Основной массив ведомственных нормативных актов состоит из нормативных документов, разрабатываемых и принимаемых Госстандартом (сейчас – Росстандартом). Его нормативные акты называются ГОСТами. Они касаются различных сторон документирования: оформления документов, их реквизитов, управления документооборотом, ведения электронного делопроизводства, хранения и архивирования документов, изготовления штампов и печатей.
ГОСТов достаточно большое количество. Классифицируют их по двум основаниям - по уровню или же юридической силе и по содержанию. Рассмотрим их более детально.
1. По уровню (юридической силе).
Закон «О стандартизации» устанавливает различные категории стандартов:
- государственные стандарты (ГОСТы);
- отраслевые (ОСТы);
- региональные стандарты (РСТы).
Помимо указанных, существуют еще и международные стандарты, действие которых распространяется на территорию Российской Федерации в соответствии с заключёнными международными соглашениями в области стандартизации. Некоторые из них, несмотря на то, что не применяются, действительно оказывают влияние на документирование в России. Так, например, международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) пока не утверждены государственными органами, но их придерживаются многие организации, особенно те, которые ведут дела с зарубежными партнёрами.
2. По содержанию. Выделяют:
- нормативные акты по оформлению документов;
- нормативные акты по организации делопроизводства;
- нормативные акты по хранению документов;
- нормативные акты по ведению делопроизводства в организации.
Охарактеризуем некоторые из государственных стандартов, которые ранее были применимы к юридическим документам.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный стандарт был заменён на ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и прочее, в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Данный стандарт определяет:
- состав реквизитов документов;
- правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
- виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
- образцы бланков;
- правила создания документов.
Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» Данный стандарт был заменён на ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Настоящий стандарт определяет понятия и принципы, на основе которых разрабатываются подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами. В стандарте описаны понятия и принципы, относящиеся к:
- документам, метаданным документов и документным системам;
- политике, распределению ответственности, мониторингу и обучению, обеспечивающему эффективное управление документами;
- периодическому анализу деловой среды и определению требований к документации;
- средствам управления документами;
- процессам создания, ввода в систему и управления документами.
Настоящий стандарт относится к созданию, вводу в систему и управлению документами независимо от их структуры или формы во всех видах деловой и технологической среды с течением времени.
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» – это основной терминологический стандарт. Данный стандарт был заменён на ГОСТ Р 7.0.8-2013. Он устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
4. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Настоящий стандарт устанавливает форму, размеры и технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
5. ГОСТ 17914-72 «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования» используется для оформления дел при сдаче в архив.
Таким образом, перечисленные ГОСТы применяются в наиболее часто проводимых в делопроизводстве видах работ.