Счет-фактура – документ, служащий основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав. С ним сталкиваются предприниматели, имеющие дело с НДС, он нужен для налогового учета при составлении декларации и расчете налогов. Служит снованием для возврата НДС и освобождения от его уплаты.
Счет-фактура – юридически значимый документ и в Налоговом кодексе закреплена форма строго установленного образца. Кстати, с 1 октября 2024 года она обновилась. Изменения связаны с необходимостью корректно отражать стоимость прослеживаемых товаров, они распространяются на обычные и корректировочные счета-фактуры.
Документ можно оформлять в электронном или бумажном виде. Электронный вариант составляется исключительно в формате XML, должен быть подписан с помощью КЭП и передаваться через оператора ЭДО. Бумажный составляется в двух экземплярах: один передается покупателю, другой – продавцу.
Счета-фактуры прослеживаемых товаров (в перечень входят стиральные машины, холодильники, коляски и детские автокресла и др.) должны выставляться только в электронном виде.
Исключения (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК РФ):
- Покупка физлицом (не для бизнеса) или самозанятым
- Экспорт (реэкспорт) товаров за пределы РФ
- Продажа и вывоз товаров в станы ЕАЭС
Счет-фактуру, включая авансовый, нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг, получения оплаты в счет будущих поставок.
Важно проверять счета-фактуры на соответствие установленным требованиям. Они обязательно должны содержать следующие реквизиты:
- Порядковый номер и дата выписки
- Наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя
- Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя
- Номер платежно-расчетного документа в случае предоплаты или частичной предоплаты
- Наименование товаров (описание выполненных работ, оказанных услуг) и единица измерения (при возможности ее указания)
- Количество (объем) товаров (работ, услуг)
- Цена за единицу измерения
- Стоимость товаров (работ, услуг) без налога
- Сумма акциза по подакцизным товарам
- Налоговая ставка
- Сумма налога
- Стоимость товаров (работ, услуг) с учетом суммы налога
- Страна происхождения товара (если страной происхождения товаров не является РФ)
- Номер таможенной декларации (если страной происхождения товаров не вляется РФ)
Документ подписывает сам ИП, в организациях - руководитель ООО и главбух. Если в организации приказом утвержден другой сотрудник, то должна быть его подпись и доверенность на него.
Если в счет-фактуре попалась ошибка, необходимо выставить корректировочный счет. Правильно заполнить идентификационные реквизиты (ИНН, КПП) контрагентов в счетах-фактурах помогает сервис «Проверка корректности заполнения счетов-фактур». Также с его помощью можно проверить и самого контрагента на дату совершения сделки.