Бывает, бизнес стабильно работает, продажи растут, прибыль есть, но в какой-то момент оказывается, что на счету и в кассе нет денег, чтобы выплатить зарплату сотрудникам, оплатить аренду помещения или на другие обязательные расходы. Это и есть кассовый разрыв.
Почему возникает временный кассовый разрыв? Как его избежать? Как выйти из кассового разрыва, если он всё же случился? На эти вопросы ответили в статье.
Подписывайтесь на Жизу в Телеграме, чтобы раньше узнавать все новости и лайфхаки для малого и среднего бизнеса.
Причины кассового разрыва
Кассовый разрыв ― это, простыми словами, ситуация, когда у компании или ИП нет денег на обязательные расходы. По отчётности у бизнеса прибыль, убытков нет, но время от времени возникает нехватка денег.
Часто кассовый разрыв возникает, если между доходами и расходами есть разница во времени. То есть деньги будут, но позже, а платить нужно уже сейчас. Причины могут быть разные. Рассмотрим ситуации, когда риски кассового разрыва особенно высоки.
Сезонность бизнеса. У сезонного бизнеса в определённые периоды времени расходы всегда превышают доходы. Но даже когда поступлений от продаж мало, бизнес должен оплачивать содержание помещения, платить за товар поставщикам, зарплату сотрудникам и налоги, выплачивать кредит. Чтобы не попасть в кассовый разрыв, такому бизнесу нужно заранее готовиться к низкому сезону: составить четкий план действий и тщательно контролировать расходы.
Например, магазин спортивных товаров продаёт велосипеды. Летом спрос на велосипеды высок, и доходы покрывают все расходы бизнеса, включая аренду, зарплаты и закупки. Но с наступлением зимы продажи резко падают, а все постоянные расходы остаются. Если компания не предусмотрела этот спад и не создала финансовую подушку, возникает кассовый разрыв.
📖 Сезонный бизнес: как открыть с нуля
Рост дебиторской задолженности. Такое часто происходит, когда бизнес даёт клиентам и контрагентам отсрочку по оплате товара. То есть товар компания уже продала, но оплату за него ещё не получила. Если в период отсрочки ей понадобятся деньги для расчётов за что-либо, то случится кассовый разрыв.
Дебиторская задолженность возникает и в случаях, когда компания или ИП платит авансы поставщикам за товары. То есть деньги потрачены, а товара пока нет и продать его, чтобы получить деньги от продажи, нельзя.
Например, строительная компания заключила с покупателем контракт на поставку строительных материалов с отсрочкой платежа на 60 дней. В этот период компания должна оплатить аренду склада и зарплату сотрудникам, но деньги от клиента ещё не поступили. Это создаёт кассовый разрыв, так как компания не может покрыть текущие расходы.
Ошибки в закупках. Бывает так, что бизнес закупил какой-то товар, а спроса на него нет. Товар лежит на складе и не продаётся. Деньги потрачены, а поступлений от продаж нет. При этом, чем дольше товар будет храниться на складе, тем труднее будет его продать ― он может испортиться, выйти из моды или закончится срок годности.
Например, магазин электроники сделал крупный заказ на новую модель смартфонов, полагая, что они станут хитами сезона. Но через пару недель на рынок вышли обновлённые версии с улучшенными характеристиками и по более привлекательной цене. В результате спрос на их товар резко упал и смартфоны зависли на складе.
Хотите точно знать о ходовых и неходовых товарах?
Система учёта товаров «Управление ассортиментом» собирает ABC-отчёт и показывает, на какие товары хороший спрос, а какие только занимают место. Заказ поставщику можно сделать прямо из отчёта.
Попробовать 7 дней бесплатно
На правах рекламы ООО «Эвотор» 2RanynaGUmv
Неверное планирование бюджета. Это могут быть слишком оптимистичные прогнозы по продажам, недооценка задержек платежей, отсутствие резерва на непредвиденные расходы. Если не учитывать все текущие обязательства и реальные сроки поступления доходов, это может привести к кассовому разрыву.
Например, компания планировала получить 4 млн ₽ от продажи товаров и потратить 3 млн ₽ на обязательные расходы. Но фактически удалось продать товаров всего на 1 млн ₽. Это привело к нехватке средств и кассовому разрыву, так как расходы превысили доходы.
📖 Курс по финансовой грамотности
Не расставлены платёжные приоритеты. Если не определить, какие расходы проводить в первую очередь, а какие в последнюю, легко попасть в кассовый разрыв.
Например, компания организовала дорогостоящий корпоратив для сотрудников в декабре, потратив значительную часть имеющихся средств. Когда в январе подошёл срок оплаты аренды офиса и уплаты налогов, оказалось, что денег на счёте недостаточно, и компания столкнулась с кассовым разрывом.
Незапланированные расходы. В любой момент может сломаться оборудование, случиться пожар на складе или что-то ещё. К любому бизнесу могут прийти с проверкой из налоговой и по её результатам начислить налоги, пени и штрафы. Все эти ситуации ведут к увеличению расходов.
Например, в производственной компании сломался главный станок, и его замена потребовала больших вложений, которые не были предусмотрены в бюджете, что вызвало кассовый разрыв.
Негативные последствия кассового разрыва
Хотя кассовый разрыв — явление временное, он может испортить деловую репутацию бизнеса. Не все контрагенты станут вникать в причины задержки оплаты, для многих возникновение долга говорит о проблемах и неблагонадёжности контрагента. Кроме того, в зависимости от ситуации, существуют и другие последствия кассового разрыва:
- если сотрудникам задерживать зарплату, то они начнут увольняться, а найти опытных и квалифицированных работников непросто;
- если вовремя не заплатить налоги и страховые взносы, налоговая инспекция начислит пени и штрафы;
- если вовремя не внести ежемесячный платёж по кредиту, банк предъявит пени и штрафы, испортится кредитная история;
- если нечем платить за сырье и материалы, производство может приостановиться или даже встать — всё это скажется на прибыли бизнеса;
- если вовремя не расплатиться с поставщиками, контрагенты могут потребовать расторжения договоров и отказаться от дальнейшего сотрудничества.
Как посчитать кассовый разрыв
Если трат у бизнеса больше, чем поступлений от продаж, это может говорить о приближении кассового разрыва. Чтобы провести обязательные платежи, бизнес вынужден тратить накопления, в результате чего запасы денег на счёте уменьшаются.
Для расчёта кассового разрыва берут определенный период времени ― день, неделю, месяц, квартал.
Кассовый разрыв считают по формуле:
ОДС = ДС + П – Р
ОДС ― остаток денежных средств на конец периода
ДС ― остаток денежных средств на начало периода
П ― сумма денег, которые поступили в течение периода
Р ― расходы бизнеса в течение периода
Если результат ОДС отрицательный, значит, есть кассовый разрыв.
Чтобы своевременно заметить кассовый разрыв, можно добавить формулу расчёта кассового разрыва в Excel, регулярно вносить данные и отслеживать результат.
Например, компания ежедневно отслеживает риск возникновения кассового разрыва. На начало дня на её счету и в кассе числилось 200 000 ₽. В течение дня поступила оплата за товар от двух покупателей: 150 000 ₽ и 50 000 ₽. Третий покупатель попросил об отсрочке платежа — он перечислит 100 000 ₽ через полмесяца. В тот же день компания оплатила поставщику товар на сумму 250 000 ₽ и выплатила зарплату сотрудникам 200 000 ₽.
На конец дня у компании образовался отрицательный результат, то есть кассовый разрыв, в размере 50 000 ₽.
ОДС = 200 000 ₽ +150 000 ₽ + 50 000 ₽ – 250 000 ₽ – 200 000 ₽ = – 50 000 ₽ .
Если бы третий покупатель сразу оплатил товар, компания не столкнулась бы с кассовым разрывом.
Как избежать кассовых разрывов
Разберём несколько инструментов, которые помогут избежать кассовых разрывов.
Электронный документооборот (ЭДО). Иногда покупатели не платят за товар, работу или услугу, просто потому что потерялись документы, которые являются основанием для оплаты: договоры, акты, накладные. Чтобы такого не случилось, используйте ЭДО — тогда документы всегда будут оформляться в срок и никогда не потеряются. Кроме того, благодаря системе ЭДО можно сразу заметить, если где-то возникли проблемы с оплатой счетов.
📖 Лучший ЭДО для малого и среднего бизнеса
Платёжный календарь. Заносите в таблицу даты поступлений и предстоящих расходов. По платёжному календарю бизнес может просчитать, хватит ли у него денег. Например, в конце этой недели ожидаются поступления от трёх покупателей и в те же дни нужно будет выплатить сотрудникам зарплату, уплатить налог и оплатить аренду помещения. Из платёжного календаря заранее будет видно, хватит ли поступлений на все расходы. Возможно, какие-то платежи придётся перенести либо напомнить другим покупателям, что им необходимо погасить долг.
Контроль дебиторской задолженности. Для этого:
- Выбирайте в контрагенты только компании и ИП с положительной деловой репутацией, избегайте неблагонадёжных контрагентов.
- Прописывайте в договоре неустойку, которую контрагент должен будет уплатить в случае просрочки платежа. Это будет мотивировать контрагентов платить вовремя.
- Составляйте и прикладывайте к договору с покупателями и заказчиками график платежей, чтобы контрагенты знали о сроках оплаты.
- Установите лимит дебиторской задолженности, который вы готовы допустить с контрагентом. Например, задолженность контрагента не должна превышать 100 000 ₽. Пока контрагент не погасит долг, не отпускайте ему следующий товар.
- Время от времени напоминайте контрагенту об имеющейся задолженности.
Контроль расходов. Для этого:
- Старайтесь не работать с поставщиками по предоплате.
- Установите комфортный график платежей. Например, если почти все расходы в виде зарплаты, расчётов с поставщиками и арендной платы у вас приходятся на начало месяца, стоит договориться с некоторыми контрагентами о переносе платежей на середину или конец месяца, когда денег будет больше.
- Оплачивайте расходы в срок, не допускайте просрочек, чтобы не попасть под штрафы и пени.
Финансовая подушка. Ежемесячно откладывайте от прибыли определённый процент на непредвиденные расходы. Сумма финансовой подушки должна быть не меньше ежемесячных обязательных расходов бизнеса, например, заработной платы, аренды за помещения, налоговых платежей.
Если у бизнеса бывает спад в продажах, например, из-за сезонного характера деятельности, то при расчёте финансовой подушки учитывают, сколько месяцев не будет поступлений от продаж, и ежемесячные расходы умножают на количество этих месяцев.
Например, у компании сезонный бизнес и в первые два месяца осени продаж практически не бывает. Каждый месяц компания тратит 300 000 ₽ на аренду офиса, зарплату сотрудникам, налоги и страховые взносы, платежи по кредиту. Чтобы в сентябре-октябре у компании не случился кассовый разрыв, ему к этому времени нужно накопить финансовую подушку на два месяца, то есть 600 000 ₽.
Старайтесь не тратить деньги из финансовой подушки — используйте её только в экстренных случаях для финансирования кассовых разрывов.
Привлечение финансовых консультантов. Они проанализируют ваш бизнес и подскажут, как избежать кассовых разрывов в вашей ситуации.
Нужна помощь с отчётностью?
Сервис «Книга учёта» от Эвотора сам заполнит вашу КУДиР, напомнит о налогах и декларациях и поможет отправить отчётность, не посещая ФНС. А в тарифе «Премиум» теперь доступны бухгалтерские консультации от экспертов — так вы точно не запутаетесь в бумажках!
Узнать о сервисе
На правах рекламы ООО «Эвотор» 2RanyoKVUwz
Что делать при кассовом разрыве
Если кассовый разрыв всё же случился, важно не паниковать. Есть несколько способов покрытия кассовых разрывов:
✅ Договориться с поставщиками о переносе платежей. Предположим, предприниматель должен перечислить поставщику за поставленный товар 250 000 ₽. Но денег у него сейчас нет, поступлений от продаж недостаточно. Предприниматель договаривается с поставщиком, что он оплатит товар частями ― еженедельно будет перечислять по 50 000 ₽.
✅ Предложить поставщикам вместо денег какую-нибудь услугу или товар. Например, юридическая фирма предоставила нескольким клиентам отсрочку по оплате своих услуг. А когда пришло время платить за ремонт офисной техники, денег у фирмы не оказалось. Тогда компания предложила мастеру вместо оплаты предоставить консультацию по налогообложению его бизнеса и разработать шаблоны договоров.
📖 Как магазину выставить претензию поставщику товара, если покупатель сделал возврат по браку
✅ Договориться с контрагентами, которые вам должны. Для покрытия временных кассовых разрывов свяжитесь с покупателями и заказчиками, которые должны вам, и напомните об оплате. Если договориться не удаётся, придётся идти в суд. Разбирательство в суде занимает немало времени, а деньги нужны сейчас. Поэтому лучше договориться без суда. Если они не могут заплатить всю сумму сразу, предложите рассрочку, чтобы получить сейчас хотя бы часть денег.
Можно связаться и с теми контрагентами, у кого срок оплаты ещё не подошёл, и предложить заплатить раньше за скидку на следующую покупку.
✅ Установить приоритетность платежей. Для устранения кассового разрыва определите, какие платежи нужно перечислять в первую очередь, а какие могут подождать. Как правило, нельзя откладывать:
- платежи по кредитам и займам. Банк начислит проценты и штрафные санкции и у бизнеса испортится кредитная история;
- выплату зарплаты — за задержку зарплаты работникам придётся выплатить компенсацию, а если работник пожалуется в трудовую инспекцию, то ИП, компанию и ее должностных лиц могут оштрафовать (ст. 236 НК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ) ;
- оплату материалов, сырья, если из-за их отсутствия производство может встать.
Некоторые платежи можно отложить или вовсе отменить. Например, косметический ремонт помещения или корпоратив.
✅ Оформить в банке овердрафт. Это возможность уйти в минус по счёту, когда срочно нужны деньги. Бизнес подключает овердрафт, использует деньги банка, а потом возвращает их и снова может пользоваться овердрафтом.
Например, у компании на счёте 500 000 ₽, а за поставленный товар она должна перечислить поставщику 1 млн ₽. Компания оформляет в банке овердрафт на 500 000 ₽, перечисляет поставщику 1 млн ₽, а через неделю возвращает банку 500 000 ₽.
Овердрафт лучше подключить заранее, чтобы когда возникнет необходимость в деньгах, не тратить время на переговоры с банком и не ждать подключения.
✅ Внести личные деньги. Предпринимателю внести деньги очень просто — у него нет разделения денег на личные и бизнеса. Компании же получить деньги от учредителей или руководителей сложнее — операцию нужно подкрепить документами, например, можно оформить договор беспроцентного займа.
✅ Сдать в аренду оборудование и помещения. Этот способ для тех, у кого есть что-то, что не используется и простаивает.
Если у вас Эвотор
Устанавливайте приложения для бизнеса со скидкой 45%. Сервисы для кассы помогут вести учёт товаров, управлять финансами, торговать маркированными товарами и алкоголем, а также управлять общепитом.
Узнать больше
На правах рекламы ООО «Эвотор» 2RanyoLdetp
Что не стоит делать при кассовом разрыве
При кассовом разрыве не рекомендуется:
❌ Повышать цены на товары, работы, услуги. Так можно потерять покупателей, и доходов не будет совсем.
❌ Резко снижать цены на товары, работы, услуги. Это принесет деньги, но только временно. Низкие цены привлекут новых покупателей, но когда цены вернутся к прежнему уровню, эти покупатели уйдут.
❌ Спешно продавать имущество. Автомобиль, технику или оборудование придётся продать по сниженной цене, а потом снова покупать для себя уже по рыночной стоимости.
❌ Брать срочные займы под высокий процент. В будущем это приведёт к дополнительным расходам на уплату процентов.
Подытожим
👉 Кассовый разрыв в компании или у предпринимателя ― это временная нехватка денег, когда бизнесу нужно провести оплату, а средств на счёте и в кассе не хватает.
👉 Чаще всего кассовый разрыв случается из-за сезонности бизнеса, дебиторской задолженности, ошибок в закупках и из-за неверного планирования бюджета.
👉 Из-за кассового разрыва сотрудники могут уволиться, контрагенты — расторгнуть договоры, а налоговая инспекция — начислить пени и штрафы.
👉 Для предотвращения кассового разрыва есть несколько инструментов:
- ЭДО — документы никогда не потеряются и вероятность, что покупатель пропустит срок платежа, будет гораздо ниже;
- платёжный календарь — позволяет отслеживать поступления и расходы;
- финансовая подушка — выручит при непредвиденных тратах.
👉 Если кассовый разрыв в компании всё же произошёл, важно не паниковать и не действовать сгоряча, а использовать безопасные способы покрытия кассовых разрывов.
Подписывайтесь на канал Жизы в Дзене и наш Телеграм-канал, чтобы быть в курсе всех новостей для малого и среднего бизнеса.