая и очевидная статья расходов. Да, в первую очередь стоимость бизнес-процесса это зарплата сотрудники, который занят на этом процессе, в пересчете на время, нужное для его исполнения. Однако, одним окладом сейчас практически никто не обходится. Еще есть KPI, премии и прочие бонусы. Их тоже необходимо учитывать в расчетах.
Но если об оплате труда обычно помнят и сотрудники, и работодатели, то о вспомогательных расходах многие забывают. И напрасно, поскольку их немало.
- Офис. Берем арендную плату за месяц и делим на количество сотрудников. Получаем месячный коэффициент аренды на каждого сотрудника. Делим его на общее количество рабочих часов и умножаем на часы, потраченные на конкретную задачу. Сюда же коммунальные платежи: электричество, интернет, связь, вода, отопление. Считаем по тому же принципу.
- Рабочее место. Казалось бы, все просто, стол, стул и компьютер. Один раз купили и забыли. А как насчет программного обеспечения? Операционная система, антивирус, CRM или ERP-система, специализированные программы. О них забыть не получится. Как минимум, нужно ежегодно продлевать лицензии. Да, можно, конечно, взять бессрочные. Но у них обычно платное обновление. Так что потратиться все равно придется.
- Расходники. Офисные: бумага и тонер, журналы и бланки, целый ассортимент канцтоваров. И бытовые. Вода для кулера, чай и печеньки на кухню, бумагу и мыло в туалеты. Всем эти пользуются сотрудники. А значит, их стоимость тоже необходимо учитывать.
Конечно, затраты можно значительно уменьшить, переведя сотрудников на удаленный формат работы. На аренде офиса, коммунальных платежах и расходниках мы в этом случае сможем сэкономить. Но даже если весь наш персонал работает из дома, пользуясь личными компьютерами, следующие статьи расхода никуда не денутся.
- Налоги и страховые взносы. Налог на доход физических лиц, обязательное пенсионное и медицинское страхование, временная нетрудоспособность, несчастные случаи. В общей сложности – 43% от той суммы, которую зарабатывает каждый сотрудник.
- Оплата вспомогательных подразделений. Бухгалтерия, HR и кадры, служба IT. Собственные или на аутсорсе. Без них не обойтись, естественно. Однако, ни бухгалтер, ни кадровик, ни системный администратор не приносят прямого дохода. А значит их зарплата и налоги – статья расходов. И весьма существенная, надо заметить.
- Соцпакет. Обязательный – оплата больничных, отпусков и декретов. И опциональный, куда может входить добровольное медицинское страхование, компенсация занятий спортом или языковых курсов, штатный психолог, а также различные корпоративные мероприятия.
Ниже мы приведём пример расчёта стоимости одной конкретной задачи, исходя из описанных в статье факторов. Для упрощения возьмём условную ситуацию и округлённые цифры.
Исходные данные:
- Средняя зарплата офисного сотрудника: 70 000 руб. в месяц
- Допустим, задача занимает 2 часа рабочего времени сотрудника.
- Средний фонд рабочего времени в месяц: 160 часов (20 рабочих дней по 8 часов)
Разобьём факторы затрат по пунктам:
1. Основная заработная плата
- Часовая ставка: 70 000 руб. / 160 часов = 437,5 руб./час
- Стоимость 2 часов: 437,5 руб. * 2 часа = 875 руб.
2. Мотивация и премии
Предположим, что совокупные бонусы, KPI и прочие вознаграждения составляют около 15% от основного оклада. Это ещё 10 500 руб. в месяц (15% от 70 000 руб.).
- Часовая ставка бонусов: 10 500 руб. / 160 часов ≈ 65,6 руб./час
- За 2 часа: 65,6 руб. * 2 = 131,2 руб.
3. Аренда офиса
Для примера возьмём:
- Аренда офиса: 100 000 руб. в месяц
- Количество сотрудников в офисе: 20 человек
Распределяем аренду на всех: 100 000 руб. / 20 чел. = 5 000 руб./чел. в месяц.
Часовая ставка аренды: 5 000 руб. / 160 часов = 31,25 руб./час - За 2 часа: 31,25 руб. * 2 = 62,5 руб.
- 4. Коммунальные услуги (электричество, вода, интернет, связь, отопление):
Предположим, совокупно это ещё 20 000 руб. в месяц для всего офиса.
На 20 человек: 20 000 руб. / 20 чел. = 1 000 руб./чел. в месяц
Часовая ставка: 1 000 руб. / 160 часов = 6,25 руб./час
- За 2 часа: 6,25 руб. * 2 = 12,5 руб.
5. Рабочее место и ПО
Предположим, что на оборудование рабочего места (амортизация техники, обновления ОС, лицензии на ПО, CRM, ERP и т.д.) приходится около 5 000 руб. в месяц на сотрудника.
Часовая ставка: 5 000 руб. / 160 часов = 31,25 руб./час
- За 2 часа: 31,25 руб. * 2 = 62,5 руб.
6. Расходники (канцтовары, бумага, чай, кофе, бытовые мелочи)
Допустим, все расходники в пересчёте на 1 сотрудника составляют 500 руб. в месяц.
Часовая ставка: 500 руб. / 160 часов ≈ 3,125 руб./час
- За 2 часа: 3,125 руб. * 2 = 6,25 руб.
7. Налоги и страховые взносы (43% от зарплаты)
От 70 000 руб. 43% = 30 100 руб. в месяц.
Часовая ставка налогов: 30 100 руб. / 160 часов ≈ 188,125 руб./час
- За 2 часа: 188,125 руб. * 2 ≈ 376,25 руб.
8. Оплата вспомогательных подразделений (бухгалтерия, кадровики, IT-служба)
Предположим, совокупная нагрузка этих служб на 1 сотрудника эквивалентна 5 000 руб. в месяц.
Часовая ставка: 5 000 руб. / 160 часов = 31,25 руб./час
- За 2 часа: 31,25 руб. * 2 = 62,5 руб.
9. Социальный пакет (больничные, отпуска, ДМС, спортзал, корпоративы и проч.)
Допустим, в среднем, это ещё 5 000 руб. в месяц на сотрудника.
Часовая ставка: 5 000 руб. / 160 часов = 31,25 руб./час
- За 2 часа: 31,25 руб. * 2 = 62,5 руб.
Суммируем все затраты на 2-часовую задачу:
- Зарплата: 875 руб.
- Бонусы: 131,2 руб.
- Аренда: 62,5 руб.
- Коммуналка: 12,5 руб.
- Рабочее место и ПО: 62,5 руб.
- Расходники: 6,25 руб.
- Налоги: 376,25 руб.
- Вспомогательные подразделения: 62,5 руб.
- Соцпакет: 62,5 руб.
Общая стоимость:
875 + 131,2 + 62,5 + 12,5 + 62,5 + 6,25 + 376,25 + 62,5 + 62,5 ≈ 1 651,2 руб.
Таким образом, примерная стоимость одной двухчасовой задачи, которую выполняет офисный сотрудник с окладом в 70 000 руб. при учёте всех описанных выше факторов, может доходить до 1 650-1 700 руб. за задачу.
Этот пример, конечно, условен: в реальных условиях цифры зависят от аренды, налогов, бонусов, количества сотрудников, стоимости ПО и многих других факторов. Но он наглядно показывает, что стоимость ручной работы включает в себя гораздо больше, чем просто зарплату специалиста. Рассчитывая стоимость каждой задачи таким образом, легко понять, в каких случаях применение робота (RPA) становится очевидно более экономически выгодным.
Посчитав стоимость каждой рабочей задачи с учетом вышеуказанных факторов, невольно начинаешь задумываться, а стоит ли тратить столь внушительную сумму на составление отчета или обработку документов? Да, конечно, отчет нужен. И документы копить не стоит. Но, может быть, есть способ делать все то же самое, но с меньшими затратами?
А он есть. Внедрить робота. Его главная задача – делать то же, что делают сотрудники, но за меньшие деньги. По крайней мере, в том, что касается рутинных задач. Не забываем, что роботы, все-таки, помощники, а не замена персоналу.
Итак, почему же на однообразных, шаблонных процессах роботы выгоднее людей? Как минимум, потому что роботу не требуется зарплата и отдельное рабочее место. Он точно не потребует больничного и курсов китайского языка. И налоги за робота тоже платить не нужно.
В случае с роботом достаточно один раз оплатить его разработку и внедрение. Конечно, конкретная сумма каждый раз рассчитывается индивидуально, а зависимости от бизнес-процесса, пожеланий клиента и особенностей IT-контура компании. Однако, если мы посчитаем стоимость каждой задачи, пользуясь вышеописанным алгоритмом, а потом сравним результат со счетом от RPA-интегратора, мы увидим, что цена робота обычно сопоставима с суммой, которую компания тратит на выполнение задачи вручную в течение 3-6 месяцев.
- Стоимость одной 2-часовой задачи, выполненной сотрудником (по предыдущему расчету): ~1 650 руб.
- Стоимость робота (единоразовые затраты на разработку и внедрение): 400 000 руб.
Допустим, данная задача выполняется ежедневно (20 рабочих дней в месяц). Тогда:
- Ежемесячные затраты при ручном выполнении: 1 650 руб. * 20 дней = 33 000 руб./мес.
- За год (12 месяцев): 33 000 руб. * 12 = 396 000 руб.
Сравним:
- Покупка и внедрение робота: 400 000 руб. (разово)
- Ручной труд за год: ~396 000 руб.
Исходя из этого примера, если задача повторяется ежедневно, затраты на её ручное выполнение за год почти сравняются со стоимостью робота. При этом робот после внедрения может выполнять задачу бесконечно долго, не требуя дополнительных затрат, тогда как человек будет "стоить" те же 33 000 руб. ежемесячно и далее.
Если же задача встречается чаще (например, несколько раз в день или таких задач много), окупаемость робота наступит существенно быстрее. Например, если задача выполняется вдвое чаще (2 раза в день), то месячные расходы на ручной труд вырастут до 66 000 руб., а годовые – до 792 000 руб. Тогда робот окупится менее чем за 6 месяцев.
Это – средний срок окупаемости для практически любого робота. Условно, если вы роботизировали, к примеру, составление ежедневного отчета, а сотрудника, который его составлял раньше, перевели на выполнение других задач, через 3 месяца робот «вернет» вам сумму, которую вы потратили на его внедрение. В дальнейшем составление отчета будет стоить вам 00 рублей 00 копеек. Чистая экономия.
Поэтому, если вам казалось, что наше предложение сократить операционные расходы, минимум, на 25% - нечто из области рекламных преувеличений, подумайте, есть ли в вашей повседневной работе задача, которую вы не любите выполнять, потому что она скучная, однообразная и отнимает много времени. Посчитайте её стоимость, учитывая все статьи расходов, описанные выше. А потом приходите к нам за расчетом стоимости робота. Заявляем с полной уверенностью, выгода будет очевидна.
👇🏻Напишите комментарий «Хочу консультацию!»
Подписывайтесь на самые свежие новости из мира роботизации:
Железный руководитель PRO100ROBOT
#Бизнес #Технологии #RPA #Автоматизация