Беспорядок, отсутствие координации, изолированность и перегруженность задачами негативно влияют на продуктивность сотрудников и организаций. Как преодолеть эти проблемы на рабочем месте?
Для успешной работы в коллективе необходимо развивать следующие навыки:
- Навыки общения: умение донести свою точку зрения, слушать других, задавать вопросы и понимать позицию коллег.
- Эмпатия: способность распознавать эмоциональное состояние собеседника и ставить себя на его место.
- Сотрудничество: активное взаимодействие с коллегами, помощь менее опытным работникам и обмен опытом.
- Разрешение конфликтов: умение воспринимать конфликты как возможность для улучшения работы и находить компромиссные решения.
- Гибкость: адаптация к новым обстоятельствам и условиям работы.
Кроме того, важно поддерживать мотивацию и вдохновение в команде, создавать благоприятную рабочую атмосферу, признавать успехи и предоставлять возможности для профессионального роста.
Коучи и бизнес-тренеры перефразировали известную пословицу «Всё гениальное просто» следующим образом: «Всё простое эффективно, а сложное ведёт к хаосу». И руководители, и подчинённые часто тратят слишком много сил на решение простых, казалось бы, задач.
Андрей Можжанов, бизнес-тренер и руководитель проектов, объясняет это так: «Если бы все были цельными и устойчивыми личностями, всё было бы легко. Но мы приносим на работу свои страхи, стереотипы и неэффективные модели поведения, усвоенные ранее».
Взаимодействия осложняются столкновением правил игры каждого человека, что приводит к затрате большого количества времени и энергии на преодоление сопротивления и попытки найти общий язык.
«Холодная война» между нашим отделом и IT-отделом чуть не привела к срыву сроков сдачи проекта. Длительная переписка с копиями генеральному директору казалась бесконечной. Работа остановилась. Тогда мы решили организовать встречу с IT-специалистами.
Оказалось, что оба подразделения действовали обособленно и не понимали, кто за что отвечает. Мы поделились своими проблемами и стали партнёрами. После этого проблема была решена, и работа над проектом ускорилась.
Оптимизация рабочих процессов
Важными качествами являются эмпатия и умение понимать чувства других людей. Это помогает налаживать коммуникацию и избегать недопонимания. Важно также обмениваться информацией между разными уровнями организации.
Согласовать цели и определить приоритеты. Часто только топ-менеджеры обладают информацией о глобальной стратегии. Сотрудники могут быть не осведомлены о целях и задачах, что приводит к ситуации, описанной в басне «Лебедь, рак и щука», когда каждый участник работает независимо от остальных, и проект остаётся без движения.
В некоторых случаях цели могут быть скрыты намеренно. «В России первым делом при начале работы с определённой темой мы защищаем информацию, что приводит к множеству разрешений, уровней принятия решений, согласований и подписей, — отмечает психолог и бизнес-тренер Денис Макархин. — Это создаёт ненужные препятствия».
Да, существуют объективные внешние факторы, затрудняющие лёгкое существование в России (бюрократия, зарегулированность). Однако руководители иногда организуют рабочий процесс таким образом, что становится удивительным, как вообще что-то производится и продаётся.
Непредсказуемость менеджмента в компании мешает рядовым сотрудникам выстраивать долгосрочные личные стратегии, поскольку они не знают, продолжат ли работать здесь завтра: уволят ли их или они уйдут сами. «Сотрудники всегда чувствуют, ценят их или нет.
Отношение менеджмента к подчинённым определяет их отношение к клиентам. И это в конечном итоге повлияет на бизнес в целом. Необходимо заботиться друг о друге», — утверждает Денис Макархин.
Решение проблемы заключается в том, чтобы показать сотрудникам перспективы и обеспечить уверенность в завтрашнем дне. Работники должны максимально обезопасить себя, задавая вопросы, заключая надёжные договоры с работодателями и заявляя о своих потребностях и желаниях.
Управление временем: преодоление препятствий на пути к эффективности. Ещё одна преграда на пути к продуктивной работе — спонтанные совещания и необходимость выполнять множество задач одновременно. Сотрудники не знают, как правильно распределить своё время и за что браться, пока их не приглашают на очередное «пятиминутное» собрание.
В результате они не успевают ничего сделать, как обезьяна из анекдота: «Что мне — разорваться, что ли?». Иногда руководителям не хватает понимания того, что они нарушают планы сотрудников и мешают общей работе. Можно предложить руководителю самостоятельно определить приоритеты.
«Спонтанность, как ни странно, требует планирования, — говорит Андрей Можжанов. — Мозговой штурм должен быть подготовлен заранее. Мы не можем проявлять креативность, если только что потушили пожар, а через полчаса нам нужно сдать важный отчёт.
Если вы руководитель подразделения, то ваша задача — создать условия для творчества». Стратегическое и тактическое планирование, а также учёт рисков — это основные навыки менеджера.
Каждый стремится осознавать свою причастность к достижению глобальных целей, способствуя личному успеху и развитию компании. Это может привести к продвижению по карьерной лестнице, увеличению заработной платы и появлению новых интересных проектов.
Например, во время строительства крупного энергетического объекта генеральный директор организовал презентацию для всех сотрудников, включая водителей, бухгалтеров и охранников, чтобы они могли оценить масштабы и значимость проекта. «Максимальная вовлечённость каждого члена команды обеспечивает максимальный результат», — утверждает бизнес-тренер.
Развитие навыков общения и командной работы. Многие руководители и сотрудники испытывают трудности в общении и построении рабочих отношений. Каждый сосредоточен на своей задаче, не прислушиваясь к другим. Обсуждение проблем за спиной и создание избыточного информационного шума являются распространёнными проблемами. Эти проблемы можно решить с помощью специализированных корпоративных тренингов по развитию коммуникативных навыков и формированию команд.
На собраниях у руководителей часто возникают разногласия, претензии и поиск виновных, что приводит к неэффективному использованию времени. «Я работал в советской газовой промышленности, где существовала замечательная традиция: руководители отделов заранее определяли слабые стороны и проблемы перед встречей с директором, договаривались и представляли конкретные решения. Этот подход стоит перенять», — отмечает Денис Макархин.
Использование телефонной адресной книги значительно упрощает общение, когда есть общий доступ к актуальной информации о контактах членов команды. «В моей практике были случаи, когда коллеги, проработавшие вместе несколько лет, не имели телефонов друг друга и даже не знали фамилий», — удивляется Андрей Можжанов.
«Такие простые вещи, как отправка делового письма с указанием имени, фамилии, должности, контактных данных, адреса электронной почты и почтового адреса, могут оказаться сложными для многих в России», — отмечает Денис Макархин.
Аналогичная ситуация возникает с ответами на письма, содержащие информацию о результатах операций или важные сведения для других отделов. Андрей Можжанов подчёркивает, что некоторые люди не осознают, как их ошибки или скрытые решения могут повлиять на весь бизнес.
В рассказе Рэя Брэдбери «И грянул гром» раздавленная бабочка меняет будущее. Скрытые ошибки и недостающая информация могут вызвать серьёзные проблемы.
В командной работе важно поддерживать связь между всеми участниками. Не стоит ждать инструкций сверху — начните с себя. Не стесняйтесь спрашивать коллег о ходе общего проекта, его стадии и необходимости вашей помощи. Со временем количество вопросов перейдёт в качество, и коллеги будут сами звонить и писать вам без дополнительных напоминаний.