Когда всё в бизнесе работает как часы, мало кто задумывается, что за этим стоит. Но стоит одному винтику сломаться — и всё останавливается. Таким «винтиком» нередко становится НСИ — нормативно-справочная информация. На первый взгляд, НСИ кажется чем-то незначительным: справочники, реквизиты, данные. Однако это иллюзия.
На самом деле НСИ — это фундамент бизнеса, и от её качества зависит всё, от бухгалтерии до клиентского сервиса.
Что такое НСИ и почему это важно?
Нормативно-справочная информация — это структурированные данные, которые используются во всех бизнес-процессах компании. Это:
- Контрагенты с их реквизитами, адресами и контактами.
- Номенклатура товаров и услуг с описаниями, кодами, единицами измерения.
- Справочники складов, подразделений, сотрудников.
Каждый из этих элементов влияет на десятки процессов:
- Корректное выставление счетов.
- Управление запасами и логистикой.
- Финансовую и операционную аналитику.
Если в НСИ бардак — бизнес начинает буксовать.
НСИ в действии: почему ошибки дорогого стоят
Давайте разберём, что происходит, когда НСИ не в порядке.
Сценарий 1: Дубли контрагентов.
В базе числится один клиент дважды: «ООО Ромашка» и «Ромашка ООО». У обоих одинаковый ИНН, но разные названия.
Проблемы начинаются сразу:
- Бухгалтерия не знает, на кого выставлять счёт.
- Логистика не может понять, куда отправить товар.
- Отчёты искажены: заказ может быть выставлен на одного контрагента, а оплата привязана к другому.
Итог: задержка платежа, недовольный клиент, испорченная статистика.
Сценарий 2: Ошибки в номенклатуре.
В справочнике товара два артикула: «А1001-Винт» и «Винт А1001». Это один и тот же товар, но сотрудники не видят связь.
Что происходит:
- Склад заказывает товар, который уже есть в достатке.
- Клиент получает два разных счёта за один и тот же товар.
Итог: лишние расходы, неудовлетворённые клиенты, путаница в управлении запасами.
НСИ как фундамент: три причины, почему это важно
1. НСИ — это основа для автоматизации
Автоматизация процессов — один из главных способов увеличения эффективности бизнеса. Но если данные грязные, никакая автоматизация не поможет. Представьте, что в ERP-системе работает сложный алгоритм распределения заказов. Он опирается на справочник контрагентов, где полно дублей. Алгоритм запутывается, заказы теряются, клиенты уходят.
Чистая НСИ позволяет автоматизировать рутинные операции: от выставления счетов до прогнозирования спроса.
2. НСИ влияет на скорость работы
Когда справочники в порядке, сотрудники быстрее находят нужную информацию. Им не нужно гадать, какой из контрагентов правильный, или исправлять вручную каждый второй документ. Время экономится на каждом этапе — от обработки заказов до подготовки отчётов.
3. НСИ повышает точность аналитики
Управленческие решения зависят от данных. Если в отчётах дубляж, ошибки или устаревшие записи, то решения принимаются на основе искажённой картины. Это может привести к неправильным инвестициям, неэффективным процессам или неверной оценке эффективности.
Как укрепить фундамент НСИ
Чтобы НСИ работала на бизнес, её нужно регулярно проверять, чистить и обновлять. Вот как это сделать.
Шаг 1: Установите стандарты данных
Создайте матрицу обязательных полей для каждого справочника:
- Для контрагентов: ИНН, КПП, юридический и фактический адреса, контактные данные.
- Для номенклатуры: уникальный код, наименование, единицы измерения, фото.
Система должна проверять заполнение обязательных полей. Незаполненные или некорректные данные просто не принимаются.
**Шаг 2: Автоматизируйте поиск дублей
**
Настройте алгоритмы для поиска дублей. Например:
- Сравнение записей по ключевым параметрам: ИНН, КПП, названия.
- Сходство текстов с учётом опечаток и аббревиатур («ООО Ромашка» и «Ромашка ООО»).
В 1С такие инструменты доступны «из коробки» или через доработки.
Шаг 3: Регулярно проводите аудит данных
Планируйте аудит справочников минимум раз в квартал:
- Выгружайте данные из систем.
- Ищите пустые поля, дубли, устаревшие записи.
- Проверяйте соответствие данных актуальным бизнес-реалиям.
Шаг 4: Назначьте ответственных за НСИ
НСИ нельзя пускать на самотёк. В каждой компании должен быть сотрудник или отдел, который следит за её качеством. Эти люди:
- Проверяют корректность данных.
- Внедряют стандарты.
- Организуют аудит и чистку справочников.
Шаг 5: Интегрируйте MDM-систему
Если бизнес большой, справочники ведутся в нескольких системах (например, ERP, CRM, складская система), данные могут быстро разъехаться. Чтобы этого избежать, внедряйте **MDM-систему** (управление мастер-данными). Она централизует данные, синхронизирует их между системами и предотвращает дублирование.
Подводя итог,
НСИ — это не просто справочники. Это фундамент бизнеса, от которого зависит скорость, точность и качество всех процессов. Когда данные чистые, бизнес работает, как часы. Когда в НСИ хаос, проблемы накапливаются, как снежный ком.
Начните с простого:
- Проведите аудит справочников.
- Настройте правила заполнения данных.
- Устраните дубли.
- Внедрите регулярную проверку и обновление данных.
Чистая НСИ — это конкурентное преимущество. Не упускайте его.