Коничива, друг!
Представь себе огромную лестницу успеха, но без ступенек — только гладкая вертикальная поверхность. Попробуешь взобраться на неё сразу?
Удачи!
Сегодня расскажем об инструменте, который станет наградой для всех обладателей критического мышления и ангельского терпения.
Речь пойдет о Кайдзен — японской философии, которая говорит: «Лучше идти маленькими шагами, чем пытаться прыгнуть в облака одним махом». Это по истине уникальная и крайне эффективная методология управления, основанная Масааки Имаи.
Кайдзен переводится как «постоянное улучшение». В контексте HR-бренда Кайдзен помогает улучшать процессы работы с персоналом, создавать привлекательные условия для сотрудников и повышать общую эффективность компании. Это не про резкие изменения, а про постепенные улучшения, которые шаг за шагом делают работу комфортнее и эффективнее.
Методы Кайдзен учат, что успех заключается не в масштабных переменах, а в маленьких шагах, которые мы делаем каждый день. Постоянное внимание к улучшению процессов, открытость к новым идеям и вовлечение команды — вот что помогает компании развиваться и достигать лучших результатов.
Главное, что нужно помнить: «Улучшать можно все, даже если кажется, что и так работает хорошо»:
- Упростили одну формочку для обратной связи — уже плюс.
- Добавили веселую гифку в письмо для кандидата — настроение улучшилось, человек пришел на собеседование.
- Перенесли встречу на утро, чтобы не мешать послеобеденному кофе — сотрудники уже улыбаются.
Этот подход не только делает работу плавнее и комфортнее, но и снижает стресс. А еще Кайдзен — это как игра «Что можно улучшить сегодня?». А как мы знаем, люди любят играть в игры, которые придумали люди ;)
И иногда, даже маленькая деталь, вроде удобного стула для собеседований, — толчок для глобальных перемен.
То, что является фундаментом методологии Кайдзен — его основные принципы:
▶ Вовлечение всех сотрудников.
Важен каждый: и топ-менеджеры, и линейные сотрудники. Каждый должен быть частью процесса улучшений, ведь именно люди знают, как можно оптимизировать свою работу.
▶ Постоянные улучшения.
Вместо глобальных и редких реформ, Кайдзен предлагает малые, но постоянные шаги. Например, улучшать условия работы, корректировать процессы или внедрять новые технологии шаг за шагом.
▶ Прозрачность и коммуникация.
Метод требует честного и открытого обмена информацией. Это помогает создать общую культуру улучшений и обеспечивает слаженную работу всех участников.
▶ Работа в команде.
Командный подход и обсуждение улучшений с коллегами позволяют видеть проблемы под разными углами и находить более эффективные решения.
▶ Ориентация на качество.
Любые изменения должны повышать качество — как процесса работы, так и уровня жизни сотрудников.
Итак, внедряя кайдзен, помним: даже если кажется, что это просто «переставить горшок с цветами ближе к окну», результат может быть значительным. Кандидаты, коллеги и твое собственное чувство выполненного долга скажут спасибо, а результат появится на бумагах в цифрах.
Самым распространенным методом Кайдзен в HR является Метод «5S»
Создатель этого метода выделяет пять ключевых элементов или «5S», которые помогают достичь целей Кайдзен, описанных в предыдущем посте.
HR-менеджер и HRD участвуют во всех 5 этапах метода. Их задача подойти с точки зрения Кайдзен не только к своему отделу, но и посмотреть на компанию целиком сверху, понять в каких точка можно помочь руководителю улучшить бизнес-процессы и реализовать эти действия.
Что это за метод и как его применять? Все ответы ниже и ждут, когда ты с ними ознакомишься 👇🏻
① Сортировка (Seiri)/ «Разгребаем все лишнее».
Первая задача — разобраться, что полезно, а что мешает в работе. Нужно четко понять, кто за что отвечает, у кого какие обязанности и инструменты. Если есть задачи, которые занимают время, но не приносят пользы, или если кто-то делает работу, которую можно автоматизировать, — необходимо убрать это из процессов и оставить только самое важное.
Например, можно провести аудит всех задач в HR-отделе и выяснить, что регулярные ручные отчеты можно заменить на автоматические, чтобы сотрудники не тратили время на рутину. Или контролировать на адекватность задачи и соответствию корпоративной культуре составление документации, к которой HR не имеет прямого отношения, например, должностные инструкции.
② Систематизация (Seiton)/ «Порядок на всех уровнях».
Нужно навести порядок в разобранном на этапе сортировки. Все должно быть четко организовано: задачи распределены так, чтобы каждый сотрудник понимал свою роль и чтобы действия одного человека помогали работе другого.
Например, систематизировать работу рекрутеров — чтобы каждый этап подбора был четко прописан, задачи не дублировались, и не возникало ситуаций, когда двое сотрудников одновременно делают одно и то же. Либо консультировать руководителей, как стоит правильно выстраивать бизнес-процесс, чтобы люди понимали свои задачи, и как контролировать выполнение этих задач.
③ Содержание в чистоте (Seiso)/ «Избавляемся от лишнего и поддерживаем порядок».
Важно не просто один раз убрать ненужные вещи и систематизировать все, а регулярно проверять и чистить процессы. Какие-то задачи, инструменты или даже должности могут стать лишними со временем. Чтобы не было «захламления», нужно устраивать такие проверки постоянно.
Например, регулярно пересматривать HR-процессы. Например, если когда-то использовали бумажные анкеты для кандидатов, а потом перешли на электронные — избавляемся от старых анкет и папок, чтобы они не занимали место и не путали. Если несколько сотрудников выполняют схожий функционал — объединяем в одну должность и прощаемся с неэффективными сотрудниками.
④ Стандартизация (Seiketsu)/ «Все должно быть понятно и для всех одинаково».
Необходимо первые 3 шага превратить в стандарт, который будет понятен всем. Это значит, что каждый сотрудник должен знать, как работает система, как организована его работа, и что от него требуется. Стандарты должны быть простыми и легко воспроизводимыми.
Например, создаем четкие инструкции, регламенты, обучения и стандарты для каждого этапа работы — от подбора до адаптации новых сотрудников. Это упростит работу, когда все знают, что делать и не тратят время на догадки. Если HR не связан напрямую с документом, например технологическая карта продукта или регламент для организационных вопросов, HR может выступить как контролер либо консультант. Например, на предмет того, а есть ли необходимость формировать данный документ в принципе.
⑤ Совершенствование (Shitsuke)/ «Постоянно ищем, что можно улучшить».
Последний шаг — постоянно пересматривать, актуализировать и улучшать подходы и созданные регламенты. Мир меняется, и то, что работает сегодня, может устареть через год. Поэтому нужно постоянно искать новые решения и адаптироваться к изменениям. Этот шаг делает Кайдзен процессом бесконечного улучшения.
Например, регулярно пересматриваем процессы, инструменты и методики работы. Собираем обратную связь от сотрудников и актуализируем процессы, документацию и инструменты.
Метод «5S» — это секретный рецепт, который ты можешь использовать для превращения хаотичной офисной рутины в настоящий рай продуктивности. Почему он так хорош? Потому что это не просто система, а способ жизни. А жить, как известно, стараться не нужно. Жизнь она сама будет течь. А вот упорядочить ее — это уже искусство 賢者 (Кэндзя)* (японская народная мудрость, но это не точно).
Внедряй «5S» и превращай работу в гармонию! Даже офисные растения за это скажут спасибо 🪴 Аригато, в смысле.
*Буквально «мудрец», человек, обладающий глубокими знаниями, умением рассуждать и мудро поступать.
😎
Ну и, конечно же, подъехали «пруфы».
Вдруг, кто-то подумает, что мы рассказываем про что-то японсконевнятное и мифическое:
🗣️ Тот случай, когда встречаешь эти марки на рынке или даже пользуешься ими каждый день и даже не догадываешься, ято внутри этих компаний царит полный КайДзен 💆♀️
А все потому, что японские принципы Кайдзен не имеют границ и помогают компаниям по всему миру улучшать свою работу и достигать лучших результатов.
Вот самые известные акулы бизнеса, практикующие Кайдзен:
▶ Toyota: Король Кайдзен.
Компания Toyota — одна из тех, кто популяризировал подход Кайдзен на мировом уровне. Для нее Кайдзен стал философией, лежащей в основе производственных процессов.
Проблема: В начале своей работы Toyota столкнулась с необходимостью улучшить производительность и качество выпускаемых автомобилей, чтобы догнать мировых лидеров в автоиндустрии.
Решение: Внедрение Кайдзен дало Toyota возможность постоянно совершенствовать процессы на всех уровнях. Одним из важных методов стал принцип «Go to Gemba» — руководство и работники часто наблюдают за процессами прямо на производственных линиях, чтобы выявлять проблемы и сразу же находить решения. Все сотрудники могут предлагать улучшения — от простых рабочих до топ-менеджеров.
Результат: Это позволило Toyota существенно снизить количество брака и повысить качество автомобилей. Благодаря постоянному улучшению компания стала одной из самых эффективных и успешных автомобильных корпораций в мире. Сегодня Toyota производит автомобили с минимальными потерями и максимальным качеством, оставаясь на вершине автомобильной индустрии.
▶ Nestle: Оптимизация производства молочных продуктов.
Компания Nestle — гигант в пищевой промышленности, также внедрила принципы Кайдзен для оптимизации своих процессов.
Проблема: Один из заводов Nestle по производству молочных продуктов в Европе столкнулся с затруднениями в управлении качеством и скоростью производства.
Решение: Для решения проблемы был применен метод Кайдзен «Seiri» (сортировка), где команда провела анализ всех рабочих процессов и оборудования. Это помогло выявить излишки, неэффективные действия и потерю времени. Дальнейшая «Seiton» (систематизация) привела к тому, что все процессы были упорядочены, чтобы каждая часть оборудования и каждый сотрудник эффективно работали на достижение общей цели.
Результат: Внедрение этих простых шагов позволило сократить время производственного цикла на 30%, улучшить качество продукции и снизить издержки. Nestle продолжает использовать принципы Кайдзен для постоянного повышения своей эффективности и качества.
▶ Ford: Улучшение производственной линии.
Ford — одна из крупнейших автомобильных компаний в мире, которая также внедрила методы Кайдзен для повышения производительности.
Проблема: В начале 2000-х годов Ford столкнулся с высокой конкуренцией и необходимостью улучшить производительность своих заводов.
Решение: Компания начала с метода «Seiketsu» (стандартизация), где она пересмотрела и стандартизировала процессы на производственных линиях. Были установлены четкие стандарты для каждого этапа производства, чтобы уменьшить вариативность и потери. Работники принимали активное участие в обсуждении, как улучшить процессы, и сами предлагали изменения.
Результат: Ford удалось сократить количество простоев оборудования, повысить эффективность производства и улучшить контроль качества. Это помогло компании сократить затраты и оставаться конкурентоспособной на мировом рынке.
▶ Unilever: Повышение эффективности на фабриках.
Unilever — международная корпорация, выпускающая продукты питания и средства гигиены, применяет Кайдзен для улучшения своих производственных мощностей.
Проблема: Одно из производств Unilever в Великобритании столкнулось с проблемой высокой доли дефектной продукции и низкой скоростью производства.
Решение: Компания внедрила несколько методов Кайдзен, начиная с «Seiso» (содержание в чистоте), который предусматривал регулярное устранение лишнего оборудования и инструментов. Рабочие фабрики начали еженедельно проводить «чистку» производственной линии — не только в буквальном смысле, но и в плане устранения избыточных действий, которые тормозили работу.
Результат: После внедрения этих методов уровень дефектов снизился на 40%, а скорость производства значительно увеличилась. Unilever продолжает внедрять Кайдзен на других своих предприятиях, видя результаты постоянных улучшений.
▶ General Electric: Использование данных для улучшения процессов.
General Electric (GE) применяет Кайдзен в сочетании с другими методами, такими как Lean и Six Sigma, для постоянного улучшения своих производственных процессов и сервисов.
Проблема: GE всегда стремилась к повышению эффективности и минимизации ошибок на производственных линиях и в сервисном обслуживании.
Решение: Компания использует метод «Оперируй данными», основывая свои решения на анализе данных с производственных линий и клиентских отзывов. Например, GE активно анализирует время простоя оборудования, производственные циклы и жалобы клиентов для выявления проблем и немедленного их решения.
Результат: Благодаря подходу Кайдзен и работе с данными, GE удалось улучшить качество продукции и услуг, сократить производственные затраты и повысить удовлетворенность клиентов.
▶ Sony: Постоянное улучшение качества продукции.
Sony, один из лидеров в сфере электроники, также использует принципы Кайдзен для улучшения своих процессов.
Проблема: В начале 90-х годов Sony столкнулась с необходимостью повышения производительности и качества своей продукции, чтобы оставаться конкурентоспособной на рынке.
Решение: Sony внедрила «Shitsuke» (совершенствование), сделав постоянное улучшение процессов нормой для всех уровней сотрудников. Это означало не только регулярную работу над улучшениями, но и вовлечение всех сотрудников в поиски новых решений.
Результат: Этот подход позволил Sony улучшить качество своей продукции, минимизировать ошибки и повысить лояльность клиентов.
Кайдзен — это не разовая стратегия, а процесс постоянного улучшения, который внедряется шаг за шагом. Примеры таких компаний, как Toyota, Nestlé, Ford и Unilever, показывают, что использование методов Кайдзен помогает достигать значительных результатов в оптимизации работы, повышении качества и снижении затрат.
Кайдзен учит нас тому, что улучшение возможно всегда, и оно начинается с маленьких шагов, которые делают бизнес сильнее и эффективнее.