Часто бывает так, что проблемы накопившиеся в логистике мы надеемся решить внедрив информационную систему, например систему управления складом или транспортом. А иногда даже пытаемся роботизировать часть процессов. Можно ли решить эту задачу "в лоб". ДА. Но это будет самый длительный и затратный путь и более того. может случиться так, что пройдя этот путь вы не получите желаемый результат.
Метод "спонтанного" внедрения автоматизированных решений, получил название "impact"(удар). При таком методе внедрения, решение принимается спонтанно: " А давайте внедрим информационную систему ? Я слышал конкуренты у себя внедрили и очень довольны !" или " Был на семинаре (вебинаре, конференции), узнал что информационная система повышает эффективность процессов в два раза. Надо внедрять."
Но будет ли такое внедрение эффективно ?
Мой практический опыт участия в проектах по автоматизации говорит о том, что прежде чем принять решение об автоматизации того или иного участка цепи поставок надо прежде всего ответить на ряд вопросов:
1. Какой цели мы хотим достичь внедряя информационную (роботизированную) систему ?
2. Как повлияет внедрение системы на остальные участки цепи поставок ? готовы ли они к этому ?
3. Готовы ли сотрудники предприятия к изменениям ?
Согласитесь, важные вопросы ? И чаще всего единого понимания у команды внедренцев нет. Да что там понимания, самой команды часто нет. Есть инициатор идеи и группа сочувствующих, но увы, это совсем не рабочая группа.
Основываясь на успешной практике внедрения автоматизированных решений я предлагаю "цифровизоваться" последовательными шагами. Как правило в процессе реализации этих шагов мы уже получим значимый прирост потенциала, не потратив при этом ощутимых ресурсов. Может случиться и так, что и сама идея автоматизации примет другой вид, вплоть до переноса проекта на неопределенный срок.
Итак, давайте вместе обсудим, какие шаги позволят нам подготовиться к внедрению автоматизированного решения;
0. Обучение рабочей группы. Да, этот шаг именно "нулевой по порядку". Он просто должен быть и это не зависит от желания внедрять что либо. задайте себе вопрос, когда в последний раз вы обучали своих сотрудников ? А теперь ещё один, а менялось ли что то за этот период в отрасли ? Улавливаете связь ? Конечно же, что бы внедрять изменения, надо понимать, как правильно это делать и какой будет результат. Если ваша рабочая группа (сотрудники) не повышает уровень своих компетенций, то и к изменениям готова она не будет. Ровно по этому, в последнее время, я получаю большое количество запросов на обучающие семинары и консалтинговые мероприятия в области логистики производственных (и не только0 предприятий из разных отраслей.
1. Актуализация справочников в информационной системе. Фундаментально важный шаг, без которого вы не внедрите автоматизированное решение. Да, можно искать обходные пути и временные решения, но они лишь затянут вас в омут дополнительных временных и финансовых затрат. Любая автоматизированная система работает с данными и от того насколько эти данные точны и структурированы зависит результат работы системы. Что важно актуализировать:
- карточки номенклатуры (вес. объём, товарная группа, иные важные признаки)
- Справочник товарных групп. Товарная групп в таком справочнике должна объединять номенклатуру по уникальным, присущим только этому товару (запасу) свойствам. И это не завод изготовитель, как часто бывает :) Под словом "свойства" я понимаю: применимость, габариты, особенности хранения....
- Справочник складов. Задайте себе вопрос: "сколько у вас физических складов (зданий, помещений), а сколько их в системе ? Сколько виртуальных складов ?
2. Анализ бизнес-процессов (БП) "как есть". Чаще всего только от упоминания словосочетания "бизнес-процесс" у руководителей начинает болеть голова :) Но так ли это сложно на самом деле. Приведу пример. Для описания основных БП склада, мне требуется 1 день времени и Excel табличка (!!!). ДА, это ровно так. Не стоит воспринимать БП как набор нотаций, специальной программы и бизнес-технолога. Посмотрите на задачу сугубо с практической точки зрения. По сути нужно сформировать список процессов, а затем по каждому из них расписать последовательность выполняемых задач (шагов) и указать временные интервалы для каждого шага. Сделать это под силу каждому сотруднику с уровнем образования выше среднего. Ну а если нужна будет помощь, я к вашим услугам ;)
3. Анализ технологий формирования потоков. В цепи поставок протекает как минимум три вида потоков: финансовый, товарно-материальный и информационный. На этом шаге важно понять как формируются эти потоки и какую неравномерность они имеют. Решить как можно повысить эффективность этих трех видов потоков. Ведь логистика сама по себе потоки не генерирует, она их обрабатывает. Важно понять, что от качественного уровня потока на каждом звене цепи поставок будет зависеть и результат обработки этого потока.
4. "Оцифровка" показателей эффективности. Цифры, это то, с чем работает информационная система. Если сегодня вы не оперируете конкретными цифрами при оценке деятельности того или иного звена, то как это будет делать система ? Важно понимать, что эффективность деятельности должна оцениваться числовыми показателями (операционными, финансовыми, качественными). Про этим показателям, по их изменению мы понимаем какой эффект дало то или иное изменение или наше решение.
5. Определение текущего потенциала звеньев цепи поставок. Потенциал, не что иное как возможность звена цепи поставок, которой можно управлять увеличивая или уменьшая его. Важно понимать, каков текущий потенциал того или иного звена цепи поставок, а главное, хватит ли нам этого потенциала с учетом развития нашего предприятия ? Ещё один важный вопрос на который мы должны научиться отвечать, а как повлияет внедрение автоматизированного решения на потенциал ? Как ни странно, но бывает так, что проект по автоматизации завершен, но потенциал не только не увеличился, но и стал ниже.
6. Формирование целевого значения потенциала. Логическое продолжение предыдущего пункта. Внедряя автоматизированное решение мы однозначно хотим увеличить потенциал звена (звеньев) цепи поставок. А какой будет итоговый результат ? Нам будет этого достаточно ? На какой срок ? Может оказаться так, что решения повышающий потенциал цепи поставок лежат в иной плоскости, отличной от внедрения цифровых решений.
7. Реинжиниринг (изменение) БП "как должно быть". Уже на этапе описания БП мы увидим не эффективные, не производительные шаги. Часть из них, мы сможем убрать без каких либо затрат, а некоторые только с помощью автоматизации. Изменяя таким образом БП мы получим новые БП в том виде, в котором мы хотели бы их видеть и как следствие иной результат. это и есть реинжиниринг, как бы сложно это не звучало.
8. Выбор актуальных технологий обработки потоков. Теперь, когда мы понимаем, как мы будем обрабатывать наши потоки, а точнее даже в процессе выполнения предыдущего шага, стоит обратить внимание на обилие технологических решений которые сегодня предлагает нам рынок и выбрать подходящие, наиболее эффективные и применимые в наших условиях.
9. Контроль результатов улучшений. Выполняя предыдущие шаги, вы однозначно столкнётесь с тем, что процессы начнут улучшаться. Может случиться так (на самом деле часто так и бывает), что выполнив первые 8 шагов, вы убедитесь, что автоматизация пока подождёт или как минимум, вместо дорогостоящей системы достаточно автоматизировать только небольшой участок и этого будет достаточно. Но, как вы уже поняли, для контроля результатов улучшений надо выполнить пункты 4,5 и 6. Именно эти значения и позволят нам понять где мы находимся теперь.
10. Написание технического задания (ТЗ) на внедрение автоматизированного решения с последующем выбором подходящего решения. Я убеждён, что к этому шагу, стоит подходить только выполнив предыдущие 9 шагов. В основу ТЗ ляжет тот функционал, который не получилось оптимизировать в процессе реализации предыдущих шагов. Конечно, можно сразу начать с этого шага (как я и писал в начале статьи), но это не значит, что вы избежите остальных. Вам всё равно придётся их выполнить, но деньги за это получит кто то другой ;)
Обязательно пишите своё мнение по вопросам автоматизации в цепи поставок. Буду рад ваше оценке написанного.
Если вы стоите на пороге принятия решения об автоматизации логистики и у вас остались вопросы, не стесняйтесь контактировать со мной. LeanLog и я лично к вашим услугам !
Для тех кто лучше посмотрит, дам ссылку наш видеоканал в ВК видео и группу ВК