В прошлой статье мини-цикла мы значительно расширили возможности для шаблона текстового документа по ГОСТ в WORD. В общем-то, нам осталась рассмотреть несколько приемов работы и навести красоту.
4.1 Удаляем лишний раздел без потери колонтитулов
А представьте, что вы создали и активно используете свой шаблон, но в очередном документе нет приложений и раздел из шаблона надо удалить. Казалось бы, все просто.
В режиме отображения непечатных символов выделяете строку «Разрыв раздела (со следующей страницы» (или ставите курсор непосредственно перед разрывом раздела), удаляете ее с помощью клавиши [DELETE] и радуетесь. Однако нет. Если так поступить, весь предыдущий раздел вообразит себя приложением. Да, при удалении разрыва, объединенный раздел использует колонтитул следующего за разрывом раздела.
Следует войти в режим редактирования колонтитула раздела приложений и для верхнего и нижнего выбрать КАК В ПРЕДЫДУЩЕМ РАЗДЕЛЕ (да-да, до этого мы старательно этот режим отключали, но тут иной случай). Понятное дело, соглашаетесь с предупреждением.
Теперь разрыв раздела можно безболезненно удалить.
4.2 Добавляем свои свойства к шаблону
Ранее мы уже использовали стандартное свойство документа для примитивной автоматизации. Одно свойство с шифром документа во многих его местах — это прекрасно, поверьте, экономит время.
А если нам нужно добавить свои свойства? Ну там задать в одном месте еще разработчика, нормоконтролера и утверждающего, чтобы потом не скакать по документу аки сайгак.
Нам нужно перейти на страницу ФАЙЛ и далее открыть вкладку СВЕДЕНИЯ, найти раздел СВОЙСТВА и выбрать ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВОЙСТВА.
В появившемся окне СВОЙСТВА следует выбрать ПРОЧИЕ. Вы увидите перечень предлагаемых разработчиками «прочих» свойств, которые в настоящий момент в документе не определены. Нам нужно последовательно заполнить в поле НАЗВАНИЕ: «Разработал», в поле ТИП выбрать «Текст» и, далее, вписать ЗНАЧЕНИЕ — например, «Иванов А.». Далее нажать кнопку ДОБАВИТЬ — свойство будет добавлено к документу и появится в таблице внизу окна.
Чтобы изменить свойство или его параметры, следует его выбрать в таблице — будут автоматически заполнены поля НАЗВАНИЕ, ТИП, ЗНАЧЕНИЕ. Далее вносим корректировки в указанных полях и нажимаем появившуюся кнопку ИЗМЕНИТЬ.
Добавьте все требуемые свойства к документу.
Теперь разместим их в документе. Перейдите в колонтитул первого листа тестового документа, в соответствующую ячейку таблицы. Далее ВСТАВКА —> ЭКСПРЕСС-БЛОКИ —> ПОЛЕ. Найдите категорию «DocProperty» и нужное свойство, щелкните ОК.
Вставьте оставшиеся свойства. Повторите действия для всех требуемых листов документа или воспользуйтесь методом КОПИРОВАТЬ — ВСТАВИТЬ.
4.4 Обновляем поля
Бывает, что вы обновили значения полей, а в документе это не отобразилось. Нажмите клавиши CTRL+A и далее F9 для обновления значений.
Если в документе содержатся таблицы с полями или формулами, может потребоваться выбрать каждую из них отдельно, а затем нажать клавишу F9.
Целесообразно проверить задание автоматического обновления полей перед печатью. Откройте меню ФАЙЛ —> ПАРАМЕТРЫ —> ДОПОЛНИТЕЛЬНО, а затем в разделе ПЕЧАТЬ, установите флажок для соответствующего свойства. Теперь для обновления всех полей и сразу можете запустить печать документа, например, в PDF.
Вернемся к ГОСТ Р 2.105 — 2019 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам». Кратко напомню его основные положения в части оформления текстовой части.
Размер шрифта текста 11-14 пунктов (рекомендуется для основного использовать 14, для вспомогательного — 12). Лично я предпочитаю по привычке использовать «Times New Roman», но можно и «Arial». Специально для меня сделано примечание — учтите, что при переходе на отечественное ПО буржуйские лицензионные шрифты могут быть недоступны, ваше оформление может пострадать. Но кто сейчас не страдает? Вспомогательный текст, а именно: примеры, приложения, таблицы, сноски и примеры необходимо выполнять тем же шрифтом, но на 1-2 пунктов меньше. Использование различных сочетаний размеров шрифта в одном документе не допускается.
Рекомендуется использовать полуторный межстрочный интервал, но можно и двойной, если бумаги не жалко.
Расстояние от рамки формы до границ текста: по бокам — свыше 3 мм, сверху и снизу — более 10 мм.
Отступ в начале абзаца должен быть не менее 5 знаков используемой гарнитуры шрифта (1,25 см для 14 пунктов). Естественно, что он должен быть везде одинаковым.
Перенос допускается использовать везде, кроме заголовков.
Помимо очевидного и обязательного титульного листа в текстовый документ включают при необходимости: содержание, предисловие (ГОСТ 1.5), обозначения и сокращения, термины и определения (ГОСТ 7.32), приложения, ссылочные нормативные документы, ссылочные документы, библиографию, лист регистрации изменений (ГОСТ 2.503, ГОСТ 21.101).
Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точки не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.
Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки начинаются с прописной буквы без точки в конце, полужирным шрифтом, не подчеркивая. Заголовки разделов выделяют увеличенным размером шрифта. Допускается выделять заголовки подразделов увеличенным размером шрифта. В этом случае размер шрифта заголовка подраздела должен быть меньше, чем шрифт заголовка раздела. Расстояние между заголовком раздела (подраздела) и предыдущим или последующим текстом, а также между заголовками раздела и подраздела должно быть равно не менее чем 3-4 интервала. Расстояние между строками заголовков пунктов (подразделов) принимают таким же, как в тексте.
Можно отметить, что рисунки, таблицы, формулы должны быть пронумерованы арабскими цифрами. Но нюансы стоит прочитать в оригинале рассматриваемого стандарта.
4.6 Создание и применение стилей для документа
Настроим требуемые ГОСТом стили для нашего шаблона. Тема стилей довольно хорошо освещена, поэтому в случае, если чего непонятно, смело используйте дополнительные источники.
Для примера создадим два стиля «Основной текст ГОСТ» и «Вспомогательный текст ГОСТ». Для этого на вкладке ГЛАВНАЯ найдите панель стилей и через ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПАРАМЕТРЫ команду СОЗДАТЬ СТИЛЬ.
Вы можете создать для разных случаев больше стилей, главное потом не запутаться в этом многообразии.
В-принципе, задание параметров интуитивно, так как для отдельных элементов текста вы их многократно настраивали. Если что-то пошло не так, то можно выделить стиль на панели и через контекстное меню выполнить команду ИЗМЕНИТЬ. Доступ к отдельным группам настроек здесь следует выполнять через нажатие кнопки ФОРМАТ и далее название группы.
Задайте для стиля параметры, указанные на рисунке выше или любые свои, которые будут удовлетворять требованиям ГОСТ (см. п. 4.5). Будьте осторожны со свойством ОБНОВЛЯТЬ АВТОМАТИЧЕСКИ — если его установить, то при изменении параметров форматирования текста соответствующего стиля непосредственно в документе при работе, они тут же будут транслироваться на стиль и весь текст данного стиля текстовой части. Проще говоря, выделили жирным заголовок таблицы вспомогательно стиля — весь текст такого стиля станет жирным.
Отступы от рамки можно задать в разделе МАКЕТ —> ПОЛЯ —> НАСТРАИВАЕМЫЕ ПОЛЯ для всего документа или отдельных разделов.
Аналогично создайте стиль «Вспомогательный текст ГОСТ» для шрифта 12 пунктов. Так как его применение возможно для самых разных элементов, то для форматирования абзаца целесообразно установить нулевые параметры. Но это как удобно.
Замену стилей для существующего документа (особенно если их в этом документе много) довольно удобно выполнять, используя команду контекстного меню при выборе заменяемого стиля ВЫДЕЛИТЬ ВСЕ ВХОЖДЕНИЯ (показывает в скобках количество найденный абзацев) на панели стилей. В тексте будет выбран текст соответствующего стиля. Далее можно применить новый стиль.
Дальше больше. Создайте или отредактируйте стандартные стили для заголовков. Для примера я возьму существующий стиль «Заголовок 1». Можно было бы на его основании создать свой стиль, в некоторых случаях это будет оправдано. Наименование «Заголовок 1», отображаемое на панели стилей вы можете изменить после при редактировании стиля (например, на «Раздел»). Пока это можно не делать.
Из нового — заголовки должны быть нумерованы. В общем случае для одноуровневой нумерации это задается через ФОРМАТ —> НУМЕРАЦИЯ. Требуется выбрать схему, но предлагаемая цифровая содержит либо точку после цифры, либо скобку. Создайте свою схему через ОПРЕДЕЛИТЬ НОВЫЙ ФОРМАТ НОМЕРА. В поле ФОРМАТ НОМЕРА следует заменить точку на пробел, кликнуть ОК и выбрать новую схему в окне СПИСКИ. Также подтвердите свое действие ОКеем.
Примечание. Если вам впоследствии потребуется удалить нумерацию для какого-либо из уровней заголовков, не важно какую систему (одноуровневую, многоуровневую) вы используете, то в формате нумерации надо будет изменить стиль на НЕТ.
Аналогично создайте стили для нужного вам количества уровней заголовков (раздел, подраздел, пункт, подпункт и т. д).
Создайте логическую структуру документа, путем размещения в документе разделов, подразделов, пунктов и подпунктов в текст документа. И давайте сделаем нашу систему заголовков многоуровневой. На панели стилей на вкладке ГЛАВНАЯ выделите нужный заголовок и далее в группе АБЗАЦ выберете МНОГОУРОВНЕВЫЙ СПИСОК требуемого стиля. Все заголовки данного стиля будут пронумерованы в рамках многоуровневой системы.
Вообще система нумерации как бы не привязана конкретно к стилям оформления. Поэтому далее в случае необходимости решать какие-либо задачи с ней, следует работать с общими инструментами для списков. Например, вдруг оказывается, что какие-то разделы не нумеруются или нумеруются с единицы.
Проверьте, что заголовок содержит элементы автоматической нумерации требуемого типа. Используйте контекстное меню для корректировки параметров списков для заголовков. Например, если следующие заголовки (обычно для разных логических разделов документа) вдруг начинаются с единицы, то следует использовать команду ПРОДОЛЖИТЬ НУМЕРАЦИЮ.
Если надо отредактировать формат нумерации, добавить символы в структуру обозначения. Или проверить связь между уровнями списка и ранее отредактированными стилями, то можно для выбранного номера в рамках нумерации выполнить команду ИЗМЕНИТЬ ОТСТУПЫ В СПИСКЕ. Появится окно ОПРЕДЕЛЕНИЕ НОВОГО МНОГОУРОВНЕВОГО СПИСКА. Для доступа ко всем параметрам используйте кнопку БОЛЬШЕ>>.
В группе ВЫБЕРИТЕ УРОВЕНЬ ДЛЯ ИЗМЕНЕНИЯ выберите рассматриваемый уровень списка. В графе ФОРМАТ НОМЕРА введите нужную структуру для нумерации. При необходимости используйте кнопку «Шрифт» для настройки шрифта, начертания и т.д. В группе ПОЛОЖЕНИЕ уточните выравнивание и отступы нумерации.
Для заголовка содержания, если вы будете (а вы будете, конечно) его размещать автоматически для документов используется стиль «Заголовок оглавления». Не забудьте отредактировать и его также для единообразия. Напоминаю, что содержание в Word автоматически генерируется через команду ССЫЛКИ —> ОГЛАВЛЕНИЕ.
4.8 Рисунки, таблицы
Собственно, шаблон на этом можно считать относительно законченным. Однако есть кое-что, о чем хочется поговорить дополнительно. Наши текстовые документы содержат рисунки, таблицы, а иногда (ужас какой) даже формулы. Согласно ГОСТ, все они должны быть пронумерованы. Вероятно, вы знаете о функционале Word, что позволяет это делать автоматически. Правда, непонятно почему, большинство сторонних документов, которые приходят извне, имеют обозначения для рассматриваемых документов «от руки».
Давайте вставим в наш документ произвольный рисунок и создадим простую таблицу 3х3 для демонстрации возможностей автоматической их нумерации.
Выделим для начала рисунок, далее через вкладку ССЫЛКИ выполним команду ВСТАВИТЬ НАЗВАНИЕ. Данную команду можно выполнить и через контекстное меню.
В появившимся окне НАЗВАНИЕ следует указать требуемые реквизиты объекта (в данном случае рисунка). На самом деле в результате Word создаст элемент во внутреннем списке с названием «Рисунок» (для списка можно задать произвольное название путем команды СОЗДАТЬ). Наименование будет состоять из трех компонентов: а) название списка (ПОДПИСЬ); б) номера в списке; в) произвольного описания. Настроить автоматическую нумерацию можно в окне НУМЕРАЦИЯ НАЗВАНИЯ (через кнопку НУМЕРАЦИЯ…). Это может быть как последовательная нумерация в пределах всего документа, либо в пределах заголовков (они должны быть настроены и иметь свою нумерацию, иначе случится ошибка). По-нашему — с привязкой к номеру раздела, где размещается рисунок. ГОСТ это допускает и обычно так удобнее отслеживать все многообразие объектов в рамках раздела.
Подписи выполняются стилем «Название объекта», его следует отредактировать после размещения первой подписи под требования ГОСТ (до этого он может отсутствовать в перечне стилей). Ну хотя бы размер и тип шрифта привести в соответствие.
Примечание. При изменении данного стиля в части центрирования абзаца у меня вдруг пропала возможность вводить название объекта в поле окна НАЗВАНИЕ. Ну то есть стиль частично применился для этого поля, а его длина программно больше, чем отображается в окне. Тут надо выбирать, что вам удобнее — сразу получать для названия объекта центрирование или же потом делать это вручную, если необходимо. Даже при недоступном для редактирования поле, название вы можете после также вручную указывать после размещения.
Далее можно для удобства вставить ссылку на наш рисунок в текст документа. Это выполняется путем установки курсора в требуемое место, далее через вкладку ВСТАВКА следует выполнить команду ПЕРЕКРЕСТНАЯ ССЫЛКА, в окне ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ выбрать тип ссылки «Рисунок», название рисунка и способ отображения. Так, чтобы формат ссылки был типа «Рисунок 2.1», следует выбрать «Постоянная часть и номер».
Как вы понимаете, при изменении нумерации, номер у ссылки также обновится. Теоретически. Если вы удалили рисунок с названием, то Word обычно не сразу реагирует и отображает изменения. Как и в случае со значениями полей, обновить значения можно выделив все содержимое документа (CTRL+A) и затем F9.
Как вы понимаете, с таблицами (формулами) ситуация аналогичная. Весь порядок действий следует повторять: только выделяете изначально вы другой объект, указываете для него иной тип, ну и учитываете нюансы оформления.
Однако для таблицы присутствует еще одна полезная функция. Если нажать на кнопку АВТОНАЗВАНИЕ при заполнении параметров, то в появившемся окне можно найти и выбрать объект «Таблица Microsoft Word», применить выбор, то при вставке таблицы будет автоматически размещаться шаблон названия с нумерацией.
Разместите новую таблицу и посмотрите, что получилось.
4.9 Добавляем источники (перечень литературы)
Совсем забыл. Работу с перечнем литературы также можно несколько упростить. Давайте перейдем на вкладку ССЫЛКИ и на панели ССЫЛКИ И СПИСКИ ЛИТЕРАТУРЫ выберем команду УПРАВЛЕНИЕ ИСТОЧНИКАМИ.
Появится окно ДИСПЕТЧЕР ИСТОЧНИКОВ.
Вы имеете главный список всех источников, которые ранее создавали в документах WORDна этом компьютере, а также текущий список для открытого документа. Из главного списка позиции можно с помощью кнопки КОПИРОВАТЬ перемещать в текущий список для использования в конкретном документе. Доступны функции поиска и сортировки источников. С помощью кнопки ОБЗОР возможно загрузить сторонний список (список автоматически сохраняется в формате xml по адресу: C:\Users\[ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ]\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography) с какого-то другого компьютера.
Давайте создадим новый (команда СОЗДАТЬ) или отредактируем имеющийся источник (ИЗМЕНИТЬ).
В появившемся окне карточки библиографического источника необходимо заполнить требуемые графы (автор, название источника, место, год, издательство и так далее). Больше полей доступно при активации галочки ПОКАЗАТЬ ВСЕ ПОЛЯ СПИСКА ЛИТЕРАТУРЫ. В поле ТИП ИСТОЧНИКА может быть не только электронный ресурс, но и книга, статья и прочие типы источников. Упоминается о том, что необходимо обязательно указывать однозначно язык. Ну а теги желательно задавать используя цифры и буквы. Сохраните изменения ОК и закройте диспетчер (ваш источник должен быть в текущем списке источников).
Далее поместите курсор в место требуемого размещения ссылки на источник выполните ССЫЛКИ —> ВСТАВИТЬ ССЫЛКУ. В выпадающем списке выберете требуемый источник.
Теперь создадим перечень литературы.
Поставьте курсор на место расположения списка литературы. Выполните ССЫЛКИ —> СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ и в выпадающем списке определите нужный вариант списка.
Если в самом списке литературы после добавления (удаления) источников не отобразились изменения, нужно зайти в его настройки и нажать кнопку ОБНОВЛЕНИЕ ССЫЛОК И СПИСКА ЛИТЕРАТУРЫ.
К сожалению, WORD на данный момент не предоставляет возможность просто настроить стиль для отображения списка литературы. Имеющиеся не в полной мере учитывают требования оформления по ГОСТ. В сети между тем имеется пользовательская разработка — стиль оформления по ГОСТ 7.0.5-2008, ее можно найти в открытом доступе (см. Источники статьи). Вы можете скопировать данный стиль к себе в папку стилей: C:\Users\[ИМЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ]\AppData\Roaming\Microsoft\Bibliography\Style и использовать его.
4.10 Скачать получившийся шаблон документа по ГОСТ v2.0
Скачать то, что получилось в результате нашей работы в рамках четырех статей мини-цикла, Вы можете по ссылке. Но готовый шаблон не главное. Куда важнее навыки, которые, я надеюсь, были приобретены в процессе его создания. И возможность разработать любой требуемый документ с нуля самостоятельно.
Как обычно, приветствуются комментарии, подписка на канал. Благодарность иного рода тоже можно выразить при желании.
А на этом пока все.
Источники, дополнительная информация:
- ГОСТ Р 21.101 — 2020 «СПДС. Основные требования к проектной и рабочей документации»).
- ГОСТ Р 2.105 — 2019 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам».
- Справочная система MS WORD.
- Скачать стиль оформления библиографии WORD по ГОСТ (https://github.com/irandom/docs/tree/master/gost-r-7.0.5-2008).
Ознакомиться с содержанием журнала.
Уважаемые коллеги, желаю хорошего дня. Подписывайтесь, чтобы иметь возможность обсудить со мной вашу задачу в комментариях. Буду рад лайку, альтернативному мнению или истории по теме статьи.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №1: Оценки, суждения и предложения по рассматриваемым вопросам являются личным мнением автора.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ №2: Техническая информация, представленная на сайте, не является официальной и предоставлена только в целях ознакомления. Владелец сайта не несет никакой ответственности за риски, связанные с использованием информации, полученной из данного источника.
Все изображения, если не указано иное, либо выполнены автором, либо взяты из открытых источников.